SHIFT HAPPENS 3.0

Bereits vor ca. 2 Jahren bin ich das erste Mal über diese Präsentation gestolpert. Seitdem habe ich sie immer wieder mal für Vorlesungen, Seminare etc. verwendet. Nun gibt’s eine optisch und teilweise auch inhaltlich aktualisierte Fassung – wirklich gut gemacht. Solltet Ihr Euch anschauen.

Übrigens: Die Antwort auf die Frage „What does it mean“ lautet: SHIFT HAPPENS!

(via Matthias Faller)

Google Docs die Nächste…

Einer meiner letzten Blogbeiträge – Projektmanagement Tools zum Nulltarif – hat einige Reaktionen ausgelöst. Danke an alle, die sich an der konstruktiven Diskussion beteiligt haben.

google_docs_pm_example

Google Docs wird aus verschiedenen Gründen von einigen Leserinnen und Lesern kritisch betrachtet. Einzelne Einwände und Bedenken kann ich durchaus teilen. Trotzdem bleibe ich dabei: Für bestimmte (wohl kleinere) Projekte stellen die Tools von Google durchaus eine brauchbare Alternative dar. Wann man sie richtig einsetzt.

Heute hat mir mein Kollege Andreas Grabher via Twitter einen Link zu einem Google Docs Template geschickt: „Project Management Schedule„.

Das Template ist zwar äußerst einfach und trivial gemacht, aber genau darin besteht der Charme.

Stay hungry! Stay foolish!

Erfolg macht blind, ignorant und häufig auch arrogant. Microsoft ist ein nettes Beispiel für diese These. Hier lästert Steve Ballmer über Apple’s iPhone (via stlist):

Ein weiterer Kommentar zum Video ist überflüssig – es spricht für sich selbst.

Ich möchte die These noch ausweiten: Der wirtschaftliche Erfolg der letzten Jahrzehnte, der unserer Gesellschaft zu einem noch nie dagewesenen Wohlstand verholfen hat, hat uns teilweise auch träge, müde, lernunwillig, satt und ignorant gemacht. Wir müssen uns wieder klar werden, dass nur kontinuierliches Lernen und Weiterentwickeln ein Garant für Erfolg ist. Erfolge der Vergangenheit zählen nicht! Oder wie es Steve Jobs am Ende dieser legendären Rede formuliert: „Stay hungry, stay foolish„.

In diesem Sinne: Ein schönes Wochenende!

Nachtrag vom 11.7.2009, 13:18 Uhr:

Kratzt Microsoft doch noch die Kurve in Richtung Kundenorientierung, Erneuerung, Modernisierung…? Haben sie aus dem Vista-Debakel gelernt? Hoffnung ist angesagt… (via Danny Quick)

Projektmanagement Tools zum Nulltarif

Prof. Dr. Brigitte Mayer von der Fachhochschule Vorarlberg hat mich gefragt, welche kostenlosen Tools zur Planung und Abwicklung von Projekten ich ihr empfehlen könnte. Hier meine spontane Liste:

a) Mindmapping

MindMapping ist eine Methode, die ich beinahe tagtäglich einsetze. In Projekten kann man damit verschiedenste Elemente des Projekts analysieren und planen (Anforderungen, Ziele, Aufgaben, Termine…). Zudem können die MindMaps, die mit dem kostenlosen Tool XMind erstellt worden sind, auch problemlos online zur Verfügung gestellt werden.

Beispiel:

xmind_example

b) Kommunikation & Collaboration

Klar ist, dass der Erfolg von Projekten wesentlich vom Informations- und Kommunikationsfluss abhängt. Hier bieten moderne „Collaboration“ Plattformen eine große Chance. Hier findet Ihr eine Liste mit kostenlosen Collaboration Tools, die ich persönlich zum größten Teil auch nütze. Meine Favoriten sind die Google-Tools:

  • Google Docs zum Anlegen, gemeinsamen Bearbeiten und verteilen von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen etc. – wirklich cool.
  • Google Groups – zum Diskutieren, Nachrichten verschicken etc.
  • Google Calendar – alle relevanten Projekttermine an einem Platz

Zugegeben: Man muss sich ein bisschen mit den Tools beschäftigen, um sie wirklich zu beherrschen. Ich bin aber davon überzeugt, dass sie wirklich gut sind, um Informationen und Dokumente im Team auszutauschen.

