Erfolgreiches Projektmanagement ist schlank, einfach und verbindlich. Eine der überzeugendsten Formeln, die ich in diesem Zusammenhang in den letzten Jahren gehört habe, lautet (vgl. „Horstman’s Law of Project Management„):

„Who does what by when?“

Ist Ihnen das zu trivial? Ich finde, dass genau in der Einfachheit dieses Merksatzes seine Genialität liegt. Dies möchte ich kurz begründen. 

Wer? Was? Bis wann?

Gehen wir mal davon aus, dass die Anforderungen und Probleme, welche die Grundlage eines Projekts sind, ausreichend besprochen und analysiert wurden. Und gehen wir weiter davon aus, dass das gewünschte Ziel / das Ergebnis ebenfalls so klar ist, um das Projekt zu initiieren. Worauf kommt es dann an? Was ist bei der Umsetzung von Projekten entscheidend?

Ganz klar: Dass Sie möglichst

• die richtigen Aufgaben
• mit dem „richtigen“ Team
• in der vorgegebenen Zeit

erledigen. Nach dem Motto: Soviel Selbstverantwortung und -organisation wie möglich und genauso viel Management wie nötig. Denn produktiv sind Projektteams dann, wenn sie ARBEIT im Sinne von Aufgaben erledigen.

Ich behaupte provokant:

Viele Projektmanager/innen beschäftigen sich mittlerweile mehr mit Planungen, Kennzahlen, zahllosen Besprechungen und Berichten als mit dem, worauf es in Projekten ankommt. Nämlich: DIE ARBEIT GEMEINSAM ZU ERLEDIGEN.

Gezieltes Aufgabenmanagement

Ich möchte die Frage in den Raum stellen: Wie viele Unternehmen und Projektleiter/innen gehen bei der Planung und Verfolgung von Aufgaben wirklich konsequent vor? In wie vielen Unternehmen / Projekten werden Arbeitspakete klar und verbindlich definiert, zugeteilt und mit Terminzielen versehen? 8 von 10? Oder doch eher 2 von 10? Unsere Projekt- und Beratungserfahrung der letzten 15 Jahre hat gezeigt, dass hier leider ein ENORMES POTENZIAL verloren geht.

„Deadlines drive behaviour“

Einen letzten Aspekt möchte ich hierzu noch ausführen: Der am Beginn des Beitrags zitierte Mark Horstman („Horstman’s Law“, Teil 1, 2, 3, 4) beschreibt in den vier Podcast Episoden (die ich übrigens wärmstens empfehle) sehr treffend, dass Terminziele, die auch tatsächlich verfolgt werden, das Verhalten von Menschen und Teams entscheidend beeinflussen können. Dem stimme ich uneingeschränkt zu.

Nicht, dass ich falsch verstanden werde: Ich bin nicht dafür, den (Termin)Druck auf Teams immer weiter zu erhöhen, um „die Produktivität zu steigern“. Sehr wohl aber gilt es, gemeinsam realistische Terminziele festzulegen und diese konsequent zu verfolgen. Wenn Sie als Projektleiter/in hier schleißig arbeiten, ist eine unverbindliche und damit unproduktive Projektkultur die fast logische Konsequenz.

Schlankes Projektmanagement

Der Kern aller agilen Verfahren ist der Fokus auf wertschöpfende Arbeit. In Kombination mit den Kommunikationsroutinen (Iterationen) entstehen – im besten Fall – hocheffektive Organisationen. Genau darauf sollten sich auch Unternehmen in „klassischen Projektbereichen“ (z.B. Bauwirtschaft, Anlagenbau, Industrie…) wieder besinnen.

Es geht darum, Aufgaben im Team in einer gut abgestimmten Art und Weise und innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Dann wird (fast immer) alles gut 😉