Tool Tipps zum Wochenende

„A fool with a tool is still a fool“ – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

Sitzungsmoderation und -dokumentation
Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
Präsentationen
Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas „organischer“ als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für „weiche Themen“.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese „weichen Faktoren“ eher funktionieren, wenn das „harte Projektmanagement“ drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

Methodenkompetenz im Projektmanagement

In letzter Zeit habe ich mich vermehrt mit der Frage auseinander gesetzt, welche Kompetenzen und Fähigkeiten ein/e Projektleiter/in benötigt, um Projektteams wirkungsvoll führen zu können. Meine Überzeugung ist:

Gutes Projektmanagement ist im Kern gutes Management.
Die Fähigkeiten, die für gutes (Projekt)Management notwendig sind, kann man lernen.
Gute Manager/innen sind lösungs- und handlungsorientiert (gehen aber natürlich nicht kopflos oder unbedacht vor).
Handlungsorientierung: Wissen > Können > Wollen > TUN
- Wissen: Ausreichende Kenntnis über z.B. Funktionsweise und Prinzipien komplexer sozialer Systeme, PM Methoden…
- Können: personale, fachliche, soziale, methodische Kompetenzen > Management- und Führungskompetenz
- Wollen: Identifikation mit der Funktion des Projektleiters / der Projektleiterin
- TUN: Resultat- und Handlungsorientierung; positive, aktive Haltung
Wir brauchen mehr Professionalität und Exzellenz im (Projekt)Management!

Mit einer Gruppe von Studierenden habe ich vor längerer Zeit eine Übung zum Thema „Methodenkompetenz“ durchgeführt. Hierbei sind wir der Frage auf den Grund gegangen, welche methodischen Fähigkeiten ein/e Projektmanager/in benötigt, um Struktur und Ordnung in komplexe Projektvorhaben zu bringen.

Hier das Ergebnis (PDF):

Über konstruktive Kritik, Ergänzungen, Anregungen etc. via Kommentar würde ich mich sehr freuen!

Webinar: „Projektmanagement heißt Beziehungen gestalten“

Gerade gestern haben wir bei einem Kunden intensiv über das Thema „Beziehungsqualität“ in projektorientierten Unternehmen diskutiert. Aussagen waren u.a. (sinngemäß):

„Wir müssen wieder näher an unsere Leute.“
„Unsere Führungskräfte und Projektleiter sollten wieder einen stärkeren Fokus auf die Beziehung zu ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern legen.“
„Beziehung geht vor.“
„Menschen kommen zu Unternehmen, aber sie verlassen Führungskräfte.“

Es kann kein Zufall sein, dass gerade heute ein Angebot für ein kostenloses Webinar von Fr. Dr. Berta C. Schreckeneder eingelangt ist:

„Projektmanagement heißt Beziehungen gestalten“ am 04. April, von 18:00 bis 19:30 Uhr
Anmeldung kostenfreies DUW-Webinar per E-Mail: event@duw-berlin.de

Details dazu finden Sie in dieser Pressemitteilung der DUW
Für die Teilnahme am Webinar benötigen Sie eine stabile Internetverbindung sowie einen aktuellen Browser mit Flash-Plugin; ein Headset ist zu empfehlen.
Der Link zum Webinar sowie eine kurze Anleitung werden Ihnen nach Eingang Ihrer Anmeldung per E-Mail zugeschickt.

Auch auf die Gefahr hin, dass Sie das als aufdringliche Werbung empfinden: Ich möchte Ihnen noch einmal das Buch von Berta C. Schreckeneder ans Herz legen. Es ist eines der besten PM Bücher, das ich in letzter Zeit in die Hände bekommen habe.

Zwischenstand: Linien- vs. Projektarbeit

Die Blitzumfrage der letzten 7 Tage zum Thema „Linien- vs. Projektarbeit“ hat folgendes Zwischenergebnis gebracht:

Die Leser/innen des PM Blogs sind sich sicher, dass die Bedeutung projektorientierter Arbeits- und Organisationsformen in Zukunft weiter zunehmen wird (N=54):

Ein/e Leserin war der Ansicht, dass die Bedeutung der beiden Arbeitsformen ungefähr gleich bleiben wird.

