Monat: Juli 2008

From Project Manager to Agile Coach

It’s a matter of fact that agile project management approaches are getting more and more popular – not only for managing IT projects, but also in other PM application areas such as product development projects.

Lyssa Adkins is a very experienced project manager and PM consultant with over 15 years of experience in a wide variety of industries and teams – large and small. In the following video she talkes about how the role of a project manager should develop towards an agile coach – quite interesting.

I summarized the key points of the video for you. Hope this helps…

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Some rules and key success factors of being an agile coach:

1) Be detached from outcomes: don’t only focus on WHAT the team works on (outputs and outcomes) but also on HOW the team works

2) Take it to the team: let the team solve the project’s issues and problems

3) Be a mirror: reflect back to the team, ask questions

4) Master your face: practice non-violent communication, be relaxed

5) Let there be silence: get comfortable with un-comfortable silence

6) Model being unreasonable: be wild, be big, be bold

7) Let the team fail: teams that fail and recover together are much stronger, trust!

8) Be your team’s biggest fan: …and tell your team

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What is it to be an Agile Coach?

– Bulldozer: sweep problems and issues out of the way for your team

– Shepherd: get them back on the path

– Servant Leader: serve the team, be a facilitator; „Make sure that other people’s highest priority needs are being served.“

– Guardian of quality and performance: watch WHAT and HOW your team is producing

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And this is part two of the presentation:

Kontextanalyse: Projekte als komplexe Systeme begreifen

(Bilderquelle: PMAktuell)

Projekte sind komplexe, sozio-technische Systeme. Ein/e Projektmanager/in sollte in der Lage sein, solche komplexen Systeme professionell zu gestalten und zu lenken. Die Grundvoraussetzungen hierfür sind einerseits Erfahrung im Umgang und in der Führung von Menschen, andererseits hilft es aber auch ungemein, ein theoretisches Grundwissen (oder auch mehr) zur Funktionsweise sozialer Systeme zu haben.

Aber was sind Systeme eigentlich genau? Systeme können wie folgt definiert werden:

  • Ein System besteht aus unterschiedlichen Systemelementen.
  • Diese Elemente stehen in Beziehung zueinander und beeinflussen sich wechselseitig.
  • Ein System ist gegenüber seiner Umwelt / seines Umfeldes abgrenzbar (Systemgrenzen).
  • Man kann grundsätzlich zwischen der Makro– (System als Ganzes) und der Mikroebene (Betrachtung der einzelnen Systemelemente und Verbindungen) von Systemen unterscheiden.
  • Struktur, Eigenschaften und Verbindungen/Wechselwirkungen der Elemente bestimmen im wesentlichen das Systemverhalten (welches wiederum häufig nur schwer erklärbar – geschweige denn prognostizierbar ist).

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Die Systemelemente eines Projekts sind idR die handelnden Personen (Kunde, Auftraggeber/in, Projektleiter/in, Teammitglieder, Lieferanten etc.) sowie alle technischen, sachlichen, rechtlichen, räumlichen und sonstigen Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen.

In der Projektmanagement-Theorie gibt es eine Methode, die ihren Ursprung im systemischen Verständnis von Projekten hat, nämlich die Kontextanalyse (auch Umfeld- oder Umweltenanalyse genannt). Die Kontextanalyse wird in der Regel nach drei Betrachtungsdimensionen durchgeführt:

  • zeitlich: Was geschah vor dem Projekt? Wie sah die Welt vor dem Projekt aus? Was soll nach der Beendigung des Projekts passieren? Wie sieht die Welt nach dem Projekt aus?
  • sachlich: Welche sachlichen Einflussfaktoren, Rahmenbedingungen und Trends sind für das Projekt von Bedeutung?
  • sozial: Welche Personen und/oder Personengruppen haben ein Interesse an dem Projekt? Wer beeinflusst das Projekt oder wird von dem Projekt tangiert? –> Stakeholder-Analyse

Ich persönlich mache die Kontextanalyse meist mittels MindMapping. Hier ein praktisches Beispiel:

Beispiel Kontextanalyse

Eine derartige Kontextanalyse kann wichtige Aufschlüsse über die relevanten Einflussfaktoren des Projekts geben. Zusätzlich bildet sie auch die Grundlage für weitere, vertiefende Planungsschritte (gerade bei sehr komplexen Projekten). Beispiele:

  • Chancen- und Risikoanalysen
  • Kommunikationsstrategie, Kommunikationsplan, Projektmarketing
  • weitere systemische Analysen des Projekts (z.B. mittels der Methode des vernetzten Denkens)
  • etc.

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Beispiel: Vertiefende systemische Analyse eines Projektkontextes

Soft Skills im Projektgeschäft

Es ist wohl unbestritten, dass die soziale Kompetenz von Projektbeteiligten ein (wenn nicht DER) zentraler Erfolgsfaktor ist. Aber was verbirgt sich hinter den viel und gerne zitierten „Soft Skills“?

Bereits vor längerer Zeit bin ich hierzu schon mal auf die Webseite www.soft-skills.com gestoßen und war bereits damals begeistert von der Qualität und Prägnanz der Inhalte. Heute bin ich aus Zufall wieder mal über die Seite gestolpert. Höchste Zeit, Ihnen die Seite ans Herz zu legen. Wirklich informativ und hilfreich.

PS: Der Link darf bei Bedarf auch an die Chefs weiter geleitet werden 🙂

Präsentationstechnik 2.0

Wenn Sie regelmäßige/r Leser/in dieses Blogs sind, wissen Sie, dass ich hier immer wieder moderne, zeitgemäße Präsentationsformen, -techniken und –erlebnisse propagiere.

Oliver Adria hat mich auf eine Präsentation aufmerksam gemacht, die auch in diese Kategorie der „Präsentationstechnik 2.0“ fällt:


Die Kernaussagen:

  • Schieben Sie alte Gewohnheiten bei Seite. Trauen Sie sich, Präsentationen mal „ganz anders“ aufzubauen.
  • Jede Präsentation sollte eine zentrale Kernaussage haben. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen zentralen Punkt auch wirklich zu finden und klar heraus zu arbeiten.
  • Entwickeln Sie eine „Story“ rund um diese Kernaussage. Verwenden Sie Bilder, Beispiele, eigene Erfahrungen etc., um die Argumentation aufzubauen. Und referenzieren Sie immer wieder auf die zentrale Aussage.

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So steigern Sie die WIRKUNG Ihrer Präsentationen um ein Vielfaches – unter Garantie. Aber es kostet (gerade zu Beginn) etwas Überwindung, viel Zeit und vor allem auch Übung, um diese „neue“ Art zu Präsentieren zu erlernen und zu perfektionieren. Just do it!

In diesem Zusammenhang bin ich kürzlich auch bei Hannes Treichl auf eine wirklich beeindruckende Präsentation von Chris Jordan gestoßen. Chris Jordan ist ein Künstler und Fotograf, der sich u.a. mit der bildlichen Darstellung großer Zahlen beschäftigt. Das Video dauert gut 11 Minuten – diese Zeit sollten Sie sich nehmen. Es lohnt sich.

Merlin 2.6 ist da

Merlin von ProjectWizards ist (meines Wissens) die führende PM-Software für Mac Computer. Seit heute ist die neue Version 2.6 verfügbar. Ich habe gerade aktualisiert und kurz drüber geschaut – sieht vielversprechend aus. Besonders interessant: das neue Web-Modul.

Detaillierte Testberichte von Leser/innen würde ich hier gerne online stellen! Her damit 🙂