In der Praxis ist immer wieder zu beobachten, dass Projektteams sehr aufgabenorientiert (anstatt zielorientiert) vorgehen. Schwieriger Satz – einfache Logik.
Im Zentrum des Denkens und Handelns sollten immer die Ziele stehen, die erreicht werden sollen.
– Warum machen wir das eigentlich (Impact)?
– Welchen Nutzen soll das Projekt generieren (Outcome)?
– Was soll konkret entstehen (Outputs)?
Erst, wenn alle Beteiligten einigermaßen dasselbe Bild von der Zieldimension des Projekts haben, sollten und können Sie die Aufgaben planen (in Form von To-Do-Listen, Projektstrukturplänen, Balkenplänen etc.).
Regel 1: Die zu erledigenden Aufgaben ergeben sich aus klaren, messbaren und unmissverständlichen Zielen – nicht umgekehrt!
Was häufig für Missverständnisse sorge ist die Tatsache, dass Ziele fast gleich lauten wie die dazu gehörigen Aufgaben. Ein Beispiel: Das Ziel heißt „Kernprozesse sind identifiziert“. Die dazugehörige Aufgabe heißt „Kernprozesse identifizieren“. Erkennen Sie den kleinen aber feinen enormen Unterschied?
Ein Ziel ist ein erstrebenswerter Zustand in der Zukunft. Ziele muss ich messen können, denn ich muss ja wissen, wann das Ziel erreicht ist.
Eine Aufgabe hingegen (= Arbeitspaket, To-Do, Task, Vorgang etc.) ist der Arbeitsschritt (oder auch mehrere), der zur Erreichung dieses Ziels führt.
Regel 2: Achten sie auf exakte Formulierungen bei Zielen und Aufgaben (… ist erstellt / … erstellen).
Ich persönlich differenziere die Ziele- und die Aufgabenebene wie folgt:
Ziele-Ebene:
– Ziele (Outputs, Outcome, Impact)
– messbare Ergebnisse / Deliverables
– Meilensteine / Milestones
– …
Aufgaben-Ebene:
– Arbeitspakete (AP)
– Teilaufgaben (TA)
– Projektphasen
– Aufgaben
– Vorgänge
– Tasks
– To-Do’s
– …
Simplify your Projects!