Naturgemäß sieht das Ergebnis bei der Fragen nach der ungefähren Verteilung zwischen Linien- und Projektarbeit wesentlich differenzierter aus (N=92):

Erläuterungen:

Wie alle Blitzumfragen auf diesem Blog wurde natürlich auch diese Umfrage nicht nach wissenschaftlich-empirischen Gesichtspunkten durchgeführt. Das Ziel ist (wie immer) lediglich, ein kurzes Stimmungsbild bei den Leser/innen dieses Blogs abzuholen.
Die Interpretation der Ergebnisse überlasse ich gänzlich den Leserinnen und Lesern.
Allerdings erlaube ich mir, auf einige zusätzliche Informationen und Fakten zu dem Thema hinzuweisen.

Weiterführende Informationen:

Das Beratungsunternehmen SOLCOM führte 2010 eine Umfrage unter den Leser/innen ihres Online-Magazins durch (N=268). Thema war ein Ausblick auf den Projektmarkt 2011. Die Studie kann hier herunter geladen werden.
Die Deutsche Bank Research prognostiziert bis 2020 ein dynamisches Wachstum der Projektwirtschaft (Studie zum Download). 2020 sollen bereits 15 % (!) der gesamten Wirtschaftsleistung in Deutschland in projektorientierten Arbeitsformen erbracht werden (Vergleich: 2002 waren es 2 %).

Ich freue mich über Hinweise zu weiteren Untersuchungen und Studien (idealerweise repräsentativ) zu dem Thema!

Blitzumfrage 30: Linie vs. Projekt

Die Zeit für eine kurze Blitzumfrage ist mal wieder angebrochen. Heute würde ich gerne von Ihnen erfahren, welchen Stellenwert Projektarbeit im Verhältnis zu Linienarbeit in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation hat. Dazu habe ich folgende Fragen formuliert:

Organisation, Führung und Management 2.0

Das Internet als „Lern- und Entwicklungsmedium“

In den letzten Jahren ist meine Überzeugung gereift, dass die intensive Auseinandersetzung mit dem Internet, Web 2.0, Social Software, Social Media etc. pp. nicht nur eine Freizeitbeschäftigung oder Zeitverschwendung darstellt. Vielmehr ist mir immer bewusster geworden, dass man als aktiver und intensiver Nutzer und Beitragender in den viel diskutierten „neuen Medien“ tagtäglich dazu lernen und profitieren kann. Einige Beispiele:

In den letzten 6 Jahren habe ich durch’s Bloggen hunderte wertvolle persönliche und geschäftliche Kontakte knüpfen dürfen. Diese Menschen und menschlichen Kontakte haben mein Denken und Handeln wesentlich geprägt.
Auf den diversen Sozialen Plattformen (Twitter, Facebook, Youtube, Slideshare etc.) nehme ich täglich interessante (Lern)Impulse auf, die für mich mindestens denselben Stellenwert haben wie ein „klassischer“ selbstgesteuerter Lernprozess (Literaturstudium, wissenschaftliches Arbeiten…) oder Seminare, Lehrgänge etc.
Und, was mir mittlerweile fast am wichtigsten erscheint: Im Internet passiert das, was Prof. Dr. Kruse als „Musterbildung“ bezeichnet (1 | 2). Jenseits der bewussten Wahrnehmung lernt unser Gehirn (Verhaltens)Muster, die jenseits unseres aktiven Verstehens liegen. Konkret bedeutet das, dass man als aktiver Nutzer und Beitragender des „neuen Internets“ im wahrsten Sinne des Wortes ein ausgeprägtes Gespür für gesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Entwicklungen bekommt.

Nicht, dass Sie mich jetzt falsch verstehen: Das Internet wird niemals die persönliche und reale Begegnung zwischen Menschen ersetzen können! Aber in manchen Aspekten ist das Internet ein höchst effektives Lern- und Entwicklungsmedium, das komplett neue Potenziale und Chancen ermöglicht.