Ein kleines Tutorial:

google_tutorial

c) Termin- und Balkenplan

Nach wie vor ein Klassiker im Projektmanagement ist die Zeitplanung mittels Balkenplan. Hier empfehle ich die kostenlose Variante OpenProj. Aber auch hier gilt: Man muss sich schon etwas mit dem Tool beschäftigen, bis man einen einigermaßen brauchbaren Terminplan raus bekommt.

Fazit: Wenn man sich mit der Thematik ein wenig beschäftigt und vor allem ein bisschen versiert im Umgang mit Web 2.0 Lösungen ist, dann gibt’s im Internet nichts, das es nicht gibt. Sogar kostenlos. Aber man darf dabei niemals den Faktor MENSCH vergessen. Denn ich habe in den letzten Jahren schon verschiedene Versuche mit Blogs oder sonstigen (oben zitierten) Tools gemacht. Mit technisch versierten Teams funktioniert das super. Sobald man aber Teammitglieder dabei hat, für die e-Mail schon eine gewisse Herausforderung darstellt, kann man sich mit solchen Tools „brausen gehen“. 🙂

Und zum Abschluss nochmal eine Präsentation, in der verschiedene Web 2.0 Tools vorgestellt werden (habe sie schon mal in einem älteren Blogbeitrag eingebettet):


Projektmanagement Zertifizierung – IPMA oder PMI?

Immer wieder werde ich zum Thema PM Zertifizierung befragt:

  • Was bringt eine Zertifizierung?
  • Was kostet sie? Wieviel Aufwand ist mit der Vorbereitung verbunden?
  • IPMA oder PMI? Welche Zertifizierungen sind besser?
  • Sind zertifizierte Projektmanager/innen erfolgreicher?
  • etc.

Zu diesen Fragen gibt es keine richtigen Antworten, sondern verschiedene Meinungen und verschiedene Faktoren, die zu beachten sind. Deshalb versuche ich heute erst gar nicht, die Fragen zu beantworten, sondern ich überlasse das drei hochkompetenten Kollegen, die sich intensiv mit der Thematik auseinander gesetzt haben (PDF zum Herunterladen):

pm_zertifikate_beitrag

Der Artikel bildet eine wirklich gute Grundlage, um Fragen zur Zertifizierung individuell zu beleuchten und zu beantworten.

Warum scheitern Projekte?

Kürzlich habe ich Euch folgende Frage gestellt:

Was sind die Hauptgründe, warum in Ihrem Unternehmen Projekte scheitern?

Hier das (Zwischen)Ergebnis:

warum_scheitern_projekte

Aus meiner Sicht kein wirklich überraschendes Ergebnis. Im Gegenteil. Es deckt sich verblüffend gut mit den Ergebnissen wissenschaftlich durchgeführter Studien und Befragungen zu den Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren im Projektgeschäft.

Ich möchte zumindest die Top-5 kurz kommentieren.

1) Mangelhafte Projektkommunikation: Ein Klassiker. Die Kommunikationskultur ist in vielen Projekten und Unternehmen einfach immer noch schlecht. Umgekehrt ist eine gute und professionelle Kommunikation DER größte „Hebel“ in Projekten. Übrigens: Ich persönlich zähle auch das Sitzungs- und Besprechungsmanagement zur Projektkommunikation.

2) Schlechte Projektvorbereitung und -planung: Ein weiterer Klassiker. Projekte entstehen häufig unter Zeitdruck oder mit mäßig konkreten Vorgaben und Anforderungen (z.B. aus dem Verkauf oder der Geschäftsleitung). Da ist vorprogrammiert, dass es im späteren Projektverlauf knallt. Übrigens: Planung muss nicht bürokratisch, zeitaufwändig und mühsam sein. Gute, professionelle Planung ist aus meiner Sicht einfach, pragmatisch und vor allem effektiv.

3) Mangelnde Ressourcenverfügbarkeit: Die meisten Menschen arbeiten „teilzeit“ in Projekten – neben ihrer angestammten Funktion im Unternehmen. Dadurch sind Projekte eine Zusatzbelastung, die vielfach zeitlich kaum noch zu heben sind. Die Auswirkungen sind dramatisch: Schlechte Projektergebnisse, enorme Zeitverzögerungen, frustrierte Mitarbeiter und Führungskräfte, verärgerte Kunden. Der Ursprung dieses Problems liegt häufig im nicht vorhandenen Multiprojekt- und Ressourcenmanagement, in einer viel zu optimistischen Planung auf allen Ebenen sowie in der Vorstellung des Managements, dass man den Mitarbeitern nur etwas mehr Druck machen muss, damit sie „spuren“.

