Schlagwort: Arbeitsmethodik

Logical Framework Approach (LFA)

Definition

Der Logical Framework Approach (LFA) ist ein PM-Vorgehensmodell, das in den späten 60-er Jahren von der „US Agency of International Development“ entwickelt wurde. Seit vielen Jahren wird die LFA-Methodik auch für die Entwicklungsprojekte und -programme (z.B. in der EU) angewandt.

Kurzbeschreibung

Die LFA Methodik zeichnet sich duch einen besonders hohen Grad an Systematik aus. Das zentrale Werkzeug ist die sogenannte Logical Framework Matrix (auch Logframe Matrix, siehe Bild oben). In ihrer Grundversion besteht die Logframe Matrix aus 4 Zeilen (vertikale Logik) und 4 Spalten (horizontale Logik). Zuerst zur vertikalen Logik, den Zeilen. Diese sind:

  • Overall Objectives / Impact (= Oberziel)
  • Purpose / Outcome (= Projektgesamtziel)
  • Results / Outputs (= messbare Resultate)
  • Activities / Tasks (= Aktivitäten, Maßnahmen)

(Quelle: European Commission [2004]: Project Cycle Management Guidelines, S. 58)

Vertikale Logik

Die vertikale Logik enthält die Ziele-Hierarchie (= project description or intervention logic). Dabei werden die jeweiligen Umfeld- und Systembedingungen (= assumptions) in Verbindung gebracht mit den zu erledigenden Aufgaben (= Tasks), den erwarteten Ergebnissen (= Outputs), dem Beitrag zu den nutzenstiftenden Projektzielen (= Outcome) sowie den übergeordneten, strategischen (Entwicklungs)Zielen (= Goal).

(Quelle: Australian Government [2005]: The Logical Framework Approach, S. 18)

Horizontale Logik

Die horizontale Logik – sprich die Spalten – besteht aus Indikatoren zur Messung der einzelnen Ziele-Dimensionen sowie aus den wesentlichen externen Faktoren (= assumptions), die den Projekterfolg beeinflussen können. Die 4 Spalten sind:

  • Project Description (= Ziel-Hierarchie, siehe oben)
  • Indicators (= Indikatoren, Kennzahlen)
  • Source of Verification (= Nachweismöglichkeit, Erfassungsmöglichkeit)
  • Assumptions (= Annahmen, Voraussetzungen)

Wenn die Logframe Matrix vollständig ausgefüllt wird, dann enthält sie folgende Informationen:

 

Nutzen

Die Logframe Matrix zwingt Projektteams und -leiter/innen zu systematischer Ziele- und Aufgabenplanung:

  1. Beantwortung der Fragen Warum, Was und Wie? –> Impact, Outcome, Output, Activities
  2. Wie kann man die jeweilige Zieldimension messen? –> Indicators
  3. Woher bekommen sie die Daten / Kennzahlen? –> Source of verification
  4. Wodurch kann der Projekterfolg beeinflusst werden (= Projektkontext, Stakeholders)? –> Assumptions

 

Weiterführende Informationen

Nachtrag: Dieser Artikel ist am 1.8.2007 auf dem PM Blog erstmalig erschienen. Ich habe ihn aus aktuellem Anlass etwas überarbeitet und neu veröffentlicht.

IOOI Methode: Nie wieder unklare Projektziele!

iooi.jpgEine saubere und möglichst exakte Zieleplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor in Projekten – da sind sich die Experten aber auch die Praktiker weitgehend einig.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand „IOOI“ getauft 🙂

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese „weichen Ziele“ kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

100% kostenloses Projektmanagement eBook

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Das Buch „Endlich im grünen Bereich“ von Roman Heimbold, erschienen im mitp Verlag steht HIER (9,3 MB) völlig kostenlos zum Download bereit. Nach dem ersten „Drüberschauen“ erscheint das Buch sehr praxisnah und verständlich zu sein – wirklich brauchbar.

Roman Heimbold ist ein Experte und Praktiker der „neuen Generation“, die ihr Wissen und ihre Erfahrungen offen mit anderen teilen. Außerdem orientiert er sich nicht nur an „altem Wissen“, sondern traut sich auch, eigene Gedanken und Ansätze zu publizieren, die sich mit seiner persönlichen Praxis und Erfahrung decken. Das ist ganz nach meinem Geschmack! 😉

Zum Buch gibt’s auch eine Webseite – und auch der Blog von Roman Heimbold ist lesenswert – allerdings nicht mehr aktuell.

(via ToolBlog)

Übrigens: Dr. Georg Angermeier vom Projektmagazin hat das Buch rezensiert.

DIN Normen im Projektmanagement

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

  1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
  2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
  3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in den meisten allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

    Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

    Und so funktioniert’s:

    1. User anlegen
    2. Blog anlegen
    3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
    4. Teammitglieder einladen
    5. Und los geht’s!

      Vorteile:

      – Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
      – Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
      – Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
      – Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
      – Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
      – Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

        Nachteile:

        – Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
        – Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
        – Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

          Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

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          Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

          Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

          MindMapping aus dem Hause Weilgut

          Gerade bin ich über eine Presseaussendung gestolpert, in der die Software-Schmiede „Haus Weilgut“ ihre neue kombinierte MindMapping und Projektmanagement Software anpreist (MindPlan 3.0). Besonders interessant soll das Tool für jene Unternehmen sein, die Lotus Notes im Einsatz haben.

          Mit der MindPlan hat das Unternehmen offensichtlich schon mehrere Preise abgesahnt, unter anderem auch den Lotus Award.

          Auf der Webseite wird auch eine kostenlose Personal Edition des Tools angeboten:

          Was mich aber spontan sehr stört ist die Tatsache, dass sie einem dafür gleich die vollständigen Kontaktdaten „abluchsen“ möchten.

          Ansonsten sieht die Lösung aber recht übersichtlich und interessant aus – ein Test lohnt sich allemal. Super wäre, wenn ein/e Leser/in dieses Blogs seine/ihre Testergebnisse hier als Kommentar posten könnte.

          Kompetent präsentieren – Mehrwert bieten

          Auf dem //SEIBERT/MEDIA Weblog habe ich einige interessante Artikel zum Thema Präsentieren gefunden. Diese möchte ich Ihnen nicht vorenthalten:

          Tipp 1: Mit kompetenten Präsentationen einen Mehrwert bieten

          Tipp 2: Begeistern durch professionelle Präsentationen! (inkl. Podcast)

          Wirklich gute und nützliche Tipps!