Projekte sind komplexe, soziotechnische Systeme. Sie setzen sich in der Regel aus einer Vielzahl von Menschen, Meinungen, organisatorischen, inhaltlichen und technischen Herausforderungen zusammen. Es ist bekannt, dass transparente und gezielte Kommunikation in Projekten einer der ZENTRALEN Erfolgsfaktoren ist. Denn nur durch effektive Kommunikation ist es möglich, die vielfältigen Informationen über Anforderungen, Ziele, Risiken, Aufgaben, Termine etc. zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu bringen.
Daraus ergibt sich, dass gutes Projektmanagement wesentlich auch mit der Fähigkeit verbunden ist, relevante Informationen
- rechtzeitig zu identifizieren und zu sammeln,
- zu strukturieren und aufzubereiten,
- mit den Betroffenen zu diskutieren und gemeinsam zu entwickeln und
- Informationen gezielt weiter zu leiten.
Business Mapping ist in diesem Zusammenhang eine HAMMER-METHODE. Ich habe mich in diesem Blog ja schon öfters als MindMapping (bzw. korrekter Business Mapping) Fan „ge-outet“. Denn die Methode ermöglicht es wie kaum eine andere, Transparenz und Struktur in den oft hektischen Projektalltag zu bekommen. Ich möchte dies anhand 5 konkreter Anwendungsfälle erläutern.
1) Business Mapping im Sitzungsmanagement
Ich bereite Sitzungen mit Business Maps vor, indem ich die Punkte der Agenda in eine Map übertrage. In den meisten Fällen schreibe ich noch einige relevante Unterpunkte dazu und ergänze die Punkte bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen wie Statusberichten etc., die bei der Sitzung dann direkt verteilt werden. Die Besprechung selbst wird dann mittels Beamer und Business Mapping Software (ich verwende den Mindmanager von Mindjet) moderiert. Die diskutierten Punkte werden möglichst 1:1 (!) erfasst, in Stichworten natürlich. Dies hat den Vorteil, dass keine Informationen verloren gehen, und die Diskussionen verlaufen in der Regel wesentlich strukturierter.
Voraussetzung für diese Anwendung ist jedoch, dass der/die Moderator/in die Technik, sprich das Business Mapping Tool, recht gut „im Griff haben“ sollte. Denn Sitzungsmoderation mittels Business Mapping funktioniert nur dann gut, wenn die Technik kein Hindernis darstellt und die Punkte rasch in die Map eingepflegt werden.
Bei größeren Sitzungen oder Workshops macht es natürlich Sinn, nicht die gesamte Besprechung mit dieser Methode zu moderieren. Alternativ kann man den Beamer ausgeschaltet lassen. Für kürzere Besprechungen (wie z.B. Projektcontrolling-Meetings), bei denen es um einen effizienten und möglichst vollständigen Informationsaustausch geht, eignet sich die Methode aber hervorragend.
2) Business Mapping zur Anforderungsdokumentation
Projekten liegen häufig Anforderungen zu Grunde, die in weiterer Folge in Ziele, Projektinhalte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Je besser und vollständiger Anforderungen erhoben und über den Projektverlauf aktualisiert werden, umso besser für’s Projekt.
Mit der Business Mapping Methode können in gemeinsamen Workshops und Gesprächsterminen Anforderungen komfortabel und vollständig erhoben und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen kann und sollte durch weitere Methoden wie z.B. Storytelling, User Stories oder auch Prozessanalysen oder sonstige grafische Modellierungen ergänzt werden.
3) Business Mapping zur Projektplanung
Eine Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, gerade bei großen, komplexen Projekten. (Hier habe ich vor längerer Zeit mal einen Blogpost dazu verfasst.) Klar ist, dass diese Pläne auf verschiedenste Arten erstellt und gepflegt werden. Projektmanagement-Software, Projekthandbücher, einzelne Dokumente und Tabellenkalkulationen etc. Business Mapping eignet sich in der Regel hervorragend zur Planung einzelner Schritte im Team. Diese Ergebnisse werden dann in strukturierte Pläne übertragen. Bei kleinen Projekten ist es aber durchaus auch möglich, diese ausschließlich mit der Business Mapping Methode zu planen und zu überwachen. Anregungen hierzu können die 7-W-Fragen bieten, mit denen es möglich ist, kleine Projekte in ca. 30 Minuten in einem ersten Durchgang zu planen (und diese Planung natürlich danach Schritt für Schritt zu verfeinern).
