Menschen-zentriertes Design trifft agiles Projektmanagement

Eines der „heißesten“ Themen im Projektmanagement ist aus meiner Sicht derzeit die sinnvolle Kombination und Integration klassischer und agiler Vorgehensweisen, Methoden und Techniken.

Denn das „klassische Projektmanagement“ (der Begriff ist übrigens in der Theorie noch nicht klar definiert), das seinen Ursprung in den 50-er Jahren des letzten Jahrhunderts hat, ist auf unsere dynamische Wirtschaftswelt nicht mehr 1:1 anwendbar. Auf der anderen Seite sind agile Methodiken, wie sie hauptsächlich im IT Projektmanagement und der Softwareentwicklung angewendet wurden, für diverse andere Anwendungsbereiche (wie z.B. Anlagenbauprojekte, Bauprojekte, Produktentwicklungsprojekte) nicht 1:1 übertragbar. Fazit: Wir brauchen in vielen Bereichen eine sinnvolle Integration und Kombination aus beiden „Welten“.

In den letzten Monaten wurde einiges über dieses Thema geschrieben und publiziert, wie beispielsweise hier, hier, hier, hier oder hier. Trotzdem glaube ich, dass wir mit der Entwicklung noch ziemlich am Anfang stehen. Ähnlich wie in der gesamten Führungs- und Managementlehre, wo Ansätze zwischen Stabilität und Dynamik bzw. zwischen Hierarchie und Heterarchie von Experten intensiv diskutiert werden. Meine Überzeugung: Die „Wahrheit“, wenn man in diesem Zusammenhang diesen Begriff überhaupt verwenden darf, liegt häufig in der Mitte. Differenzierung, Diversität und ganzheitlich-systemisches Denken werden unsere Zukunft bestimmen.

Zurück zum Thema: Auch in dieser Präsentation wird ein weiteres Mal die Frage ins Zentrum gerückt, wie traditionelle mit agilen PM Ansätzen kombiniert werden können. Besonders interessant ist diese Präsentation auch darum, weil die Zentrierung auf MENSCHEN (human-centered design) zusätzlich noch propagiert wird. Der einzig sinnvolle Weg!

PM Software: Zwischenergebnis (2)

Aktualisierung vom 20.2.2010:

Sensationell, sage und schreibe 473 Stimmen wurden in den letzten 8 Tagen abgegeben – absoluter Rekord für den PM-Blog. VIELEN DANK an alle, die sich an der Umfrage beteiligt haben!

Aufgrund der Masse an Tools habe ich mich entschlossen, nur noch die Tools mit mind. 3 Rückmeldungen in die Statistik aufzunehmen. Hoffe, das ist für Euch OK so. Hier das aktuelle Zwischenergebnis:

Das Blatt hat sich gewendet. Nach knapp 300 Rückmeldungen sind die MindMapping Tools (z.B. Mindmanager, Freemind, Xmind, Mindmeister…) mit 72 Stimmen vorne. Unmittelbar danach kommt die Microsoft-Phalanx mit den Office Produkten, MS Project und MS Share Point.

Meine persönliche Vermutung ist, dass bei den Office-Produkten insbesondere Excel stark genutzt wird.

Für mich überraschend ist auch, dass Google Docs schon eine recht hohe Verbreitung hat (18 Stimmen). Auch die A-Plan Fans haben sich zu Wort gemeldet (15 Stimmen). Der PM-Blog-Werbepartner ZCOPE ist schon bei 6 Unternehmen im Einsatz.

PM Software: Zwischenergebnis

Nach 193 Rückmeldungen (Mehrfachnennungen möglich) stehen wir in der Blitzumfrage 19 zum Thema PM Software bei folgendem Zwischenergebnis:

Wenig überraschend ist Microsoft mit seinen Produkten vorne. Offensichtlich arbeiten nach wie vor die meisten Unternehmen auch in Projekten intensiv mit MS Office (47) und MS Project (43). Auch MS Share Point (19) ist ganz weit vorne mit dabei.

Erfreulicherweise scheint MindMapping (45) eine der häufiger eingesetzten Methoden zu sein. Ich bin davon überzeugt, dass der Siegeszug der MindMapping (bzw. Business Mapping) Methode nicht aufzuhalten sein wird. Mit keiner anderen Methode kann man so rasch und effektiv vielfältige Informationen sammeln, strukturieren und dokumentiert.

