Professionelle Lasten- und Pflichtenhefte erstellen

Die Qualität und Messbarkeit der Zieldefinition ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Projekten. In technischen Projekten (insbesondere auch IT-Projekte) werden häufig Lasten- und Pflichtenhefte erstellt, um die Anforderungen des/der Kunden (intern oder extern) in technische Spezifikationen zu übersetzen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Begriffe Lasten- und Pflichtenheft in der Praxis häufig unscharf, missverständlich und auch falsch verwendet werden. Deshalb erst einmal eine DIN-konforme Definition (Quelle: PM-Glossar des Projektmagazins):

• Das Lastenheft beschreibt ergebnisorientiert die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ (DIN 69905). Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Angebotsanfragen). Insbesondere bei Bauprojekten wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.
• Im Pflichtenheft sind nach DIN 69905 die vom „Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben“ niedergelegt.
  Diese beschreiben die „Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts„. Weitergehende Vorgaben werden von der DIN nicht gemacht.
• Während das Lastenheft als Kernbestandteil die Spezifikation des Produkts und den Produktstrukturplan enthält, beschreibt das Pflichtenheft, WIE der Auftragnehmer die Leistung zu erbringen gedenkt. Ein ausführliches Pflichtenheft kann auch die vollständige Projektplanung umfassen, einschließlich Termin- und Ressourcenplänen.

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Häufige Stolpersteine und Fehler in der Praxis sind:

• Der Vertrieb dokumentiert die Kundenanforderungen im Lastenheft eher „grob“ – man möchte den Kunden ja nicht übermäßig „quälen“.
• Das interne Projektteam, das mit der Realisierung beauftragt wird, muss diese schlampige Aufnahme von Spezifikationen und Anforderungen dann oft ausbaden.
• Zudem erfolgt oft kein sauberer Übergang von Verantwortlichkeiten (Vertrieb – Projektteam). Dadurch gehen wertvolle Informationen verloren – „Ehrenrunden“ und hohe Änderungskosten sind oft die logische Konsequenz.

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Ich möchte Ihnen folgende – aus meiner Sicht praktikable – Quellen zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften ans Herz legen:

• Das Wasserfallmodell (inkl. Lasten- und Pflichtenheft) kurz und knapp erklärt (von Stefan Baur).
• www.Pflichtenheft.de: Umfangreiches Lexikon zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften (inkl. Vorlagen).
• PDF-Anleitung zur Erstellung von Pflichtenheften.