MindMapping zur Sitzungsmoderation

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Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Simplify your Projects!

Fokus auf die Ziele

In der Praxis ist immer wieder zu beobachten, dass Projektteams sehr aufgabenorientiert (anstatt zielorientiert) vorgehen. Schwieriger Satz – einfache Logik.

Im Zentrum des Denkens und Handelns sollten immer die Ziele stehen, die erreicht werden sollen.

– Warum machen wir das eigentlich (Impact)?
– Welchen Nutzen soll das Projekt generieren (Outcome)?
– Was soll konkret entstehen (Outputs)?

Erst, wenn alle Beteiligten einigermaßen dasselbe Bild von der Zieldimension des Projekts haben, sollten und können Sie die Aufgaben planen (in Form von To-Do-Listen, Projektstrukturplänen, Balkenplänen etc.).

Regel 1: Die zu erledigenden Aufgaben ergeben sich aus klaren, messbaren und unmissverständlichen Zielen – nicht umgekehrt!

Was häufig für Missverständnisse sorge ist die Tatsache, dass Ziele fast gleich lauten wie die dazu gehörigen Aufgaben. Ein Beispiel: Das Ziel heißt „Kernprozesse sind identifiziert“. Die dazugehörige Aufgabe heißt „Kernprozesse identifizieren“. Erkennen Sie den kleinen aber feinen enormen Unterschied?

Ein Ziel ist ein erstrebenswerter Zustand in der Zukunft. Ziele muss ich messen können, denn ich muss ja wissen, wann das Ziel erreicht ist.

Eine Aufgabe hingegen (= Arbeitspaket, To-Do, Task, Vorgang etc.) ist der Arbeitsschritt (oder auch mehrere), der zur Erreichung dieses Ziels führt.

Regel 2: Achten sie auf exakte Formulierungen bei Zielen und Aufgaben (… ist erstellt / … erstellen).

Ich persönlich differenziere die Ziele- und die Aufgabenebene wie folgt:

Ziele-Ebene:

– Ziele (Outputs, Outcome, Impact)
– messbare Ergebnisse / Deliverables
– Meilensteine / Milestones
– …

Aufgaben-Ebene:

– Arbeitspakete (AP)
– Teilaufgaben (TA)
– Projektphasen
– Aufgaben
– Vorgänge
– Tasks
– To-Do’s
– …

Simplify your Projects!

CMMI – Methode zur Prozessverbesserung (auch im Projektmanagement)

Die Differenzierung zwischen Projekt und Prozess ist oft nicht eindeutig möglich. Oder anders ausgedrückt: Die Grenze zwischen Projekt und Prozess ist fließend. Denn beide Arbeitsformen haben einige Gemeinsamkeiten:

– Systemcharakter: Input – Transformation – Output
– ablauforientiert
– Aktivitäten, die logisch miteinander verbunden sind
– idR klar definierte Ziele

    Der Prozessgedanke hat in den letzten Jahren Einzug in das (moderne) Projektmanagement gehalten. Man spricht beispielsweise von prozessorientiertem Projektmanagement, von Projektmanagement-Prozessen oder auch von Projektprozessen.

    Und so wurden auch Konzepte und Methoden, die ursprünglich zur Optimierung von (Software)Entwicklungsprozessen angewendet wurden, auf das Projektmanagement übertragen. Der bedeutendste Vertreter, der hier zu nennen wäre, ist das CMMI Modell des Software Engineering Institute (SEI) an der Carnegie Mellon University. Daraus entstanden sind Reifegradmodelle (wie OPM3, Kerzner PMMM, PM Delta etc.) zur Optimierung des unternehmensweiten Projektmanagements bzw. zur Optimierung von Projekt(management)prozessen.

    Wenn Sie sich mit der Implementierung oder Professionalisierung von Projektmanagement in Ihrem Unternehmen beschäftigen, dann macht es meines Erachtens auch absolut Sinn, die CMMI Methode mal genauer unter die Lupe zu nehmen. Denn die Systematik ist generell sehr gut – auch wenn sie diese nur als grobe Orientierung und Richtschnur hernehmen.

