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Kommunikation ist ein (wenn nicht der) Schlüssel zum Projekterfolg. Was aber bedeutet das für die Praxis? Hier einige FAQ’s zu diesem Thema:
Kann man auch zu viel kommunizieren?
Ja, indem man die Teammitglieder mit (unnützen und schlecht organisierten) Meetings, e-Mails, Statusberichten, Dokumenten u.Ä. eindeckt. Dies kommt in der Praxis aber selten vor. Der Regelfall ist eher, dass viel zu wenig kommuniziert und informiert wird.
Wie sieht die perfekte Projektkommunikation aus?
Diese Frage kann so nicht beantwortet werden. Es gibt keine Patentrezepte. Mein Tipp: Versuchen Sie, sich als Projektleiter/in in die Lage der verschiedenen Stakeholder zu versetzen. Fragen Sie sich, welche Informationen für Sie relevant und wichtig wären, wenn Sie in dieser Position wären? Dann erkennen Sie meistens recht schnell, welcher Informations- und Kommunikationsbedarf besteht.
Wie kann man gezielt und professionell kommunizieren?
Das Kapitel „Project Communications Management“ im PMBOK liefert einige gute und praktikable Ansatzpunkte:
- Communications Planning: Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Anspruchsgruppen (Stakeholders) werden identifiziert.
- Information Distribution: Informationen werden gezielt und zeitgerecht an die verschiedenen Anspruchsgruppen verteilt (schriftlich, persönlich, Meetings etc.).
- Performance Reporting: Sammlung und Verteilung von Leistungsdaten und -informationen zum Projektstatus. Hierzu gehören Statusberichte, Fortschrittsmessung anhand konkreter Kennzahlen sowie Prognosen.
- Manage Stakeholders: Die Anspruchsgruppen sollen so frühzeitig wie möglich informiert werden, insbesondere über Planänderungen, eingetretene Risiken etc. Persönliche Gespräche sind oft ein effektiver und vertrauensbildender Weg zur Kommunikation, aber auch Telefonate, e-Mails oder andere technikgestützte Kommunikationswege können zielführend sein.
Fazit: Eine zentrale Aufgabe des Projektmanagers / der Projektmanagerin muss es sein, die Projektanspruchsgruppen (Stakeholders) mit Informationen zu versorgen und Informationen systematisch einzuholen und einzufordern. Etliche Konflikte, Missverständnisse und sogar Rechtsstreitigkeiten (z.B. bei Kundenprojekten) entstehen aufgrund mangelhafter oder schlechter Kommunikation. Diesem Thema kann man in der Praxis kaum genug beimessen.