Seuchengefahr Projektitis

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Der Projektbegriff wird bei uns inflationär verwendet.“ Diesen oder ähnliche Aussprüche hört man in der Praxis immer wieder. Plötzlich ist alles ein Projekt, und jede/r ein Projektmanager. Die Projektitis hat wieder mal zugeschlagen!

Die meisten Unternehmen haben die damit verbundene Problematik erkannt: Durch die unklare Verwendung des Projektbegriffs wird dieser Managementansatz abgewertet und auch ad absurdum geführt. Projektmanagement macht natürlich nur dort Sinn, wo es sich auch um Projekte handelt. Zudem muss sich die PM-Methodik der Projektkomplexität und -spezifität anpassen – nicht umgekehrt. In der Fachterminologie nennt man das „scalability“.

Wie aber schaffen es Unternehmen und öffentliche Organisation, der Volkskrankheit „Projektitis“ zu entgehen? Ganz einfach: Es muss für ALLE Mitglieder einer Organisation klar sein, was ein Projekt ist – und was eben auch nicht.

Ich habe vielfach festgestellt, dass der klassische Projektbegriff mit den Kriterien klares Ziel, zeitliche Begrenzung, komplexe Aufgabe, Neuartigkeit, Einmaligkeit, begrenzte Ressourcen und Teamarbeit nur zum Teil weiter hilft. Sind Kundenaufträge beispielsweise Projekte? Denn die sind ja nicht neuartig. Oder sind IT-Projekte überhaupt Projekte? Denn einmalig sind die in vielen Unternehmen auch nicht.

Mein Vorschlag: Konzentrieren Sie sich auf die Frage nach der KOMPLEXITÄT. Ist die Aufgabe wenig, mittelmäßig oder sehr komplex? Grundsätzlich gilt: Je komplexer eine Problemstellung ist, umso großer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement Sinn macht.

Dann stellt sich aber gleich die nächste Frage: Was bedeutet Komplexität? Was sagt Wikipedia dazu?

Eine sehr allgemeine Definition ist folgende: Die Eigenschaft eines Systems oder Modells, welche die Beschreibungen seines Gesamtverhaltens in einer beliebigen Sprache erschwert, selbst wenn man vollständige Informationen über seine Einzelkomponenten und ihre Wechselwirkungen besitzt.“

Diese Definition ist in sich komplex und darum nur bedingt in der Praxis anwendbar.

Auf eine brauchbare und gleichermaßen verständliche Begriffsdefinition für Komplexität bin ich in diesem Artikel von R. Jochum gestoßen:

Soweit es die Gesellschaft betrifft, wird Komplexität vor allem mit Problemen assoziiert. Das heißt, von Komplexität ist im Alltag immer dann die Rede, wenn man von Problemen spricht, für die man keine (einfache) Lösung sieht. Komplexität bedeutet auf diese Weise Konfrontation mit Unsicherheit und mündet zumeist in die Bereitschaft, den Einsatz und die Mittel zur Problemlösung zu forcieren bzw. – zumindest – die Forderung nach Problemlösemustern zu erheben. […]“

Fazit: Mit professionellem Projektmanagement lassen sich enorme Effizienz- und Effektivitätsgewinne realisieren. Jedoch nur dann, wenn nur projektwürdige Aufgabenstellungen in Projektform bearbeitet werden. Zur Bestimmung der Projektwürdigkeit wiederum ist die Frage nach der vorliegenden Komplexität von dominierender Bedeutung.

TEUTSCHMANN die Vierte

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Bereits vor einigen Wochen habe ich über das innovative Video-Projekt „Teutschmann“ von Dechow, Freese & Partner berichtet. Nun ist die vierte Episode online.

Hier eine kurze Beschreibung des Teutschmann-Projekts:

Bauen Sie in Ihrer Organisation auf das Potential der Mitarbeiter? Und stecken voller Ideen, wie sich die Kultur Ihres Unternehmens steuern ließe? Mit

Kostenloser Praxisleitfaden

Dem öffentlichen Sektor wird häufig vorgeworfen, schwerfällig, ineffizient und wenig innovativ zu agieren. Dies mag teilweise richtig sein. Allerdings sollten auch die Reformbemühungen und -projekte gewürdigt werden, die bereits seit einigen Jahren zu spürbaren Qualitätsverbesserungen, Kosteneinsparungen und höherer Bürgerorientierung geführt haben.

Beispielhaft möchte ich den Praxisleitfaden für Projektmanagement nennen, der im Rahmen des Programms „Moderner Staat – Moderne Verwaltung“ ausgearbeitet wurde. Dieser Leitfaden hat den Charakter eines Projektmanagement Handbuchs und besticht vor allem durch Einfachheit und Klarheit. Und zudem kann das Dokument kostenlos als PDF herunter geladen werden.