Web-basierende Collaboration Tools wie (Basecamp, Zoho, ZCOPE oder Huddle) sind noch nicht wirklich stark vertreten. Hier ist Aufholpotenzial vorhanden, denn gerade in diesen Tools liegt aus meiner Sicht die Zukunft. Kommunikationsgetrieben, einfach, hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und kein Installationsaufwand – diese Argumente sprechen für die „Collaborativ PM Tools“.

Die in den USA stark vertretenen Lösungen wie Primavera, Welcom, Dativ oder Planisware sind bei den Leser/innen des Blogs offensichtlich kaum im Einsatz. Wenig verwunderlich, denn diese Lösungen sind meines Erachtens primär für große und international agierende Konzerne relevant.

Am besten hat mir gefallen: „Stift und Zettel“ 🙂 Diese Software kannte ich noch gar nicht…

Blitzumfrage 19: PM Software-Tools

Der Markt an Projektmanagement Software Lösungen und Tools ist nach wie vor groß. Es hat in den letzten Jahren zwar teilweise eine Marktbereinigung stattgefunden. Auf der anderen Seite sind aber viele neue Anbieter und Produkte dazu gekommen – insbesondere im Bereich der web-basierenden Lösungen.

Mich würde deshalb interessieren, welche Tools in Eurem Unternehmen eingesetzt werden?

Projektauftrag – Vorlage zum kostenlosen Download

Wie heißt es doch so schön? Der Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt. Je klarer der Rahmen eines Projekts am Beginn abgesteckt wird, umso höher ist die Chance auf eine erfolgreiche Durchführung. Und trotzdem wird dieses recht einfache Prinzip in der Praxis nur allzu selten angewendet.

Aus diesem Anlass habe ich wieder mal ein kleines Projektauftrags-Formular entworfen, welches Ihr gerne frei verwenden und adaptieren könnt:

Das Formular basiert übrigens auf den 7 W-Fragen und der BOSCARD Methode.

PS: Über Rückmeldungen und Erfahrungsberichte würde ich mich freuen.

Projektplan – Welche Teilpläne kann er enthalten?

In vielen Projekten ist es unverzichtbar, die Projektplanung und die weitere -umsetzung ausreichend zu dokumentieren. In jedem Fall sollte die Formel gelten: „Soviel Dokumentation wie nötig, nicht soviel wie möglich.“ Ich möchte hier also nicht einen Planungs- und Dokumentations-Overkill propagieren, sondern vielmehr aufzeigen, aus welchen Bestandteilen ein Projektplan in der Maximalvariante bestehen kann.

Logischerweise stehen die verschiedenen Teilpläne auch in unmittelbarer Verbindung zu den jeweiligen Planungsschritten und -methoden. Hier der Überblick:

In manchen Unternehmen werden die verschiedenen Teilpläne zu einem so genannten „Projekthandbuch“ zusammen gefasst. Dieses wird dann über den gesamten Projektverlauf gepflegt und aktualisiert. Diese Methode hat den Vorteil, dass Projekte sauber und vor allem einheitlich dokumentiert werden. Auf der anderen Seite ist das Instrumentarium aber auch relativ starr, da Änderungen immer einen relativ großen administrativen Aufwand auslösen.

Ich persönlich bevorzuge die flexible Variante mit einzelnen Teilplänen, die für das jeweilige Projekt sinnvoll zusammen gestellt werden. Und: Wenn eine PM-Software zum Einsatz kommt, werden viele dieser Pläne durch die Software ersetzt.

PS: Ich habe vor längerer Zeit schon mal über dieses Thema gebloggt. Allerdings habe ich die Übersicht von damals etwas ergänzt und aktualisiert.

7 W-Fragen des Projektmanagements

Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

Wo stehen wir?
Warum machen wir das Projekt?
Was soll konkret erreicht werden?
Wer ist involviert?
Wie strukturieren wir das Projekt?
Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der „7 W-Fragen des Projektmanagements“ können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

Business Mapping als universelle Methode im Projektmanagement

Projekte sind komplexe, soziotechnische Systeme. Sie setzen sich in der Regel aus einer Vielzahl von Menschen, Meinungen, organisatorischen, inhaltlichen und technischen Herausforderungen zusammen. Es ist bekannt, dass transparente und gezielte Kommunikation in Projekten einer der ZENTRALEN Erfolgsfaktoren ist. Denn nur durch effektive Kommunikation ist es möglich, die vielfältigen Informationen über Anforderungen, Ziele, Risiken, Aufgaben, Termine etc. zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu bringen.