    Ich empfehle zum Einlesen folgende Links und Dokumente:

    CMMI – ein Werkzeug zur Prozessverbesserung, Computerwoche

    CMMI Overview, SEI (600 KB)

    Für Fortgeschrittene: Ahlemann, F.; Schroeder, C.; Teuteberg, F. (2005): Kompetenz- und Reifegradmodelle für das Projektmanagement – Grundlagen, Vergleich und Einsatz, Osnabrück: ISPRI, 2005, Nummer: 1 –> Bestellung oder weitere Informationen am besten gleich bei Hr. Ahlemann anfordern.

    Projekte einfach erfolgreich managen

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    Das Motto des PM-Blogs lautet „Simplify your projects„. Denn gutes, erfolgreiches Projektmanagement muss nicht darf nicht kompliziert sein, sondern vielmehr pragmatisch, einfach und dynamisch.

    Kürzlich bin ich auf einen Blog-Eintrag von D. Keith Robinson, Creative Director eines Design-Unternehmens in Seattle, gestoßen. Der Titel lautet: Project Management made easy. Damit hat er natürlich meine Aufmerksamkeit geweckt. Ich habe seine Punkte für Sie mal sinngemäß übersetzt und zusammen gefasst:

    1) Projektmanagement ist nicht so schwierig und kompliziert, wie viele denken.

    Im Kern ist Projektmanagement einfach. Denn was passiert in Projekten eigentlich? Wir haben eine – meist komplexe – Aufgabe, die wir in kleinere Teile (Ziele, Aufgaben etc.) herunter brechen. Als Projektmanager/in können und dürfen Sie nicht alles selbst machen, sondern Sie müssen Aufgaben delegieren. Und vor allem müssen Sie sicher stellen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden – in der geplanten Zeit, der geplanten Qualität und den zur Verfügung stehenden Ressourcen.

    Und wie erreichen wir das? Ein sauberer Plan, gute Teammitglieder, klare Anforderungen, proaktive Kommunikation, ein klarer zeitlicher Rahmen, Fixtermine, ein Budget etc. Wenn Sie sich genug (genug muss nicht viel bedeuten) Zeit nehmen, Projekte zu analysieren und zu planen, werden Sie häufig feststellen, dass der „Job“ durchaus machbar ist. Reden Sie Projekte nicht schwieriger, als sie ohnehin schon sind. Gehen Sie die Dinge an, Punkt für Punkt, Arbeitspaket für Arbeitspaket.

    2) Kick Off

    Die Initierung und der Start von Projekten sind absolut erfolgskritisch. Stellen Sie sicher, dass das Team die Aufgabenstellung und die (Kunden)Anforderungen gänzlich verstanden haben. Versuchen Sie, möglichst alle Informationen zum Projekt zusammen zu tragen. Auch jene, die Ihnen spontan als unwichtig erscheinen.

    – Wie lauten die Projektziele?
    – Welche Stakeholder (Anspruchsgruppen) hat das Projekt?
    – Gibt es einen unwiderrufbaren Endtermin (Deadline)?
    – Wer hat welche Rolle?
    – Sind Erwartungen klar definiert und allen Beteiligten klar?
    – etc.

      Diese Liste kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Die Grundidee besteht aber darin, am Projektbeginn so viel Information wie möglich zu sammeln, zu verteilen und zu analysieren. Stellen Sie sicher, dass jedem/jeder Beteiligten von Beginn an klar ist, was erwartet wird.

      3) Transparente Dokumentation

      Stellen Sie zu jeder Zeit des Projekts sicher, dass die ursprünglichen Ziele, Anforderungen, der Projektumfang etc. klar dokumentiert sind. Umsetzungsformen: Projektauftrag, Lastenheft, Pflichtenheft, technische Spezifikationen, Projektverträge etc. –> Jeweils von beiden Seiten Auftraggeber und Projektleiter/in schriftlich freigegeben.

      4) Terminplan, Arbeitspakete und Meilensteine

      Am Beginn eines Projekts werden Sie wahrscheinlich einen mehr oder weniger exakten Terminplan aufstellen. Konzentrieren Sie sich als Projektleiter/in auf die wesentlichsten Meilensteine, und lassen Sie die Expert/innen – sprich ihre Teammitglieder – die Details ausarbeiten. Warum?

