Extremjobber

mm.jpg

Sind Sie ein Extremjobber, der 60, 70, 80 Stunden oder mehr pro Woche arbeitet? Egal, diesen Artikel der Online-Ausgabe des ManagerMagazins sollten Sie in jedem Fall lesen.

Klar, Arbeit ist eine zentrale Quelle für Lebensglück und Erfüllung. Aber darf das bis zur Selbstausbeutung führen? Und ist jemand, der über 12 Stunden am Tag arbeitet überhaupt noch leistungsfähig? Können wir die Leistungs- und Motivationsschraube unendlich lange weiter drehen?

In diesem Zusammenhang möchte ich einen sehr erfolgreichen Manager und Geschäftsmann (nunmehr in Rente) zitieren, mit dem ich kürzlich zu Abend gegessen habe (sinngemäß): „Ich bereue es heute, dass ich damals, als meine Kinder noch klein waren, nicht öfter zu Hause war. Diese Zeit kannst Du nie wieder zurück holen. Die Karriere ist nicht alles.“

In diesem Sinne: Das wirkliche Glück liegt in der Balance.

Run meetings like Google

google.jpg

In vielen Unternehmen herrscht eine ausgesprochene „Sitzungs-Un-Kultur„. Viel zu viele Meetings mit viel zu vielen Teilnehmer/innen, die kaum produktive Ergebnisse hervor bringen – eine Wertvernichtung sondergleichen.

Kürzlich bin ich auf einen interessanten Artikel gestoßen, welche Meeting Regeln bei Google herrschen: „How to run a meeting like Google„. Keine spektakulär neuen Punkte, jedoch pragmatisch, sofort umsetzbar und vor allem wirkungsvoll.

Ergänzend hierzu empfehle ich noch diese Checkliste mit Meeting-Grundregeln, die Sie beachten sollten.

Simplify your Meetings! 😉

PS: Lesen Sie hier, wie Google arbeitet – insbesondere auch, welche Projektmanagement Kultur Google pflegt!

Projekte erfolgreich managen (die Zweite)

pmhb.jpg

Nicolas Kübler hat gebeten, die Punkte meines Beitrags „Projekte erfolgreich managen…“ näher auszuführen. Dieser Bitte komme ich hiermit nach.

Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie sich überlegen, welche Methodik Sie anwenden möchten. Unter Methodik verstehe ich die Werkzeuge und Instrumente, um Komplexität zu reduzieren, Ziele und Inhalte zu planen, Transparenz zu schaffen, Informations- und Kommunikationsflüsse zu steuern etc.

Wichtig ist hierbei, dass sich die Methodik nach dem jeweiligen Projekt ausrichten und nicht umgekehrt. Ein Tischler verwendet ja auch nicht für jedes Möbelstück dieselben Werkzeuge. Sie sind als Projektleiter/in dafür verantwortlich, dass Sie sich überlegen, welche Methodik im jeweiligen Projekt Sinn machen könnte und wie Sie das Projekt gemeinsam mit Ihrem Team angehen.

Meine kostenlose Plattform PM-Handbuch.com könnte Ihnen zur Beantwortung der Methoden-Frage einige Anregungen geben. Allerdings beschränkt sich die Seite auf die wichtigsten und zentralsten Instrumente zur Initiierung, Planung, Abwicklung und zum Abschluss eines Projekts (= PM-Prozess). Wenn Sie sehr große und komplexe Projekte managen müssen, sollten Sie eventuell eine differenziertere Methodik anwenden (wie z.B. PMBOK oder PRINCE2).

Wichtig ist insbesondere, dass Sie den richtigen Einstieg in ein Projekt finden. Wie heißt es doch so schön? „Der Erfolg eines Projekts entscheidet sich bereits am Beginn.“ Sie sollten also versuchen, möglichst viele Unsicherheitsfaktoren von Beginn an auszuschalten. Währen der Initiierung eines Projekts sind möglichst alle W-Fragen (Warum? Was? Wie? Wer? Wann? Wie viel?) zu beantworten. Dies erfordert oft ein entsprechendes „Standing“ des/der Projektleiter/in. Denn vom Auftraggeber / Kunden bekommen Sie oft nur sehr unkonkrete Informationen und Anforderungen. Wenn Sie zulassen, dass ein Projekt auf einer derart wackeligen Fundament gestartet wird, dann dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie schon bald mit Konfusion, Missverständnissen und Frustration konfrontiert sind.

