Projekte erfolgreich managen (die Zweite)

Nicolas Kübler hat gebeten, die Punkte meines Beitrags „Projekte erfolgreich managen…“ näher auszuführen. Dieser Bitte komme ich hiermit nach.

Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie sich überlegen, welche Methodik Sie anwenden möchten. Unter Methodik verstehe ich die Werkzeuge und Instrumente, um Komplexität zu reduzieren, Ziele und Inhalte zu planen, Transparenz zu schaffen, Informations- und Kommunikationsflüsse zu steuern etc.

Wichtig ist hierbei, dass sich die Methodik nach dem jeweiligen Projekt ausrichten und nicht umgekehrt. Ein Tischler verwendet ja auch nicht für jedes Möbelstück dieselben Werkzeuge. Sie sind als Projektleiter/in dafür verantwortlich, dass Sie sich überlegen, welche Methodik im jeweiligen Projekt Sinn machen könnte und wie Sie das Projekt gemeinsam mit Ihrem Team angehen.

Meine kostenlose Plattform PM-Handbuch.com könnte Ihnen zur Beantwortung der Methoden-Frage einige Anregungen geben. Allerdings beschränkt sich die Seite auf die wichtigsten und zentralsten Instrumente zur Initiierung, Planung, Abwicklung und zum Abschluss eines Projekts (= PM-Prozess). Wenn Sie sehr große und komplexe Projekte managen müssen, sollten Sie eventuell eine differenziertere Methodik anwenden (wie z.B. PMBOK oder PRINCE2).

Wichtig ist insbesondere, dass Sie den richtigen Einstieg in ein Projekt finden. Wie heißt es doch so schön? „Der Erfolg eines Projekts entscheidet sich bereits am Beginn.“ Sie sollten also versuchen, möglichst viele Unsicherheitsfaktoren von Beginn an auszuschalten. Währen der Initiierung eines Projekts sind möglichst alle W-Fragen (Warum? Was? Wie? Wer? Wann? Wie viel?) zu beantworten. Dies erfordert oft ein entsprechendes „Standing“ des/der Projektleiter/in. Denn vom Auftraggeber / Kunden bekommen Sie oft nur sehr unkonkrete Informationen und Anforderungen. Wenn Sie zulassen, dass ein Projekt auf einer derart wackeligen Fundament gestartet wird, dann dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie schon bald mit Konfusion, Missverständnissen und Frustration konfrontiert sind.

Fazit: Ein professioneller Projektstart mündet in einem Projektauftrag mit klaren Zielen, Rollen, Meilensteinen, Budgets etc. Wenn Sie dieses Grundprinzip des Projektmanagements missachten, schwinden die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt dramatisch. Ergänzend hierzu ist auch noch zu sagen, dass die „Grobplanung“ bis hin zum Projektauftrag natürlich sehr viel mehr Überlegungen, MindMaps, Konzepte etc. enthalten kann, als die Punkte, die im Projektauftrag erfasst sind. Der Projektauftrag ist lediglich die schriftliche Zusammenfassung der Grobplanung.

To be continued…