Das angewendete Projektmanagement (Methoden, Prozesse, Tools…) sollte sich immer vom jeweiligen Projektproblem ableiten – niemals umgekehrt. In der Praxis bedeutet dies häufig eine Kombination klassischer und agiler Prinzipien, Praktiken und Tools.

Wir wenden in unseren Projekten seit einigen Jahren ein integriertes Projektmanagement-Konzept an, welches sich an einer Ebenen-Logik orientiert (siehe Grafik weiter unten). Auf der Planungsebene 1 vertrauen wir vor allem auf das PM Tool Merlin Project von ProjectWizards – quasi das MS Project für den Mac ;-).

Warum „Integriertes Projektmanagement“?

In einem früheren Beitrag (Projekt ≠ Projekt. Projektmanagement ≠ Projektmanagement) bin ich schon einmal näher darauf eingegangen: Jedes Projekt ist anders. Entsprechend müssen wir uns ausreichend mit der Frage auseinander setzen, welche PM Methodik für das jeweilige Vorhaben am besten geeignet ist.

Eines ist klar: Projekte und deren Umwelten sind in vielen Bereichen unsicherer, dynamischer und komplexer geworden. Agile Frameworks versuchen, dieser Entwicklung Rechnung zu tragen – in Summe sehr erfolgreich. Gleichzeitig ist richtig angewendetes klassisches Projektmanagement nach wie vor relevant und wichtig – besonders in „physischen Projekten“ (Bau, Maschinenbau, Produktentwicklung…). Entsprechend müssen Projektleiter und -teams Fähigkeiten aufbauen, beide PM Ansätze sinnvoll und bewusst miteinander zu kombinieren.

Integriertes Projektmanagement mit Merlin Project

Im folgenden Beitrag möchte ich kurz darauf eingehen, wie wir „Merlin Project“ in Projekten einsetzen.

Starten und Einsetzen

Merlin Project punktet bereits beim Start mit einem benutzerfreundlichen Interface. Einsteiger können dabei zwischen einigen Projektvorlagen wie beispielsweise der Bau eines Einfamilienhauses oder einem leeren, neuen Projekt wählen.

Merlin Project – vor allem auch die brandneue Version, die wir für diesen Blogbeitrag getestet haben – kann sofort durch einfaches Handling punkten. Phasen und Arbeitspakete können bis ins Detail geplant und verknüpft werden. Wir versuchen bei mittelgroßen Projekten, die Vorgangsanzahl von 80-100 nicht zu überschreiten. So bleiben Projekte übersichtlich und gut strukturiert.

Ressourcen lassen sich anschließend schnell und einfach zuweisen. Im laufenden Projekt sind Fortschritte auf einen Blick erkennbar und zeigen den Status einzelner Arbeitspakete und diese hochgerechnet auf das Gesamtprojekt auf.

Darstellungen eines Projektes

Ein dickes Plus gibt es für die unterschiedlichen Darstellungen eines Projektes. Sei es ein Projektstrukturplan, ein Mindmap, ein Organigramm, ein monetärer Soll-Ist-Vergleich oder auch die Arbeitsverteilung die aus einem Projekt generiert. Jede einzelne Ansicht kann in verschiedenen Phasen zum Projekterfolg beitragen. Die Voraussetzung ist dabei selbstverständlich die Qualität (z.B. Arbeit, Fertigstellungsgrad, Ressourcen…) der eingepflegten Daten. Hier ist die Mitverantwortung jedes Projektmitgliedes gefragt, um fortlaufend aussagekräftige Projektdaten und -informationen zur Hand zu haben.

Besonders die neue Mindmapping-Funktion hat mich begeistert. Ich muss mich zuerst noch etwas an das Handling gewöhnen, aber diese Funktionalität ist eine echte Erleichterung, um Projekte rasch und systematisch zu planen.

Zusammenarbeit

Auch die Zusammenarbeit mit dem Projektteam stellt sich in der neuen Merlin-Version als sehr einfach heraus. Projektpläne können einfach geteilt und als Kalender abonniert werden. Werden Änderungen vorgenommen und die Datei anschließend gespeichert, werden abonnierte Kalender automatisch aktualisiert. Auch ein Export im Format eines MS Project Files ist möglich, um die Projekte mit Windows Usern ebenfalls zu teilen.

Fazit

Merlin Project schneidet mit einem großen Leistungsumfang als Software für „klassisches“ Projektmanagement überragend ab. Wir setzen Merlin bewusst als Client-Tool in Kombination mit Collaboration Tools wie dem Confluence Wiki sowie dem JIRA Aufgabensystem ein.

Hinweis: Merlin ist aus meiner Sicht ein hervorragendes Tool – ich nutze es bereits seit vielen Jahren und habe es schon vielen Kunden empfohlen. Es wird Ihnen aber nicht entgangen sein, dass wir aus dieser Historie heraus auch mit ProjectWizards kooperieren. Dies äußert sich u.a. auch durch die eingeblendeten Werbebanner auf dem PM Blog.

Entsprechend habe ich auch nicht den Anspruch, in der Sache 100% objektiv zu sein. Das will ich auch gar nicht. Denn ich empfehle nur jene Produkte und Dienstleistungen weiter, von denen ich auch persönlich überzeugt bin. Und dies ist im Fall von Merlin absolut gegeben.