Zeitmangel im Projektgeschäft

Der persönliche Druck, der insbesondere aus zu viel Aufgaben in zu kurzer Zeit resultiert, wird tendenziell immer größer. Stressbedingte Beschwerden und sogar Krankheiten sind die häufige Folge. Aber ich behaupte: Wir sind selbst Herr unserer Zeit – oder sollten es zumindest so oft wie möglich sein.

Aber gerade auch im Projektgeschäft wächst der Zeitdruck, der uns ein flaues Gefühl im Magen beschert. Hier einige Beispiele, wie sich Zeitdruck im Projektgeschäft (und auch anderswo) bemerkbar machen kann.

• Der Projektleiter und auch die Teammitglieder sind durch den Zeitdruck und die vielen dringlichen Aufgaben gestresst. Dieser Druck entlädt sich häufig in Situationen, in denen sich eine vermeintliche Kleinigkeit zum handfesten Konflikt entwickelt.
• Es fehlt die Zeit, Besprechungen vor- und nachzubereiten. Dadurch verlaufen Meetings häufig ineffizient und die Ergebnisse werden nicht gesichert.
• Terminziele müssen – zum Leidwesen und Ärger des Kunden oder Auftraggebers – immer wieder nach hinten verschoben werden, da die Beteiligten einfach zu wenig Zeit haben, intensiv und konzentriert am Projekt zu arbeiten.
• Wichtige Aufgaben werden vergessen, Informationen nicht weiter gegeben. Dadurch passieren Fehler, die häufig viel Geld und Energie kosten. Nachher geht es darum, die Fehler bestmöglich zu kaschieren oder einen Schuldigen zu suchen.
• Die Liste der offenen Aufgaben wird immer länger. Wenn Sie abends nach Hause fahren, haben Sie ein flaues Gefühl im Magen, da Ihnen immer wieder neue Dinge einfallen, die erledigt werden müssen.

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Kommen Ihnen diese Punkte bekannt vor? Wenn nicht, dann sind Sie entweder extrem gut oder nicht ausgelastet 🙂

Spaß bei Seite. Wir sollten uns die Frage stellen, welche Auswege es aus dieser Negativspirale gibt? Ich bin in den letzten Jahren zu folgenden (persönlichen) Erkenntnissen gelangt:

1) Sagen Sie auch mal NEIN. Denn wenn man alle Projekte, Aufgaben oder Anfragen an sich ran lässt, ist das Zeit-Dilemma vorprogrammiert.
2) Bringen Sie die offenen Aufgaben zu Papier. Denn dadurch reduziert sich die innere Unruhe, da Sie wissen, dass Sie nichts vergessen können. Zu diesem Punkt gehört, dass Sie eine geeignete Methode zum Selbstmanagement für sich entwickeln.
3) Versuchen Sie, möglichst realistische Aufwands- und daraus resultierenden Zeitschätzungen zu machen. Aber Vorsicht: In der Regel planen wir viel zu optimistisch.
4) Halten Sie sich nicht zu lange mit vermeintlich unwichtigen Dingen auf. Konzentrieren Sie sich auf wichtige und dringende Aufgaben.
5) Vermeiden Sie unproduktive Meetings. Planen Sie Meetings ausreichend und dokumentieren Sie die Ergebnisse klar und für alle verbindlich. Mit diesem Aspekt hängt auch zusammen, dass Sie Besprechungen nur dann einberufen sollten, wenn sie auch wirklich Sinn machen.
6) Last but not least: Nehmen Sie sich auch mal eine Auszeit. Nehmen Sie sich bewusst die Zeit, um den Kopf zu leeren, abzuschalten und wieder mal runter zu fahren.

Ich gebe zu: Auch ich kämpfe Tag für Tag mit mir selbst, die oben genannten Punkte einzuhalten. Und es gelingt mir mal besser, mal weniger gut. Trotzdem sollten wir nicht aufhören, daran zu arbeiten, Herr unserer Zeit zu sein, dadurch gelassener und schlussendlich auch produktiver zu werden.