Fazit: Ein professioneller Projektstart mündet in einem Projektauftrag mit klaren Zielen, Rollen, Meilensteinen, Budgets etc. Wenn Sie dieses Grundprinzip des Projektmanagements missachten, schwinden die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt dramatisch. Ergänzend hierzu ist auch noch zu sagen, dass die „Grobplanung“ bis hin zum Projektauftrag natürlich sehr viel mehr Überlegungen, MindMaps, Konzepte etc. enthalten kann, als die Punkte, die im Projektauftrag erfasst sind. Der Projektauftrag ist lediglich die schriftliche Zusammenfassung der Grobplanung.

To be continued…

Project Management Productivity Checklist

pm_productivity.jpg

Welche Punkte müssen gewährleistet sein, um Projekte erfolgreich zu initiieren, zu planen, abzuwickeln und abzuschließen? Auf diese Frage gibt es eigentlich keine Antwort (sondern vielmehr unzählige Antworten). Trotzdem versuchen wir alle immer wieder, die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement zu sammeln, zu verstehen und schlussendlich in der operativen Projektarbeit zu berücksichtigen.

Diese „PM Productivity Checklist“ ist ein weiterer Versuch, zentrale Erfolgsfaktoren zusammen zu fassen. Aus meiner Sicht ein sehr guter und brauchbarer Versuch.

Ich wünsche allen Leser/innen dieses Blogs einen guten Start in die neue Arbeitswoche!

Project Scope Definition

logo_leica-geo.gif

Die Leica Geosystems AG ist ein weltweit führendes Unternehmen der Vermessungstechnik. Innovation, Präzision und höchste Qualitätsansprüche zeichnen diesen Global Player mit schweizer Wurzeln aus. Professionelles Projektmanagement ist bei Leica ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg. Gerade gestern konnte ich mich anlässlich einer Projektpräsentation wieder persönlich davon überzeugen.

Eine Folie der Präsentation hat mir besonders gut gefallen. Hierbei ging es um die Beschreibung des „Project Scope“, sprich der Ziele und Inhalte des Projekts. Diese „Project Scope Definition“ beinhaltete folgende Punkte:

  • situation before
  • situation after
  • project start / project end
  • contents
  • non-contents
  • goals
  • non-goals

Hier können Sie eine Vorlage herunter laden: project_scope_definition.ppt

Diese sehr einfache und pragmatische Darstellung der Projektziele und -inhalte zeigt einmal mehr, dass gutes, wirkungsvolles Projektmanagement nicht kompliziert sein muss.

Simplify your Projects!

Projekte erfolgreich managen

volvoracestorm.jpg

… durch professionelle Kommunikation, Konzentration auf das Wesentliche und Vereinfachung.

Sie sollen in näherer Zukunft die Leitung eines Projekts übernehmen? Und Sie wissen noch nicht genau, wie Sie es angehen sollen? Dann habe ich heute hoffentlich das Richtige für Sie.

