Sitzungsmoderation – die unterschätzte PM Kompetenz.

Über welche Kompetenzen müssen Projektmanagerinnen und Projektmanager verfügen? Hier einige Vorschläge (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

• FACHKOMPETENZ: Sie müssen das Thema, um das es geht, grundsätzlich verstehen („You can only manage what you understand.“).
• SELBSTKOMPETENZ: Sie können ihren Arbeitsalltag ausreichend strukturieren, sind reflexionsfähig und konzentrieren sich auf das Wesentliche.
• METHODENKOMPETENZ: Sie müssen die Fähigkeit haben, komplexe Problemstellungen gemeinsam mit dem Team zu verstehen, zu strukturieren und in konkrete Arbeitsschritte herunter zu brechen.
• SOZIALKOMPETENZ: Sie müssen klar, wirkungsvoll und empathisch kommunizieren können.
• FÜHRUNGSKOMPETENZ: Sie müssen dynamische Teamprozesse führen, gestalten und moderieren können. Sie achten auf Verbindlichkeit und die Einhaltung vereinbarter Spielregeln. Gleichzeitig verfügen Sie über die Fähigkeit, auch in Stresssituationen sachlich zu bleiben und Orientierung zu geben.
• HANDLUNGSKOMPETENZ: Sie sind umsetzungsorientiert, wissen aber, dass „Effektivität vor Effizienz“ kommen muss.

Eine Fähigkeit, die häufig vergessen wird, ist die „MODERATIONSKOMPETENZ„. Gut, man könnte sie der Methodenkompetenz zuordnen, trotzdem möchte ich die Fähigkeit, Besprechungen und Workshops effizient und effektiv zu leiten, heute besonders heraus heben.

Hier meine ganz persönlichen Top 5, was zum Gelingen einer Sitzungsmoderation beiträgt:

1) AUSREICHENDE VORBEREITUNG DES MODERATORS: Braucht es die Sitzung wirklich? Welche Ziele sollen erreicht, welche Fragen geklärt werden? Wen brauchen wir, um das Sitzungs-/Workshopziel zu erreichen? Wie lange muss / soll die Sitzung sein?

2) AUSREICHENDE VORBEREITUNG DER TEILNEHMER/INNEN: Welche Grundlagen und Voraussetzungen müssen von den Beteiligten geschaffen werden, um das Sitzungs-/Workshopziel zu erreichen? Wie kann sicher gestellt werden, dass sich die Teilnehmer/innen ausreichend vorbereiten?

3) MODERATIONSMETHODEN UND VISUALISIERUNG: Können gemeinsame Bilder / Modelle gefunden gefunden werden, um Aspekte des Themas zu veranschaulichen? Kann das Thema der Sitzung in einem Bild / in einer Metapher zusammen gefasst werden? Mit welchen Methoden können die Anregungen und Inputs der Teilnehmer/innen aufgenommen werden? Wie können die Diskussionen geführt werden?

4) AUSREICHENDE NACHBEARBEITUNG: Saubere und zeitnahe Sitzungsdokumentation; Keine Sitzung ohne „Wer macht was bis wann?“

5) MENTALE VORBEREITUNG DES MODERATORS: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die mentale Vorbereitung auf (schwierige) Sitzungen besonders wichtig ist. Ich persönlich versuche, mich gedanklich in die Situation zu versetzen. Wer könnte was sagen, wie könnte die Sitzung verlaufen, welche Konflikte könnten entstehen? Wichtig in der jeweiligen Situation ist dann z.B., dass man „innerlich“ ein klares Konzept hat (aber natürlich auf Unvorhergesehenes trotzdem flexibel reagieren kann), dass man von Anfang an einen klaren „Führungsanspruch“ in der Besprechung erhebt und aufrecht erhält oder auch dass man sich nur in Ausnahmefällen inhaltlich mit seiner eigenen Meinung einbringt.

Meine persönliche „Lieblingsmethode“ zur Sitzungsmoderation ist übrigens ganz klar MindMapping (bzw. BusinessMapping) in Kombination mit einem Beamer. Ich nutze die Methode mittlerweile fast für jede Besprechung und habe fast ausschließlich positive Erfahrungen gemacht. Vorteile sind u.a.:

• Wenn man mit dem Tool geübt ist, kann man Wortmeldungen sehr rasch dokumentieren, ohne den Gedanken- und Redefluss zu verlangsamen.
• Alle Teilnehmer/innen können die Dokumentation live mitverfolgen und sehen, dass ALLE Punkte lückenlos dokumentiert werden.
• Die Teilnehmer/innen können an zuvor genannten Punkten / Gedanken anknüpfen.
• Auch sehr komplexe und vielschichtige Themen können in einem Bild (MindMap) dokumentiert werden.
• In vielen Besprechungen ist es ausreichend, das MindMap auch gleichzeitig als Protokoll zu verwenden. Dadurch hat man keine zusätzlichen Aufwand mehr mit der Protokollerstellung. Und: MindMaps können unmittelbar nach der Sitzung an alle Teilnehmer/innen verschickt werden.

Vor einigen Monaten haben ich zu dem Thema ein kleines Video erstellt: