Monat: Oktober 2008

Problemlösungszyklus – einfach, aber wirkungsvoll

Viel zu viele Besprechungen sind ineffizient und wirkungslos. Gründe?

  • mangelhafte / keine Vorbereitung
  • mangelhafte / keine Moderation
  • mangelhafte / keine Nachbereitung, Protokollierung

Dabei wär’s doch so einfach. Beispiel gefällig? Der Problemlösungszyklus.

Der Problemlösungszyklus ist eine sehr einfache und pragmatische aber gleichzeitig sehr wirkungsvolle Strukturierungsmethode für Besprechungen. Er besteht aus 4 Schritten:

  1. Wo stehen wir?
  2. Wohin wollen wir?
  3. Welche Lösungen gibt es?
  4. Was tun wir konkret?

In dieser MindMap finden Sie einige weitere Stichworte zu den 4 Phasen. MindMap Problemlösungszyklus (PDF)

Wie wenden Sie den Problemlösungszyklus an?

  • Wenn Sie Besprechungen vorbereiten, können Sie die Planung sowie die Struktur der Besprechung an diesem Modell orientieren.
  • Bei der Moderation hilft ihnen der Problemlösungszyklus, nach einer klaren und für alle Beteiligten verständlichen Struktur vorzugehen. Sie können den Zyklus in einem Meeting auch mehrfach durchlaufen, für verschiedene zu klärende Themen. Dabei kann ein „Durchlauf“ nur wenige Minuten aber auch Stunden dauern, je nach Komplexität des Themas.
  • Bei der Nachbereitung und Dokumentation einer Besprechung können Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse der einzelnen Phasen wiederum nach derselben Struktur auflisten.

Ich denke, dass dieser einfache Zyklus auf eine erhebliche Anzahl von Besprechungen recht gut anwendbar ist. Über Erfahrungswerte via Kommentar zu diesem Beitrag würde ich mich freuen.

Übrigens: Gerade auch die Kombination MindMapping und Problemlösungszyklus ergibt ein sehr flottes und effektives Besprechungsdesign. Probieren Sie’s doch einfach mal aus.

"Hagen hilft!" bekommt endlich Konkurrenz

Wie bereits hier mehrfach berichtet, berät mein Namensvetter Stefan Hagen in seiner wöchentlichen Sendung „Hagen hilft!“ Unternehmer/innen, die in Schwierigkeiten geraten sind. Das Format ist ziemlich erfolgreich, darum habe ich mir überlegt, nun auch einen Pilotversuch zu starten.

Hier das entsprechende Intro zu meiner neuen Show „Super Steve„. (klicken Sie auf das Bild, um das Video zu starten)

Getting Projects Done

37signals, die Erfinder von Basecamp, werben mit dem Slogan „get projects done„. Ein sehr treffender Slogan wie ich finde, denn wir stecken in vielen Projekten tatsächlich in einer handfesten UMSETZUNGSKRISE. Zu wenig Output bei zu viel Input. Wir brauchen Projektmanager, die die Dinge auf den Boden bringen, die Projekte gemeinsam mit dem Team „gebacken“ kriegen, die auch Komplexität reduzieren. Weniger reden, mehr tun, ist die Devise.

Damit meine ich übrigens NICHT, dass dies auf Kosten einer sauberen und ausreichenden Projektvorbereitung und Planung geht. Ganz im Gegenteil. Denn eine effektive und produktive Umsetzung setzt eine entsprechende Planung voraus.

Zurück zum Stichwort Umsetzungskrise. Ich denke, wir nehmen uns im Projektgeschäft häufig zu viel vor, streben gleich eine 100% Lösung an, und gehen dabei zu wenig systematisch und handlungsorientiert vor. In diesem Zusammenhang bietet und meines Erachtens gerade die Getting Things Done (GTD) Methode von David Allen eine große Chance. Denn viele GTD Prinzipien lassen sich 1:1 auf das Projektgeschäft umlegen. Hier ein kurzes, informatives Einführungsvideo, das ich bei Dr. List gefunden habe.

Ich habe mir vorgenommen, der GTD Methode, speziell im Umfeld des Projektmanagements, hier demnächst einige Blogbeiträge zu widmen.

PM Blitzumfrage 2: Multi-PM

Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema „Sitzungsmanagement“. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

  • Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
  • Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
  • Immer mehr ineffiziente Meetings.
  • Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

  1. JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – JEDE!
  2. Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
  3. Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
  4. Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
  5. Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
  6. BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!

Taugt Openproj etwas?

Wie die meisten von Ihnen wissen werden, ist Openproj ein PM-Tool, das man sich kostenlos im Internet herunter laden kann. Openproj wurde ursprünglich von der Firma Projity entwickelt und vor einigen Wochen durch SERENA aufgekauft. Bin schon gespannt, ob sie den Business Case verändern und das Tool zukünftig nur noch gegen Bezahlung anbieten werden.

Zur Zeit führe ich mit Studierenden der FH Vorarlberg einige MS Project Seminare durch. Klar, MS Project ist nicht unbedingt sehr bedienerfreundlich, aber gewisse Stärken hat die Software nach wie vor. Insbesondere dann, wenn man sehr komplexe Projekte zu planen hat. Grundvoraussetzung für einen effektiven Einsatz von MS Project ist aber immer, dass man das Tool versteht und einigermaßen beherrscht. Ansonsten ist der Planungsaufwand höher als der Planungsnutzen.

Gibt’s eigentlich hier jemanden, der Openproj regelmäßig im Einsatz hat? Gibt’s dazu Erfahrungswerte? Taugt Openproj etwas?

Denn häufig wird das Tool als MS Project „Killer“ angekündigt, aber beinhaltet es wirklich dieselbe Funktionalität? Würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte mit dem Tool hier als Kommentar veröffentlichen könnten.

PM Blitzumfrage 1: Projektkultur

Ab sofort wird es auf dem PM-Blog regelmäßig Blitz-Umfragen zu verschiedenen Themen geben, die im Zusammenhang mit Projektmanagement stehen.

Die Frage der Woche lautet:

"Typen" wie Gary Vaynerchuk

Beim BWL 2.0 Blog von Matthias Schwenk bin ich grad auf ein super-cooles Video von Gary Vaynerchuk gestoßen. Gary ist mit seinem Wein-Videoblog ziemlich bekannt geworden, vor allem in den USA.

In diesem Video erklärt Gary (auf seine sehr erfrischende Art und Weise), warum Online Marketing zukünftig noch mehr an Bedeutung gewinnen wird:

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Mir geht’s gar nicht so sehr um den Inhalt des Videos, sondern um den „Typen“ Gary Vaynerchuk. Denn: Genau solche Typen brauchen wir in unseren Unternehmen, an den Schulen und Hochschulen, in der Politik etc. etc.!

Typen (damit sind natürlich Frauen und Männer gleichermaßen gemeint), die

  • neue Wege gehen,
  • die sich etwas trauen,
  • die anpacken, anstatt nur zu quatschen,
  • die etwas auf dem Kasten haben (fachlich, meine ich) und vor allem,
  • die mit HERZ bei der Sache sind.

Sind sie so ein Typ? Nein? Dann sollten sie einer werden 🙂