„A fool with a tool is still a fool“ – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.
Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.
1) Mindmapping
Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:
- Sitzungsmoderation und -dokumentation
- Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
- Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
- Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)
Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.
(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.
2) Office Applikationen
Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:
- Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
- Präsentationen
- Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen
Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.
Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.
Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.
3) Vernetztes Denken
Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.
Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:
- CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
- Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas „organischer“ als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für „weiche Themen“.
Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.
4) Gantt Charts / Balkenplanung
Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.
Kostenlose Tools sind OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.
5) Kommunikation und Kollaboration
Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese „weichen Faktoren“ eher funktionieren, wenn das „harte Projektmanagement“ drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.
Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:
- Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
- Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
- Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
- Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
- Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)
Fazit
Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.
Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.
In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!
Sehr informativ. Gerade die Tools für vernetztes Denken sind mir eher unbekannt und wert einmal ausprobiert zu werden. Interessant auch, dass Projektmanagement mit nahezu kostenfreien Werkzeugen möglich ist.
Zu 4) können wir einige Erfahrung mit OpenProj einbringen. Wir verwenden das Tool gerne als schnelle Übergangslösung, wenn es darum geht Projektmanagement-Strukturen in einem Unternehmen einzuführen und eine Projektmanagement-Software noch nicht zur Verfügung steht. Die Bedienung bei Zeit- und Kostenplanung ähnelt Merlin und MS Project sehr. Recht einfach lassen sich entsprechende Gantt-Pläne aufbauen. Eine einfache Projektsteuerung mittels „Basislinie“ ist ebenfalls möglich.
Die Software funktioniert auf MAC wie auf dem Windowsrechner. IT-Abteilungen haben wir bisher meist als recht offen hinsichtlich dieses Programms erlebt, da die Software wohl keine größeren Ansprüche stellt und recht sicher zu sein scheint (Angabe ohne Gewähr, da bin ich nicht tief genug drin.)
Allerdings wird es dann schwierig, wenn der Bildschirm zu klein wird oder die Umsetzung beginnt: die Formatierungs- und Druck-Funktionen können guten Gewissens als wenig brauchbar bezeichnet werden. Hier kommt allerdings zugute, dass die Dateien über XML zum Beispiel an MS Project oder Merlin übergeben werden können. Größere Probleme haben wir dabei bisher nicht entdecken können. Hinzu kommt, dass der Anbieter die Weiterentwicklung eingestellt hat.
Fazit: wenn schnelle eine Übergangslösung gebraucht wird, auf jeden Fall einen Versuch wert. Für den dauerhaften Einsatz wenig tauglich.
Punkt 6) möchte ich gerne anfügen: Mit http://www.smartsheet.com/ habe ich erstmals eine Online-Lösung für Projektplanung entdeckt, die recht belastbar erscheint. Tiefere Tests haben wir bisher nicht gemacht, ein Blick könnte aber lohnen. Steht auf unserer „Wunschliste“, das ist der Teil der Aufgabenliste, den wir „irgendwann mal“ machen werden. 🙂
Mit den besten Grüßen
Holger Zimmermann
„Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten.“
Dem kann ich nur vorbehaltlos zustimmen. Ich würde mittlerweile auch Stakeholder Management als eigenständigen Schlüsselfaktor aufführen. Ich kann dessen Bedeutung nie genug betonen. Gehört aber sicherlich zu Kommunikation.
„… halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend.“
Ja, absolut. Nur sollten solche Tools nicht einschliesslich dem Projektleiter dienen, sondern – gerade bei komplexen oder Standort / Länder übergreifenden Projekten – auch die „PM-Laien“ einbinden können (Stichwort Kollaboration). Wenn es aber darum geht, ein entsprechendes Werkzeug in einem Projekt einzusetzen, und zwar so, dass es von allen Beteiligten sofort verwendet man, wird die Auswahl an Tools dünner. Die meisten greifen dann doch wieder lieber zu Email und Excel-Sheets als Instrumente der Kollaboration.
Würde mich freuen, wenn Sie in diesem Zusammenhang einen Blick auf organisedminds.com werfen würden. Wir adressieren mit unserer Lösung genau dieses Problem.
Schöne Osterfeiertage!
Martin Blaha
OrganisedMinds
Eine Wunderwaffe für den Projektplan/Gantt, Reporting, Crowd Sourcing und so vieles mehr ist http://www.smartsheet.com