4) Zu optimistische Annahmen: Dieser Punkt knüpft nahtlos am letzen an. Ich behaupte, dass zu optimistische Annahmen häufig „von oben“ mit Kalkül und sehr bewusst eingesetzt werden, um die Belegschaft zu mehr Effizienz und Produktivität anzuregen. Ein fataler Irrtum, gerade in diesen Zeiten. Denn es gesamthafte Effizienz kann erst dann entstehen, wenn EFFEKTIV vorgegangen wird („Die richtigen Dinge tun.“).

5) Unklare Rollenverteilung: Projektmanagement wird immer noch hauptsächlich als „Methode“ gesehen, nur kaum als „Organisationsansatz“. Dadurch ist Projektmanagement kaum sinnvoll und strategisch in der Organisationsstruktur und -kultur verankert. Der Konflikt Linie vs. Projekt ist vorprogrammiert und wird durch unklare Rollen noch zusätzlich verstärkt.

Diese 5 Punkte waren in der Umfrage übrigens mit recht großem Abstand vorne (siehe oben).

Was teilweise frustrieren könnte: Wir haben in der Sache kein Wissens- oder Erkenntnisproblem, sondern ein UMSETZUNGSPROBLEM. Denn die Punkte sind ja nicht gerade neu und werden von Praktikern und auch von Wissenschaftlern immer wieder bestätigt. Die Frage muss also erlaubt sein: Warum bekommen wir’s trotzdem nicht hin?

Angst vor Fehlern!

Menschen haben in der Regel Angst, Fehler zu machen. Ist doch klar – wer macht denn schon gerne Fehler und steht dann womöglich als „Depp“ oder Sündenbock da? NIEMAND.

Fehler können aber auch etwas Positives haben. Denn aus Fehlern lernen wir (hoffentlich) dazu. Fehler sind häufig der Ursprung für Entwicklung, Veränderung und Verbesserung. ABER: Fehler können natürlich auch überaus negativ sein. Fehler können Unternehmen Millionen kosten und dadurch sogar existenzbedrohend sein. Im Extremfall können sie sogar Menschenleben kosten.

Gerade im Projektgeschäft passieren immer wieder laufend Fehler. Nicht verwunderlich, denn Projekte sind komplex und neuartig, dadurch riskant und unsicher. Hier lässt sich nicht alles planen und vorhersehen, Fehler sind ganz natürlich und normal.

Die Frage ist, wie ein Unternehmen mit Fehlern umgeht. Hier gibt es aus meiner Sicht zwei Extreme:

  1. Das Unternehmen vertraut den Mitarbeitern, dass sie bemüht sind, keine Fehler zu machen. Wenn Fehler passieren, werden sie als Ursprung für Verbesserung gesehen. –> VERTRAUENSKULTUR
  2. Das Unternehmen bestraft Fehler drakonisch und sogar öffentlich. Fehler werden den Mitarbeitern angelastet, im Extremfall werden sie sogar zur Rechenschaft gezogen und/oder gefeuert. –> MISSTRAUENSKULTUR

Zu diesen beiden kulturellen Ausprägungen in Organisationen habe ich vor längerer Zeit eine hervorragende Grafik gefunden (leider weiß ich die Quelle nicht mehr, sorry).

misstrauen_vertrauen

Fazit: Projektmanagement kann nur in jenen Organisationen wirklich effektiv und effizient funktionieren, die (mehrheitlich) auf der Seite der Vertrauenskultur sind.

Oder seid Ihr anderer Meinung?

Blogfreie Zeit

Eine ganze Woche keine neuen Blogposts auf dem PM-Blog, das gab’s schon länger nicht mehr. Nein, ich habe nicht die Lust am Bloggen verloren. Ganz im Gegenteil. Allerdings waren die letzten Wochen so arbeitsintensiv, dass ich einfach keine Zeit gefunden habe (bzw. andere Themen Priorität hatten).

Werde mich bemühen, Euch in den nächsten Wochen wieder regelmäßigen und vor allem besseren Content zu liefern.