      – Jeder arbeitet anders. Lassen Sie Ihre Teammitglieder so arbeiten, wie sie es gewohnt sind. Greifen Sie erst ein, wenn diese Arbeitsweise offensichtlich nicht zum Erfolg führt.
      – Ein derartiges Vorgehen (Prinzip: Selbstorganisation und Selbstverantwortung) schafft Vertrauen und erleichtert die Kommunikation.

        Stellen Sie insbesondere auch sicher, dass kritische Projekttermine, die „bottlenecks“ sind oder werden könnten, allen Beteiligten (glas)klar sind. Machen Sie Ihren Kunden klar, dass wenn sie wichtige Meilensteinergebnisse nicht rechtzeitig (schriftlich) freigeben, der Terminplan nicht gehalten werden kann. Und machen Sie klar, dass „Deadlines“ keine „Guidelines“ (sondern eben Deadlines) sind. Leben Sie Ihrem Kunden vor, was es heißt, Deadlines IMMER einzuhalten. Und wenn Deadlines nicht gehalten werden können, informieren Sie rechtzeitig und analysieren Sie die Gründe dafür.

        5) Kommunikation

        Gute, unmissverständliche und kontinuierliche Kommunikation ist vielleicht die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Geben Sie wöchentliche, komprimierte Statusberichte ab. Stellen Sie sicher, dass jede/r zu jederzeit weiß, was er oder sie zu tun hat. Seien Sie aber auch offen für kritische Fragen und Bedenken, die Ihre Teammitglieder äußern! Nehmen Sie sich einfach die Zeit, regelmäßig mit Ihrem Team zu kommunizieren – das ist die halbe Miete.

        Es ist oft verwunderlich, was eine kurze, wöchentliche Status-e-Mail bewirken kann, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Seien Sie offen und ehrlich, was Probleme, verpasste Deadlines, nicht zu erfüllende Erwartungen etc. angeht. Versuchen Sie nicht, Dinge zu verheimlichen – nicht einmal, wenn’s peinlich wird. Kunden und Auftraggeber haben in der Regel Verständnis, wenn Sie offen und ehrlich zu ihnen sind. Umgekehrt verschärfen sie die Probleme, wenn Sie sie vertuschen.

        6) Ein gutes Prozess- und Änderungsmanagement

        Jedes Projekt verändert sich während der Durchführung. Sie können einen noch so guten Prozess oder Ablaufplan entwickelt haben, meistens werden Sie den einen oder anderen wichtigen Punkt vergessen. Selbstverständlich können sich auch Ziele, Anforderungen und Projektinhalte ändern. Damit müssen Sie professionell umgehen können. Ein derartiges professionelles Änderungsmanagement ist aber selbstverständlich nur möglich, wenn Sie die Grundlagen des Projekts ausreichend dokumentiert haben (siehe Punkt 3).

        Wenn ein Kunde etwas möchte, das außerhalb des verabschiedeten Projektauftrags liegt, prüfen Sie genau, welche Auswirkungen diese Änderung auf das gesamte Projekt haben könnten. Lassen Sie sich wesentliche Projektänderungen IMMER vom Kunden gegenzeichnen. Insbesondere, wenn die Änderungen eine Auswirkung auf das Budget, die Termine oder die Qualität haben.

        Achten Sie auf einen soliden aber trotzdem flexiblen Änderungsprozess!

        7) Lassen Sie Software-Tools für sich arbeiten

        A fool with a tool is still a fool. Aber: Es gibt mittlerweile unzählige, mehr oder weniger gute Tools, die Ihnen den Alltag als Projektmanager/in erleichtern können. D. Keith Robinsons Favoriten sind Basecamp, Harvest, e-Mail und Chat. Meine persönlichen Favoriten sind MindManager, die ganz normalen MS Office Programme (aber innovativ und sinnvoll eingesetzt), e-Mail, Projekt-Blogs, Skype aber auch MS Project.