Daraus ergibt sich, dass gutes Projektmanagement wesentlich auch mit der Fähigkeit verbunden ist, relevante Informationen

rechtzeitig zu identifizieren und zu sammeln,
zu strukturieren und aufzubereiten,
mit den Betroffenen zu diskutieren und gemeinsam zu entwickeln und
Informationen gezielt weiter zu leiten.

Business Mapping ist in diesem Zusammenhang eine HAMMER-METHODE. Ich habe mich in diesem Blog ja schon öfters als MindMapping (bzw. korrekter Business Mapping) Fan „ge-outet“. Denn die Methode ermöglicht es wie kaum eine andere, Transparenz und Struktur in den oft hektischen Projektalltag zu bekommen. Ich möchte dies anhand 5 konkreter Anwendungsfälle erläutern.

1) Business Mapping im Sitzungsmanagement

Ich bereite Sitzungen mit Business Maps vor, indem ich die Punkte der Agenda in eine Map übertrage. In den meisten Fällen schreibe ich noch einige relevante Unterpunkte dazu und ergänze die Punkte bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen wie Statusberichten etc., die bei der Sitzung dann direkt verteilt werden. Die Besprechung selbst wird dann mittels Beamer und Business Mapping Software (ich verwende den Mindmanager von Mindjet) moderiert. Die diskutierten Punkte werden möglichst 1:1 (!) erfasst, in Stichworten natürlich. Dies hat den Vorteil, dass keine Informationen verloren gehen, und die Diskussionen verlaufen in der Regel wesentlich strukturierter.

Voraussetzung für diese Anwendung ist jedoch, dass der/die Moderator/in die Technik, sprich das Business Mapping Tool, recht gut „im Griff haben“ sollte. Denn Sitzungsmoderation mittels Business Mapping funktioniert nur dann gut, wenn die Technik kein Hindernis darstellt und die Punkte rasch in die Map eingepflegt werden.

Bei größeren Sitzungen oder Workshops macht es natürlich Sinn, nicht die gesamte Besprechung mit dieser Methode zu moderieren. Alternativ kann man den Beamer ausgeschaltet lassen. Für kürzere Besprechungen (wie z.B. Projektcontrolling-Meetings), bei denen es um einen effizienten und möglichst vollständigen Informationsaustausch geht, eignet sich die Methode aber hervorragend.

2) Business Mapping zur Anforderungsdokumentation

Projekten liegen häufig Anforderungen zu Grunde, die in weiterer Folge in Ziele, Projektinhalte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Je besser und vollständiger Anforderungen erhoben und über den Projektverlauf aktualisiert werden, umso besser für’s Projekt.

Mit der Business Mapping Methode können in gemeinsamen Workshops und Gesprächsterminen Anforderungen komfortabel und vollständig erhoben und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen kann und sollte durch weitere Methoden wie z.B. Storytelling, User Stories oder auch Prozessanalysen oder sonstige grafische Modellierungen ergänzt werden.

3) Business Mapping zur Projektplanung

Eine Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, gerade bei großen, komplexen Projekten. (Hier habe ich vor längerer Zeit mal einen Blogpost dazu verfasst.) Klar ist, dass diese Pläne auf verschiedenste Arten erstellt und gepflegt werden. Projektmanagement-Software, Projekthandbücher, einzelne Dokumente und Tabellenkalkulationen etc. Business Mapping eignet sich in der Regel hervorragend zur Planung einzelner Schritte im Team. Diese Ergebnisse werden dann in strukturierte Pläne übertragen. Bei kleinen Projekten ist es aber durchaus auch möglich, diese ausschließlich mit der Business Mapping Methode zu planen und zu überwachen. Anregungen hierzu können die 7-W-Fragen bieten, mit denen es möglich ist, kleine Projekte in ca. 30 Minuten in einem ersten Durchgang zu planen (und diese Planung natürlich danach Schritt für Schritt zu verfeinern).

Derzeit habe ich folgende Tools zum Business Mapping im Einsatz:

MindManager 8 für Mac von Mindjet
Mindmeister.com (für kollaboratives Mapping)
Freemind, das ich als kostenlose Alternative empfehle
Xmind: ebenfalls kostenlos, sehr gute Funktionalität, allerdings kleinere technisch Mängel (zumindest vor einem Jahr, als ich das Tool das letzte Mal verwendet habe)