Kürzlich habe ich Euch folgende Frage gestellt:
Was sind die Hauptgründe, warum in Ihrem Unternehmen Projekte scheitern?
Hier das (Zwischen)Ergebnis:
Aus meiner Sicht kein wirklich überraschendes Ergebnis. Im Gegenteil. Es deckt sich verblüffend gut mit den Ergebnissen wissenschaftlich durchgeführter Studien und Befragungen zu den Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren im Projektgeschäft.
Ich möchte zumindest die Top-5 kurz kommentieren.
1) Mangelhafte Projektkommunikation: Ein Klassiker. Die Kommunikationskultur ist in vielen Projekten und Unternehmen einfach immer noch schlecht. Umgekehrt ist eine gute und professionelle Kommunikation DER größte „Hebel“ in Projekten. Übrigens: Ich persönlich zähle auch das Sitzungs- und Besprechungsmanagement zur Projektkommunikation.
2) Schlechte Projektvorbereitung und -planung: Ein weiterer Klassiker. Projekte entstehen häufig unter Zeitdruck oder mit mäßig konkreten Vorgaben und Anforderungen (z.B. aus dem Verkauf oder der Geschäftsleitung). Da ist vorprogrammiert, dass es im späteren Projektverlauf knallt. Übrigens: Planung muss nicht bürokratisch, zeitaufwändig und mühsam sein. Gute, professionelle Planung ist aus meiner Sicht einfach, pragmatisch und vor allem effektiv.
3) Mangelnde Ressourcenverfügbarkeit: Die meisten Menschen arbeiten „teilzeit“ in Projekten – neben ihrer angestammten Funktion im Unternehmen. Dadurch sind Projekte eine Zusatzbelastung, die vielfach zeitlich kaum noch zu heben sind. Die Auswirkungen sind dramatisch: Schlechte Projektergebnisse, enorme Zeitverzögerungen, frustrierte Mitarbeiter und Führungskräfte, verärgerte Kunden. Der Ursprung dieses Problems liegt häufig im nicht vorhandenen Multiprojekt- und Ressourcenmanagement, in einer viel zu optimistischen Planung auf allen Ebenen sowie in der Vorstellung des Managements, dass man den Mitarbeitern nur etwas mehr Druck machen muss, damit sie „spuren“.
4) Zu optimistische Annahmen: Dieser Punkt knüpft nahtlos am letzen an. Ich behaupte, dass zu optimistische Annahmen häufig „von oben“ mit Kalkül und sehr bewusst eingesetzt werden, um die Belegschaft zu mehr Effizienz und Produktivität anzuregen. Ein fataler Irrtum, gerade in diesen Zeiten. Denn es gesamthafte Effizienz kann erst dann entstehen, wenn EFFEKTIV vorgegangen wird („Die richtigen Dinge tun.“).
5) Unklare Rollenverteilung: Projektmanagement wird immer noch hauptsächlich als „Methode“ gesehen, nur kaum als „Organisationsansatz“. Dadurch ist Projektmanagement kaum sinnvoll und strategisch in der Organisationsstruktur und -kultur verankert. Der Konflikt Linie vs. Projekt ist vorprogrammiert und wird durch unklare Rollen noch zusätzlich verstärkt.
Diese 5 Punkte waren in der Umfrage übrigens mit recht großem Abstand vorne (siehe oben).
Was teilweise frustrieren könnte: Wir haben in der Sache kein Wissens- oder Erkenntnisproblem, sondern ein UMSETZUNGSPROBLEM. Denn die Punkte sind ja nicht gerade neu und werden von Praktikern und auch von Wissenschaftlern immer wieder bestätigt. Die Frage muss also erlaubt sein: Warum bekommen wir’s trotzdem nicht hin?
die Masse an Wissen und Methoden zum Projektmanagement ist inzwischen vielleicht schon Teil des Problems geworden…
ist mal so ein spontaner ketzerischer Gedanke am Montag…
Hallo Stefan,
wie viele Teilnehmer haben denn die Fragen beantwortet? Sprich: Wie allgemeingültig ist denn diese Auswertung?
Es erstaunt ja schon, dass mangelnde Kommunikation an Nr. 1 steht, obwohl das doch gerade der Punkt ist, an dem man als PL am ehesten selbst drehen kann…
Stefan, Es ist erstaunlich, dass schlechte oder wechselnde Anforderungen nicht als Grund für das Scheitern von Projekten angegebene sind. Vielleicht wurde dies im Kommunikationteil geantwortet? Diese Unternehmen scheinen nicht besonders weit zu sein , da sie kein zentrales PPM-System implementiert haben. Ein solches PPM-System würde ihnen helfenviele dieser Herausforderungen zu überwinden –
Es ist gut, dass Sie „Mangelnde Projektkommunikation“ an die erste Stelle in Ihrer Liste gesetzt haben. Ich bin auch der Meinung, dass dies das A und O in einem Betrieb ist. Man könnte sogar sagen, dass Kommunikation der goldene Schlüssel ist.