Gründungsprojekte professionell angehen

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Immer wieder treffe ich auf Menschen, die sich selbständig machen möchten (oder die zumindest mit dem Gedanken spielen). Ehrlich gesagt bin ich immer sehr zurückhaltend mit aufmunternden, motivierenden Worten. Denn diese Entscheidung will wohl überlegt sein.

Öffentliche Stellen wie Ministerien oder auch Wirtschaftsverbände sehen es offensichtlich als eine ihrer Kernaufgaben an, Gründungsaktivitäten zu fördern und zu unterstützen. Gut so.

Durch einen Beitrag von Christian Henner-Fehr bin ich auf die entsprechenden Seiten des Deutschen Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie gestoßen. Von den Inhalten und insbesondere auch von deren Qualität war ich beeindruckt:

Ein eigenes Unternehmen kann eine zentrale Quelle für Lebensglück sein – vorausgesetzt, man ist erfolgreich. Deshalb kann der Planung und Vorbereitung eines Gründungsprojektes gar nicht genug Bedeutung beigemessen werden. Auf den oben zitierten Seiten werden Sie etliche wertvolle Informationen und Hilfsmittel finden, die Ihren Weg in die Selbständigkeit erleichtern können. Viel Erfolg schon mal!

Richtige Entscheidungen treffen

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Quelle: www.4managers.de

Wirksam führen heißt Entscheidungen treffen. Oftmals ist es aber sehr schwierig, den richtigen Weg klar zu sehen. Gerade in Projekten sind unsichere, riskante Entscheidungen an der Tagesordnung. Welche Methoden und Vorgehensweisen können helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen?

Auf den hervorragenden Plattformen zeitzuleben.de und 4managers.de bin ich auf diese Zusammenstellung von Methoden zur Entscheidungsfindung gestoßen:

  1. Methoden zur intuitiven Entscheidungsfindung: Intuition und Bauchgefühl sind gerade bei wichtigen, schwierigen und riskanten Entscheidungen / Projekten von großer Bedeutung. Insbesondere in der Kombination rationaler Entscheidungsgrundlagen (Zahlen, Daten, Fakten) und der Intuition erfahrener Mitarbeiter/innen und Experten liegt ein riesiges Potenzial, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
  2. CAF (Consider All Facts) von Edward de Bono: Hier sammeln und dokumentieren Sie sämtliche Fakten, Punkte und Ideen, die mit der Entscheidung zu tun haben könnten. Methoden wie Brainstorming oder (computergestütztes) MindMapping eigenen sich hierzu sehr gut. Frei nach dem Motto: Das Verständnis des Problem führt zur Lösung.
  3. PMI (Plus Minus Interesting) von Edward de Bono: Die PMI Methode eignet sich zur detaillierten Überprüfung möglicher Lösungswege. Hierbei werden im Team für jeweils 2-3 Minuten alle positiven und negativen Auswirkungen von Lösungswegen / Entscheidungen / Szenarien gesammelt. Offene Punkte und Fragen werden in der Kategorie „interesting“ gesammelt.
  4. Entscheidungsmatrix: Eine der am häufigsten angewendeten Techniken. Zuerst legen Sie Kriterien fest, die zur Bewertung von Lösungswegen wesentlich sind (z.B. Kosten, Akzeptanz, Aufwand…). Bei Bedarf können Sie diese Kriterien auch noch gewichten (10 %, 5 %, 20 %…). Dann werden die verschiedenen Lösungswege nach diesen Kriterien bewertet (z.B. 1 – 5). Die höchste Punktezahl gewinnt. Übrigens, zur durchführung dieser Methode eignet sich MS Excel hervorragend.
  5. Szenario-Analyse: Eine meiner Lieblingsmethoden. Sie versuchen, möglichst bildhaft zu beschreiben, wie sich verschiedene Lösungen in der zukunft auswirken könnten. Die Szenario-Analyse ist eher den intuiditven, qualitativen Methoden zuzuordnen, wobei Sie die Szenarien natürlich auch mit Daten und Fakten hinterlegen können (z.B. normal / best / worst case Berechnungen).
  6. Visionäre Kegel: Ähnlich der Szenario-Analyse, jedoch in der Regel noch eine Spur qualitativer. Gerade auch in Kombination mit quantitativen Methoden sehr empfehlenswert.

Viel Spaß beim Entscheiden!

Schlechtes Projektmanagement

Wie laufen Projekte ab, wenn sie schlecht beauftragt, initiiert, geplant und geführt werden?

  1. Enthusiastische Begeisterung
  2. Plötzliche Verwirrung
  3. Totale Ernüchterung
  4. Suche nach Schuldigen
  5. Bestrafung von Unschuldigen
  6. Auszeichnung eines völlig Unbeteiligten

Nicht mehr ganz neu, aber immer wieder gut.