Projekte erfolgreich managen

… durch professionelle Kommunikation, Konzentration auf das Wesentliche und Vereinfachung.

Sie sollen in näherer Zukunft die Leitung eines Projekts übernehmen? Und Sie wissen noch nicht genau, wie Sie es angehen sollen? Dann habe ich heute hoffentlich das Richtige für Sie.

10 Regeln für erfolgreiche Projekte:

1. Gehen Sie auf PM-Handbuch.com und machen Sie sich mit einer einfachen PM-Methodik vertraut. Hier sind alle wichtigen, PM-relevanten Schritte von der Initiierung bis zum Abschluss beschrieben.
2. Laden Sie die Formulare auf PM-Handbuch.com herunter. Insbesondere ein sauberer Projektauftrag sollte am Beginn eines jeden Projekts stehen.
3. Um die ersten Ideen, Zielvorstellungen und Rahmenbedingungen des Projekts zu erfassen (= Situations- und Kontextanalyse), empfehle ich die Erstellung einer oder mehrerer Mindmaps. Binden Sie den Auftraggeber/Kunden und die Teammitglieder in diesen Schritt unbedingt ein. (Kostenlose Mindmapping-Software zum Herunterladen)
4. Widmen Sie sich dann (oder auch parallel zum Schritt 3) der Definition möglichst klarer, messbarer Zielsetzungen für Ihr Projekt. Eine Differenzierung in angestrebten Nutzen (= langfristige Wirkungsziele), das Projektgesamtziel, Teilziele und messbare Ergebnisse ist in den meisten Fällen ausreichend.
5. Besprechen und klären Sie dann auch alle weiteren Punkte des Projektauftrags – insbesondere auch die Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt. Wenn das Gesamtbild für Sie harmonisch erscheint (die geforderte Qualität kann mit dem Budget und in der Zeit erreicht werden), sollten Sie das Projekt starten. Die 6 W-Fragen müssen geklärt sein!
6. Sie müssen gemeinsam mit dem Team möglichst klare Arbeitspakete definieren, die dann an die einzelnen Teammitglieder oder Sub-Teams verteilt werden. Es muss zu jeder Zeit klar sein, wer, was bis wann zu erledigen hat!
7. Während der Abwicklung des Projekts ist eine möglichst intensive Kommunikation der Erfolgsfaktor Nr. 1! Mangelhafte oder lückenhafte Informationspolitik führt zwangsläufig zur Demotivation des Teams und zum Scheitern des Projekts. Sie sollten eine Kommunikations- und Informationsplattform schaffen, auf der alle Beteiligten immer den aktuellen Stand des Projekts sowie die aktuellen Informationen finden. Drehen Sie die Informationskultur von Push nach Pull um! Sollten Sie in Ihrem Unternehmen keine entsprechende technische Plattform zur Verfügung haben, empfehle ich die Einrichtung einer kostenlosen Web-Group bei Google oder Yahoo. Vorteile: Sie können Dokumente, Nachrichten, Bilder etc. über diese Group verteilen. Nachteil: Sie müssen ein Profil beim jeweiligen Anbieter anmelden (ist aber völlig kostenlos). Alternativ dazu eignet sich natürlich auch ein Projekt-Blog als Kommunikationsplattform!
8. Kommunizieren Sie notwendige Projektänderungen unmittelbar an alle Beteiligten. Geht die Änderung vom Kunden/Auftraggeber aus, zeigen Sie die Auswirkungen auf den Zeit- und Kostenrahmen transparent auf. Dokumentieren Sie sämtliche Änderungen und holen Sie sich das schriftliche OK des Kunden/Auftraggebers!
9. Sie müssen als Projektleiter/in immer über den Stand Ihres Projekts auf dem Laufenden sein. Kommunizieren Sie auch so oft wie möglich persönlich mit Ihrem Team und erkundigen Sie sich nach dem Status. Beachten Sie hierbei aber die Regeln einer effizienten Sitzungs- und Gesprächskultur.
10. Motivieren Sie Ihr Projektteam bis zum (bitteren) Ende des Projekts, indem Sie Demotivation vermeiden! Schaffen Sie professionelle Rahmenbedingungen für Ihr Team, indem Sie Spannungsfelder und Zielkonflikte (z.B. Linie vs. Projekt) über den Projektauftraggeber (= Machtpromotor) auflösen. Loben Sie bei guten Leistungen, setzen Sie klare Grenzen, wenn vereinbarte Leistungen nicht zeit- und qualitätsgerecht erbracht werden. Mit einem Satz: Nehmen Sie Ihre Führungsverantwortung aktiv wahr!

Simplify your Projects!