Gründe wie "Mangelhafte Kommunikation" oder "Mangelnde Projektkommunikation" scheinen mir viel zu vage.
Um Abhilfe zu schaffen muss man konkreter werden: Siehe dazu etwa meine Liste Wenn Projekte scheitern, gilt meistens ….
Hallo Hr. Dr. Greiter,
es war nicht der Anspruch der „Blitzumfrage“, nach wissenschaftlichen eine repräsentative Untersuchung durchzuführen. Es ging hier einzig und alleine um mögliche Tendenzen.
Vielen Dank für den Hinweis auf Ihren Blog – dies ist eine sehr gute Ergänzung / Vertiefung zur Thematik.
Viele Grüße!
Stefan Hagen
Viele Kundenprojekte sind bereits in der Angebotsphase zum Scheitern verurteilt
Nehmen wir an, als Unternehmen wurden sie zum Request for Information eingeladen, und sind unter den letzten drei Kandidaten, welche jetzt aufgefordert sind, den Request for Quotation auszufüllen, das bedeutet ein konkretes Angebot abzugeben. Bereits in dieser Phase sind viele Projekte zum Scheitern verurteilt. Warum denn das?
Dafür gibt es einige gravierende Gründe.
1. Das Unternehmen möchte den Auftrag, ungeachtet dessen was es kostet.
2. Das Unternehmen ist von sich so überzeugt, dass es meint, trotz fehlender Expertise, ggf. durch Zukäufe, in der Lage zu sein das Projekt zu stemmen
3. Der häufigste Grund ist, dass man in der Phase „Request for Quotation“, kurz RfQ, zu wenig in die Anforderungsdetails investiert
Was heißt das?
Das Anforderungsmanagement, zu neudeutsch Requirement Engineering, ist notwendig, um die gesamten Anforderungen an ein Produkt zu kennen. Früher, aber auch heute noch, haben Unternehmen Lastenhefte entwickelt und der Auftragnehmer hat daraus ein mit dem Kunden abgestimmtes Pflichtenheft entwickelt. Das Pflichtenheft, sind die detaillierten mit dem Kunden abgestimmten Anforderungen.
Gerade bei der Neuentwicklung von Produkten ist eine detaillierte Kenntnis der Kunden Requirement unverzichtbar, und da ist der Casus knacksus. Nur anhand der im Pflichtenheft festgeschriebenen und mit dem Kunden abgestimmten Requirements kann ein profundes Angebot, was heutzutage als RfQ bezeichnet wird, abgegeben werden. Diese detaillierten Anforderungen im Pflichtenheft sind notwendig, um den gesamten Projektaufwand und die Kosten einzuschätzen.
Ja, es ist toll, wenn man als Unternehmen nominiert wird und nun beginnt die nächste Phase im Projekt, das Planen, die passenden Mitarbeiter rekrutieren, das Projekt aufsetzen. Dabei geht es auch um die Projekt-Management Methoden welche zum Einsatz kommen sollen oder werden. Neuerdings werden viele Projekte mittels Scrum Methode aufgesetzt, jedoch kann auch Scrum die fehlenden detaillierten Requirements nicht wettmachen.
Genau an diesen fehlenden exakten Requirements scheitern viele der Projekte, ungeachtet der Projekt-Management Methode. Denn viele der Projekte bei denen ich zu einem späteren Zeitpunkt als Interim-Manager engagiert wurde, standen wegen der Fehleinschätzungen der Kosten, der fehlenden detaillierten Requirements bereits in tiefroten Zahlen und waren bereits erheblich im Zeitverzug. Die Risiken das Projekt erfolgreich zu managen wurden mit jedem Tag größer.
Wie kann man ein Projekt retten, welches sich in der Schieflage befindet?
Dazu gibt es kein Allheilmittel. Aus meiner Sicht ist der erste Schritt, die Anforderungen mit dem Kunden umgehend zu verifizieren, denn nur anhand eindeutiger Requirements können die Entwickler die Anforderungen erfüllen. Und es geht weiter, anhand der präzisen Requirements, kann und muss das Testteam die Teststrategien entwickeln.
Warum ist Eindeutigkeit unumgänglich?
• Der Ausführende einer Aufgabe weiß genau, welche Ergebnise von ihm bzw. vom Team erwartet werden
• Die Rückfragen, um die Unklarheiten der Aufgaben zu klären, werden drastisch verringert
• Die Zeitschiene, der Zeitaufwand sind durch genaue Aufgaben leichter einzuschätzen
• Risiken für einzelne Entwicklungsschritte sind besser vorhersehbar
Mit anderen Worten, es lohnt sich in die Anforderungsanalyse in jeder Phase, ob beim Angebot oder im Projekt, viel Zeit und Wissen zu investieren.
Fest steht, Kunden schreiben in den meisten Fällen ein sogenanntes „Wunschkonzert“ aus, welches sich bei genauer Betrachtung als teilweise schwer zu realisierende Gesamtaufgabe erweist.