Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in den meisten allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

Und so funktioniert’s:

1. User anlegen
2. Blog anlegen
3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
4. Teammitglieder einladen
5. Und los geht’s!

Vorteile:

– Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
– Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
– Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
– Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
– Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
– Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

Nachteile:

– Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
– Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
– Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)