Organisation, Führung und Management 2.0

Vor dem Hintergrund meiner oben skizzierten Überzeugungen und Erfahrungen hat folgender WiWo-Gastbeitrag von Dr. Willms Buhse, Inhaber von doubleYUU, bei mir besonderes Interesse geweckt: „Welche Eigenschaften brauchen Leader?“

Darin beschreibt Dr. Buhse anhand praktischer Beispiele, welche Prinzipien und Werte derzeit im Web 2.0 und in der agilen Softwareentwicklung schon gelebt werden, die in Zukunft auch in (allen?) anderen Wirtschaftsbereichen Anwendung finden werden. Einige Hypothesen des Artikels sind:

Kollaborative, vernetzte und offene (Produkt)Entwicklungsprojekte können in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen (Bsp: „Local Motors„).
Professionelle Führungskräfte des 21. Jahrhunderts haben einen „digitalen Mindset“. Sie verstehen, wie das Internet funktioniert.
Die „Führungskraft 2.0“ hat Werte verinnerlicht, die für die Netzgemeinde selbstverständlich sind: „Offenheit, Transparenz, Agilität, Flexibilität und Dialogbereichtschaft.„
Die agile (Software)Entwicklung macht uns vor, wie „klassisches Management“ durch selbstorganisierte Teams in weiten Teilen abgelöst werden kann. Kooperative Führung, Orientierung am großen Ganzen aber Vorgehen in kleinen Schritten, permanente Anpassung an Wandel und Veränderung und „echte“ Teamarbeit. So werden die Top-Unternehmen (bzw. Wertschöpfungs-Netzwerke) in Zukunft arbeiten!

Fazit: Willms Buhse hat einen tollen Artikel geschrieben, der die Grenzen zwischen der „analogen und der digitalen Welt“ verschwimmen lässt. Recht so, denn in Wahrheit wachsen die beiden Welten derzeit mit rasender Geschwindigkeit zusammen. Deshalb hat schon Peter Kruse am Ende seines vielbeachteten Vortrags 2010 bei der re:publica in Berlin gesagt: „Und bist Du nicht willig, so brauch ich… GEDULD.“

Mentale Stärke im Management

Günter Spiesberger ist ein erfahrener Wirtschafts- und Mentalcoach, mit dem ich seit längerem zusammen arbeite. Er betreut neben Unternehmen und Top-Managern auch eine Reihe von Leistungs- und Spitzensportlern.

Am 19. und 20. April 2012 bietet Günter einen Exklusiv-Workshop in Brand im Montafon (AUT) an. Mit dabei sind u.a. auch die aktuelle Weltklasse-Skiläuferin Michaela Kirchgasser und Valentin Tschebroukov, ehemaliger Weltcupsieger im Ringen. Eine detaillierte Kursbeschreibung finden Sie hier.

„The DNA of Lean and Agile…“

InfoQ ist eine der größten und populärsten Plattformen zur Verbreitung von Wissen und Erfahrungen aus den Bereichen

Softwareentwicklung,
Innovation und
agiles Management.

Dort bin ich auf einen tollen Vortrag von James Sutton gestoßen: „Go With The Flow: Why Lean Ideas Like Kanban Work So Well In Software„. Inhalte sind u.a.:

lean principles / lean paradigm
craft paradigm
failure of traditional management
people come first
lean-friendly organizational environments
trust (creditibility, consistency, alignment, reputation, contribution, references)

Besonders interessant finde ich auch, dass er sich auch recht kritisch gegenüber der agilen Softwareentwicklung / dem agilen Projektmanagement äußert. Seiner Ansicht nach setzt man sich in der „agilen Welt“ zu wenig intensiv mit der Vision und dem Business Case des Kunden auseinander.

Dies mag in seinem Bereich stimmen – ich konnte das bislang nicht feststellen. Wo ich Suttons Meinung aber zu 100% teile ist, dass die Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen, Zielen und auch dem Kontext des Kunden ein zentraler Erfolgsfaktor für (Entwicklung)Projekte ist. Egal, mit welchem PM Ansatz man die Entwicklung gestaltet und koordiniert.

PS: Die Folien zum Vortrag können parallel angezeigt werden: