Es gibt einen sehr pragmatischen und gleichermaßen wirkungsvollen Weg, um (Klein)Projekte sauber zu initiieren, zu planen und zu steuern: Die 7 W-Fragen des Projektmanagements.
Diese 7 einfachen Fragen beinhalten alle wesentlichen Projektbereiche, die geplant und überwacht werden müssen:
- Wo stehen wir? –> Ausgangs-/Problemsituation, Anforderungen, Kontext, Idee…
- Warum macht das Projekt Sinn? –> Strategische Bedeutung, Nutzen, Wirtschaftlichkeit…
- Was soll konkret erreicht werden? –> messbare Ziele und Inhalte, Nicht-Ziele/Inhalte
- Wer ist involviert? –> Projektorganisation, Anspruchsgruppen…
- Wie können wir die Ziele erreichen? –> Projektstruktur(plan), Aufgabenstruktur…
- Bis wann? –> Meilensteine, Terminplanung…
- Wieviel kostet das Projekt? –> personelle, finanzielle und sachliche Ressourcen, Projektbudget…
Ich gebe zu, dass ich über dieses Thema schon mehrfach gebloggt habe. Der Grund, warum ich es immer wieder tue ist die Tatsache, dass ich in der Praxis regelmäßig feststelle, dass Projekte zu einem guten Teil genau an der mangelhaften Beantwortung dieser einfachen Fragen scheitern.
Dieses Mindmap können Sie als einfachen Leitfaden verwenden, um die zentralen Fragestellungen in Projekten ausreichend und vor allem GEMEINSAM (Kunde, Auftraggeber/in, Projektleiter/in, Projektteam, weitere Anspruchsgruppen) zu planen.
Ja, gute Fragen, aber keine davon lässt sich so einfach beantworten. Immerhin diskutieren Experten seit über 60 Jahren mögliche Antworten exakt dieser Fragen. An der Forschungswerkstatt der GPM, die vor 3 Wochen in Berlin stattfand, haben wir u.a. die Frage nach dem Sinn zwei Tage lang diskutiert, ohne zu einem abschliessenden Ergebnis gekommen zu sein.
Und die Frage nach dem Ziel ist mitunter sogar unmöglich zu beantworten. Das Ziel ist oft erst dann klar, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Während der Projektabwicklung lernen wir und verändern dadurch unsere Zielvorstellungen laufend. Natürlich macht das den meisten Projektleuten Angst. Daher verdrängen sie es und fordern fälschlicherweise Zieldefinitionen. Das ist m.E. sogar einer der Hauptstolpersteine in einem Projekt, dass wir uns zu früh und zu konkret auf Ziele einschiessen!
@Peter: Wir sind uns einig, dass die Fragen niemals eindeutig und abschließend beantwortet werden können. So war’s aber auch nicht gemeint.
Ich denke, dass wir in vielen Projekten ein Planungsmanko haben – selten erlebe ich es umgekehrt. Mit Planungsmanko meine ich aber nicht notwendigerweise „mehr Pläne“ sondern vor allem bessere und intelligentere Projektplanung.
evtl. passt das ja ..
Grüße
Janko