Derzeit habe ich folgende Tools zum Business Mapping im Einsatz:
- MindManager 8 für Mac von Mindjet
- Mindmeister.com (für kollaboratives Mapping)
- Freemind, das ich als kostenlose Alternative empfehle
- Xmind: ebenfalls kostenlos, sehr gute Funktionalität, allerdings kleinere technisch Mängel (zumindest vor einem Jahr, als ich das Tool das letzte Mal verwendet habe)
Die Wirkung von MindMaps sich durch die grafische Darstellung komplexe Sachverhalte deutlicher klar machen zu können als wenn wir hunderte Seiten Text oder komplexe (nicht durchschaubare) Excel-Monster bemühen ist unbestritten. Dies wird in heutigen Zeiten von Multiprojektmanagement, Krise und einer immer stärker werdenden Beschleunigung von Veränderungsprozessen deutlicher denn je.
Aber! Die Prozesse in unserer Arbeitswelt und die komplexen Ursache-Wirkungszusammenhänge sind selbst hoch dynamisch, zeitabhängig und unterliegen selbst ständigen Veränderungsprozessen. Dem werden statische MindMaps heute nicht mehr gerecht. Was Kaplan und Norton versuchten als sie die (statische) Balanced Scorecard in dynamische Strategy Maps weiter entwickelten folgt genau dieser Erkenntnis. Was aber meines erachtens dabei notwendig ist damit Menschen adhoc davon Gebrauch machen können, genau in dem Moment wenn sie es benötigen, ohne großes Investment in Zeit, Geld, Lernen und Infrastruktur zum erfolgreichen Betrieb ist Einfachheit und intuitives bedienen + Erkenntnisgewinn. Das hat heute seine Grenzen in großen tief verschachtelten MindMaps sowie in den Startegy Maps. Die Methode Business Mapping ist richtig, eine Erweiterung um die Perspektiven Dynamik und Simulation über eine Zeitachse aber zunehmend notwendig. Als eine Weiterentwicklung die genau diese Perspektiven erfasst und dabei trotzdem intuitiv in Bedienbarkeit und Erkenntnisgewinn bleibt ist die KnowWhy Methodik und die Technologien aus dem Bereich des vernetzten Denkens und dem Bereich der Entscheidungsunterstützung meines Partners Consideo. Hier wurde auf den Möglichkeiten von MindMap aufgesetzt und der Berücksichtigung dynamischer Veränderungen bis dahin das man diese zur Überprüfung auch simulieren kann, inkl. der Anbindung nahezu beliebiger Datenquellen, Rechnung getragen. Damit ist der Anwender wieder in der Lage sich auf seine wesentlichen Denk- und Arbeitsthemen zu konzentrieren und kann diese Werkzeuge und Methodiken einfach (sofort) benutzen um sich sofort den notwendigen Erkenntnisgewinn zu verschaffen, ohne das er abgelenkt wird oder seine Energie an „Nebenkriegsschauplätzen“ vergeuden muss. Ich setze diese Methodik und Werkzeuge heute übergreifend von Analyse über Coaching- und Beratungsprozesse bis hin zur Strategieentwicklung ein. Als besonders wertvoll hat es sich in Situationen erwiesen in denen nur wenig Zeit, eine hohe Komplexität und/oder Ansprechpartner welche aus unterschiedlichsten Fachgebieten / Kulturen oder Firmen (Abteilungen) kommen. Mehr dazu finden sie auch auf meinem Portal unter www-Management-Innovator.DE Strategie/vernetztes Denken
Vielen Dank für ihren Beitrag, herzlichst Frank Arndt