        Keiths PM-Erfolgsfaktoren nochmal im Gesamtüberblick:

        – Don

        Kostenloses Handbuch: Öffentlichkeitsbeteiligung

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        Projektmanagement ist eine Arbeits- und Organisationsform, die gerade auch im öffentlichen Bereich stetig und rasant an Bedeutung zunimmt. Denn insbesondere auf internationaler, nationaler, regionaler oder kommunaler Ebene gibt es eine Vielzahl von projektwürdigen (weil komplexen, neuartigen und zeitlich begrenzten) Aufgabenstellungen, die mit den starren Linienstrukturen kaum nicht effizient und effektiv zu bewältigen sind.

        Zugegebenermaßen ist die Projektkultur in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung noch ausbaufähig, um es mal diplomatisch zu formulieren. Andererseits gibt es auch eine laufend zunehmende Zahl von „gold nuggets“, nämlich hervorragend strukturierten und abgewickelten Projekten im öffentlichen Bereich.

        Meine persönliche These (auf Erfahrungswerten basierend 🙂 ):

        Die Komplexität von öffentlichen Projekten wird insbesondere durch die Komplexität des sozialen Kontextes bestimmt (Anspruchsgruppen, Stakeholder). Genau hier muss das Management öffentlicher Projekte auch einen gezielten Fokus setzen, nämlich in der systematischen Beteiligung der Anspruchsgruppen sowie im Informations- und Kommunikationsmanagement.

        Zur systematischen Einbindung der und Kommunikation mit den Anspruchsgruppen bietet uns die Theorie etliche Methoden, Verfahren und Techniken der (Bürger/innen)Beteiligung. Vor kurzem bin ich auf eine hervorragende Seite zu diesem Thema gestoßen, nämlich www.Partizipation.at.

        Die Seite bietet:

        • qualitativ hochwertige Informationen – völlig kostenlos
        • pdf2.gifDas Handbuch Öffentlichkeitsbeteiligung zum kostenlosen Download (in D und E; 3MB)
        • Beschreibung von Methoden und Basiswissen zum Thema
        • Praxisbeispiele
        • Tipps & Tricks
        • und vieles mehr…

        Für Projektmanager/innen im öffentlichen Bereich wirklich ein wahrer Fundus an hochwertigen Informationen und Hilfsmitteln! Die Seite zählt wirklich zum Besten, was es in dem Bereich im Internet gibt – und das auch noch kostenlos.

        "RUP – Rational Unified Process" in der Praxis

        Die objektorientierte Projektmanagement Methodik „Rational Unified Process“ von Rational Software (seit 2003 eine Division von IBM) wird im IT Projektmanagement sehr häufig angewendet. Zu Recht! Denn das Vorgehensmodell und die dahinter stehende Philosophie ist nach wie vor absolut „state of the art“.

        Die mehrdimensionale Systematik des RUP Modells kann übrigens auch hervorragend auf andere Projektarten übertragen werden.

        Kürzlich habe ich ein kostenloses White Paper der IT Firma „eFORCE Global, Inc.“ entdeckt, das ein aus meiner Sicht hervorragendes Beispiel einer konkreten Umsetzung des RUP Modells (wie auch des PMBOK von PMI

        Meeting-Kultur etablieren

        Um die Effizienz und Effektivität von Besprechungen, Workshops und Projektsitzungen ist es in vielen Unternehmen schlecht bestellt. Doch das muss nicht sein!

        Auf der Webseite von Cordula Nussbaum (Journalistin | Trainerin | Coach) habe ich nützliche Checklisten zur Verbesserung der Sitzungskultur gefunden. Und das beste daran ist: Die Checklisten können kostenlos herunter geladen werden:

        pdf2.gifMeeting-Kultur etablieren

        Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch, denn sie sitzen rund 30 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Stellen Sie gemeinsam in Ihrem Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigen Sie diese.“

        pdf2.gifCheckliste zur Vorbereitung von effizienten Besprechungen

        Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Mit dieser Checkliste reduzieren Sie den Organisationsstress vor einem wichtigen Meeting. Schritt für Schritt – und mit Häkchen für „erledigt“ – können Sie die einzelnen Punkte abgehen, um einen professionellen Rahmen für die geladenen Personen zu schaffen.

        Und für all jene, die sich eine Woche vor Weihnachten noch gestresst fühlen:

        pdf2.gifCordulas Checkliste Weihnachten

        Viel Spaß und Erfolg damit.