10 Regeln für erfolgreiche Projekte:

  1. Gehen Sie auf PM-Handbuch.com und machen Sie sich mit einer einfachen PM-Methodik vertraut. Hier sind alle wichtigen, PM-relevanten Schritte von der Initiierung bis zum Abschluss beschrieben.
  2. Laden Sie die Formulare auf PM-Handbuch.com herunter. Insbesondere ein sauberer Projektauftrag sollte am Beginn eines jeden Projekts stehen.
  3. Um die ersten Ideen, Zielvorstellungen und Rahmenbedingungen des Projekts zu erfassen (= Situations- und Kontextanalyse), empfehle ich die Erstellung einer oder mehrerer Mindmaps. Binden Sie den Auftraggeber/Kunden und die Teammitglieder in diesen Schritt unbedingt ein. (Kostenlose Mindmapping-Software zum Herunterladen)
  4. Widmen Sie sich dann (oder auch parallel zum Schritt 3) der Definition möglichst klarer, messbarer Zielsetzungen für Ihr Projekt. Eine Differenzierung in angestrebten Nutzen (= langfristige Wirkungsziele), das Projektgesamtziel, Teilziele und messbare Ergebnisse ist in den meisten Fällen ausreichend.
  5. Besprechen und klären Sie dann auch alle weiteren Punkte des Projektauftrags – insbesondere auch die Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt. Wenn das Gesamtbild für Sie harmonisch erscheint (die geforderte Qualität kann mit dem Budget und in der Zeit erreicht werden), sollten Sie das Projekt starten. Die 6 W-Fragen müssen geklärt sein!
  6. Sie müssen gemeinsam mit dem Team möglichst klare Arbeitspakete definieren, die dann an die einzelnen Teammitglieder oder Sub-Teams verteilt werden. Es muss zu jeder Zeit klar sein, wer, was bis wann zu erledigen hat!
  7. Während der Abwicklung des Projekts ist eine möglichst intensive Kommunikation der Erfolgsfaktor Nr. 1! Mangelhafte oder lückenhafte Informationspolitik führt zwangsläufig zur Demotivation des Teams und zum Scheitern des Projekts. Sie sollten eine Kommunikations- und Informationsplattform schaffen, auf der alle Beteiligten immer den aktuellen Stand des Projekts sowie die aktuellen Informationen finden. Drehen Sie die Informationskultur von Push nach Pull um! Sollten Sie in Ihrem Unternehmen keine entsprechende technische Plattform zur Verfügung haben, empfehle ich die Einrichtung einer kostenlosen Web-Group bei Google oder Yahoo. Vorteile: Sie können Dokumente, Nachrichten, Bilder etc. über diese Group verteilen. Nachteil: Sie müssen ein Profil beim jeweiligen Anbieter anmelden (ist aber völlig kostenlos). Alternativ dazu eignet sich natürlich auch ein Projekt-Blog als Kommunikationsplattform!
  8. Kommunizieren Sie notwendige Projektänderungen unmittelbar an alle Beteiligten. Geht die Änderung vom Kunden/Auftraggeber aus, zeigen Sie die Auswirkungen auf den Zeit- und Kostenrahmen transparent auf. Dokumentieren Sie sämtliche Änderungen und holen Sie sich das schriftliche OK des Kunden/Auftraggebers!
  9. Sie müssen als Projektleiter/in immer über den Stand Ihres Projekts auf dem Laufenden sein. Kommunizieren Sie auch so oft wie möglich persönlich mit Ihrem Team und erkundigen Sie sich nach dem Status. Beachten Sie hierbei aber die Regeln einer effizienten Sitzungs- und Gesprächskultur.
  10. Motivieren Sie Ihr Projektteam bis zum (bitteren) Ende des Projekts, indem Sie Demotivation vermeiden! Schaffen Sie professionelle Rahmenbedingungen für Ihr Team, indem Sie Spannungsfelder und Zielkonflikte (z.B. Linie vs. Projekt) über den Projektauftraggeber (= Machtpromotor) auflösen. Loben Sie bei guten Leistungen, setzen Sie klare Grenzen, wenn vereinbarte Leistungen nicht zeit- und qualitätsgerecht erbracht werden. Mit einem Satz: Nehmen Sie Ihre Führungsverantwortung aktiv wahr!

Simplify your Projects!

Gezielt und schnell recherchieren

recherchen_blog.jpg

Viele Projekte beinhalten auch einen erheblichen Anteil an Recherchetätigkeiten. Markttrends, Konkurrenzinformationen, mögliche Anbieter etc. sind häufig gesuchte Informationen.

Einer der Top-100 Blogs im deutschsprachigen Raum ist der Recherchen Blog. Hier finden sich einige interessante Anregungen, wie man im Internet und anderswo effizient und effektiv recherchiert und sucht.

Über den Recherchen Blog bin ich auch auf einige Google-Funktionen aufmerksam geworden, die ich bisher nicht gekannt habe.