Der professionelle und pro-aktive Umgang mit Risiken (= Unsicherheiten) in Projekten ist ein absolut erfolgskritischer Faktor. Denn schlussendlich geht’s im Projektmanagement immer wieder um die Minimierung/Eliminierung von Gefahren und das Ausnutzen von Chancen. Denn ein Risiko kann immer Gefahr und/oder Chance für den Projekterfolg bedeuten (wie ich hier schon mal etwas ausführlicher beschrieben hatte).
Dr. David Hillson, PMP, ist ein anerkannter internationaler Experte im Bereich (Project) Risk Management. Mit der – wie ich finde recht witzigen – Marke „Risk Doctor“ ist er bereits seit vielen Jahren als Berater, Trainer und Coach erfolgreich unterwegs. Unter anderem publiziert er auch einen regelmäßigen Newsletter – das Risk Doctor Briefing. Für Deutschsprachige besonders wichtig und wertvoll: der Newsletter wird auch ins Deutsche übersetzt (von Thomas Wuttke, PMP).
Im aktuellen Risk Doctor Briefing schreibt Dr. Hillson über die Bedeutung einer möglichst unmissverständlichen und eindeutigen Beschreibung von Risiken. Dem kann ich nur vollinhaltlich zustimmen! Dem Grundsatz der eindeutigen Klärung von Begriffen und Fakten möchte ich noch folgendes hinzufügen: Klarheit in der Sprache führt zu Klarheit im Denken führt zu Klarheit im Handeln. Darum geht’s immer wieder – nicht nur in Projekten sondern in ganz vielen Lebensbereichen.
Genau deshalb plädiert Dr. Hillson für die Einführung einer „Risiko-Metasprache“. Damit meint er, dass Risiken in Projekten immer auf dieselbe Weise beschrieben werden sollten. Seine Metasprache enthält drei Elemente bzw. Stufen:
- Ursachen sind definitive Fakten, die jetzt existieren oder zukünftig auftreten können. Ursachen sind nicht grundsätzlich unsicher, aber sie können Unsicherheiten, nämlich Risiken auslösen.
- Risiken wiederum sind Beschreibungen von (technischen, kommerziellen etc.) Unsicherheiten oder auch fehlerhaftem Verhalten.
- Auswirkungen schlussendlich beschreiben die konkreten (negativen oder auch positiven) Konsequenzen, die mit dem Eintritt des Risikos verbunden sein können. Auswirkungen betreffen idR Projektbereiche wie Zeit, Kosten, Qualität, Leistung, Sicherheit, Umwelt etc.
Hillson nennt folgendes Beispiel:
Wir sind besorgt, weil unsere Firma für ein innovatives Projekt keine entsprechende Erfahrung besitzt. Risiko-Metasprache hilft, diesen Sachverhalt weiterzuentwickeln:
Aus meiner Sicht ist ist Klarheit in der Sprache lebenswichtig. Den Punkt sehe ich sicher mit anderen Augen durch den Linguistikschwerpunkt im Studium. Praktisch unterbreche ich 1on1-Diskussionen über Themen wie Methodiken grundsätzlich, wenn der Verdacht unklarer Sprache besteht. Letztendlich kommt man durch Klärung (und Festhalten der Ergebnisse in einem Glossar) schneller zum Ziel und bringt alle Leute auf eine Seite. Andernfalls fallen z.T. große Aufwände für spätere Klärungen an. Und was einmal „falsch“ eingeprägt ist, kann schwer wieder ausgemerzt werden.
Hier ein kleiner Tooltipp zum Thema Risikomanagement: http://www.hochleistungsorganisation.com/risikoanalyse.html
Risiken eindeutig und klar formulieren ist ein wichtiger Erfolgfaktor im Projekt-Risikomanagement. Dies ist aber gar nicht so einfach. Wenn man aber einige Punkte beachtet, dann trägt der Einsatz bald Früchte. Einer der wichtigsten beschreibt Dr. David Hillson in seinem „Risk Doctor Briefing“: Die Beschreibung der Risiken im Format „Ursache-Risiko-Auswirkung“. Dies scheint zwar banal. In der Praxis sieht man aber viele ungenau formulierte Risiken, die nichts aussagen, bei denen niemand so genau versteht, was damit gemeint ist. Je genauer und konkreter die Risiken formuliert werden, desto konkreter kann man Massnahmen dafür definieren und desto wirkungsvoller ist das Risikomanagement.
Ich bin Autor von zwei Projekt-Risikomanagement-Büchern und eines Projekt-Risikomanagement-Blogs. Ich freue mich auf Ihren Besuch:
http://www.pm-risk.com/
http://pm-risk.blogspot.com/
Gruss Roland Wanner