Team- und Projektarbeit kann nur gelingen, wenn die Kommunikation zwischen Menschen erfolgreich gestaltet wird. In diesem Zusammenhang ist es auffallend, wie wenig in vielen Unternehmen visualisiert wird. Besprechungen finden häufig ohne irgendwelche Methoden zur Visualisierung statt. Ich behaupte:
- Mangelhafte Visualisierung in Teams und Projekten führt zu
- Missverständnissen, Unklarheiten, ineffizienten Meetings etc. führt zu
- Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und schlechten Teamergebnissen.
Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.
1) Mindmapping
Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.
Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen „speedy“ auf die Leinwand bringen.
2) Notizen / Visual Facilitation
Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) „visual facilitation“ nenne.
Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:
- Schreibgerät und Block
- iPad, Adonit Pen + Goodnotes App (siehe Foto 1 oben)
- iPad, Adonit Pen + Paper-App (siehe Foto 2 oben)
Das „Kritzeln“ mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:
- einfaches Löschen, wechseln von Schreibgeräten, Farben etc.
- Skizzen können einfach als PDF oder in Bildformaten verschickt werden
- alle Skizzen sind übersichtlich in einem Gerät gespeichert
Nachteile:
- Die Methode kann nur in kleinen Runden (mit max. 3-4 Personen) angewendet werden.
- Es kann ein gewisses Ungleichgewicht zwischen dem/der „Kritzelnden“ und den anderen Sitzungsteilnehmer/innen entstehen.
3) Flipchart / Visualisierungs-Board
Der „Visualisierungs-Klassiker“ ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als „Visualisierungs-Board“ (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame „Kreativ- und Nachdenk-Sessions“.
4) Aufgaben-Board
Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.
Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.
5) Arbeitsergebnisse visualisieren
Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).
Fazit
Visualisieren, visualisieren, visualisieren!
PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:
