Projektkommunikation: Ein zentraler Erfolgsfaktor

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Diverse Studien belegen, was jedem/jeder erfahrenen Projektmanager/in klar sein sollte:

Die Projektkommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor (wenn nicht DER zentrale Erfolgsfaktor).

Wenn Informationen im Projekt nur schleppend oder gar nicht fließen, passieren Fehler, die Beteiligten arbeiten unkoordiniert in verschiedene Richtungen, dies wiederum führt fast zwangsläufig zu Konflikten und zu Demotivation. Deshalb hier meine Kommunikations-Tipps für den Projektalltag:

  1. Persönliche Gespräche: Sind durch nichts zu ersetzen. Besonders wichtig und wertvoll: Auch mal abseits des Alltags gemeinsam auf ein Feierabend-Bierchen gehen.
  2. Telefon: Angesichts der modernen, elektronischen Medien sind wir verleitet, das Telefon als Kommunikationsmedium zu vernachlässigen. Trotzdem ist der regelmäßige telefonische Kontakt mit den Projektmitgliedern sehr wichtig, um beispielsweise den Status der Aufgabenerledigung abzufragen, möglichen Problemen auf den Grund zu gehen oder einfach mal ein direktes Feedback zur letzten Sitzung einzuholen. Wenn Sie (zumindest) regelmäßigen telefonischen Kontakt mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern halten, bleiben Sie als Projektleiter/in „am Ball“.
  3. Projektsitzungen: Müssen unbedingt gut vor- und nachbereitet werden! Keine Sitzung ohne klare Ziele und Agenda. Zudem müssen Sitzungen entsprechend moderiert und die Ergebnisse prägnant protokolliert werden.
  4. Power-Teams: Intensive Team- und Arbeitssitzungen zu Zweit oder zu Dritt, in denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird. Optimale Dauer: 30 Minuten – 2 Stunden.
  5. Projekt-Blog: Hervorragende Möglichkeit, um Informationen nach dem Pull-Prinzip zu verteilen (anstatt Push wie beispielsweise e-Mail). Dies erfordert allerdings grundlegende Kenntnisse, wie ein Blog eingerichtet und gepflegt wird. Vorteile: Die einzelnen Teammitglieder finden immer den aktuellen Status im Blog – außerdem sind die wichtigsten Ereignisse, Dokumente und Informationen wie in einem Tagebuch gesichert.
  6. e-Mail / Aktennotizen / Briefverkehr: Eignet sich insbesondere für jenen Teil der Informationen, die schriftlich dokumentiert sein sollten (Anweisungen, Freigaben, Kundenkommunikation etc.).
  7. Internet-Konferenzen: Auch eine sehr interessante und wirkungsvolle Möglichkeit der Kommunikation – gerade bei räumlich getrennten Projektteams. Voraussetzung: Die Teammitglieder müssen technisch versiert sein.

Ich persönlich bin ein „Fan“ der direkten, persönlichen Kommunikation. Nur bleiben Sie als Projektmanager/in wirklich auf dem Laufenden. Zudem signalisieren Sie allen Projektbeteiligten, dass Sie die Zügel in der Hand halten und dass Ihnen der Projekterfolg am Herzen liegt. Weiterer Vorteil: Bestimmte Probleme oder Konflikte treten erst in persönlichen Gesprächen zutage.

Weitere Blogeinträge, in denen das Thema (direkt oder indirekt) Projektkommunikation behandelt wird:

SWOT-Analyse im Projektmanagement

Die SWOT-Analyse ist eine Technik, die hauptsächlich im Bereich der strategischen Unternehmensplanung eingesetzt wird. Sie kann aber auch in Projekten eingesetzt werden, um gemeinsam im Team

– die aktuelle Situation systematisch zu durchleuchten und
– Lösungsansätze und Gefahren in Richtung der Umsetzung zu diskutieren.

    SWOT steht für:

    1. Strengths (Stärken)
    2. Weaknesses (Schwächen)
    3. Opportunities (Chancen)
    4. Threats (Gefahren)

      Die ersten beiden Punkte (Stärken, Schwächen) sind eher vergangenheitsbezogen und nach innen gerichtet. Wichtig ist hierbei, dass es sich um relative Stärken bzw. Schwächen im Vergleich zu Wettbewerbern bzw. im Vergleich zu einer anzustrebenden Soll-Situation handelt.

      Die letzen beiden Punkte (Chancen, Gefahren) sind tendenziell eher zukunftsorientiert und nach außen gerichtet. Zum leichteren Verständnis eine kleine Grafik:

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      Die SWOT-Analyse entfaltet ihr volles Potenzial, wenn die vier Bereiche miteinander kombiniert werden. Hier ein weiteres Beispiel:

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      Zum gemeinsamen Sammeln und anschließenden Visualisieren der Punkte eignen sich folgende Methoden:

      – Metaplan-Kärtchen & Pinwände
      – Mind-Mapping (Softare & Beamer)

        Viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren.

        W Fragen für Fortgeschrittene

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        Wenn Sie sich an W-Fragen zur Konkretisierung und Planung eines Projekts orientieren, so ist dies in der Regel eine pragmatische und trotzdem (oder gerade deswegen) auch eine systematische Herangehensweise.

        Wenn die 6 W-Fragen oder der 30-Minuten-Projektplan für Sie zu wenig detailliert ist, dann habe ich heute etwas für fortgeschrittene W-Frager/innen: w-fragen_projektplanung.pdf

        Simplify your Projects!

        Der 30-Minuten-Projektplan

        Simplify your Projects“ lautet das Motto des PROJEKTMANAGEMENT BLOGS. Passend hierzu möchte ich Ihnen heute eine MindMap-Vorlage zur Grobplanung eines Projekts präsentieren:

        pdf2.gif30 Minuten Projektplanung

        Die Planungsschritte orientieren sich an den 6 W-Fragen. In ca. 30 Minuten sollte es damit möglich sein, ein neues Projekt inhaltlich grob zu umreißen und abzugrenzen („quick and dirty„). Auf dieser Basis kann eine erste Grundsatzentscheidung (Stop-or-Go) des Projektauftraggebers, des Kunden, der Geschäftsleitung etc. getroffen werden.

        In der Regel ersetzt eine derartige Grobplanung nicht die Detailplanung.

        Nachtrag vom 17. Juni 2007:

        pdf2.gifHIER finden Sie die Version 2.0 des 30-Minuten-Projektplans.

        Projektskizze

        Die Schritte von der Idee zum Projekt können als Projektinitiierung bezeichnet werden. Die Initiierung endet mit dem Projektauftrag, dem offiziellen Startpunkt eines Projekts.

        Ich persönlich verwende häufig das Instrument der Projektskizze, um Projektideen systematisch im Team weiter zu entwickeln und zu konkretisieren.

        Eine Projektskizze sollte zumindest folgende Informationen enthalten:

        • (vorläufiger) Projektname / Projekttitel
        • Ausgangssituation und Projekthintergrund
        • Projektzielsetzung (Gesamtziel & Teilziele) = Output
        • Projektnutzen und angestrebte Wirkung = Outcome, Impact
        • Projektorganisation / Projektteam
        • Projektstruktur / Ablaufmodell
        • Aufwandsschätzung und Projektbudget
        • Wirtschaftlichkeit (Business Case)

        Die Projektskizze ist damit sozusagen das „working document“, um Projektideen mit dem Auftraggeber, dem Kunden, möglichen Teammitgliedern, Experten, Partnern etc. zu konkretisieren. Auf dieser Basis werden in weiterer Folge Projektauftrag, eventuell detailliertere Pläne, Projektverträge etc. erarbeitet.

        "Sitzungs-Un-Kultur" bekämpfen

        pronect0041.jpgAls ProjektmanagerIn sind Sie auch dafür verantwortlich, dass die Projektsitzungen möglichst zielführend, zeit- und ressourcenschonend abgehalten werden. Von diesem Anspruch ist die Realität aber oft meilenweit entfernt.

        Wie sieht die Realität in vielen Unternehmen aus?

        • Sitzungen dauern fast immer länger als geplant.
        • Die meisten Meetings laufen nach einem ähnlichen Schema ab: Der Projektleiter liest die Tagesordnungspunkte vor, dann wird wild diskutiert, Meinungen und Standpunkte werden ausgetauscht, man verliert sich im Detail, dann müssen die ersten TeilnehmerInnen gehen, da sie schon zum nächsten Termin hetzen, und am Ende ist niemandem so richtig klar, was nun das genau Ergebnis der Sitzung ist.
        • Zu den Projektsitzungen werden immer alle Teammitglieder eingeladen. Schlussendlich soll sich ja niemand ausgeschlossen fühlen. Dann werden aber Themen diskutiert, die nur 2-3 Teammitglieder betreffen. Die restlichen Beteiligten sitzen desinteressiert da, sind gelangweilt oder diskutieren (unnötigerweise) mit.
        • Bei den ersten 3-5 Sitzungen sind noch die Mehrzahl der Eingeladenen anwesend. Danach nimmt die Teilnahme rapide ab.
        • Protokolle werden in den ersten Phasen des Projekts noch geschrieben, im Verlauf des Projekts wird aber immer häufiger darauf verzichtet. Es waren ja alle da und alle sind informiert…

        Diese Liste der Unzulänglichkeiten könnte noch beliebig lang fortgeführt werden. Wie könnten nun aber Auswege aus dieser „Sitzungs-Un-Kultur“ aussehen? Ich lehne mich mit meinen Vorschlägen übrigens auch an einige Aussagen des bekannten PM-Buchautors und Beraters Tom DeMarco an, den ich vor einigen Wochen „live“ in Wien erleben durfte:

        1. Jede Sitzung braucht ein klar definiertes Ziel (im Sinne eines messbaren Ergebnisses). „Mit welcher Entscheidung oder mit welchem Ergebnis möchten wir aus der Sitzung gehen?
        2. Gemeinsame Projektsitzungen sind nicht notwendigerweise auch „Arbeitssitzungen“. Im Gegenteil! Die Erarbeitung von Lösungen kann viel effizienter in Einzelarbeit oder kleinen (Arbeits)Teams zu 2-3 Personen erledigt werden!
        3. Gemeinsame Projektsitzungen (mit 8 oder mehr TeilnehmerInnen) sollten auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Sie dienen ausschließlich der Entscheidungsfindung und der Projektkommunikation. Sie sollten sich aber vorher fragen: „Betrifft das Thema wirklich ALLE Projektmitglieder?“
        4. Der Informationszweck einer Projektsitzung kann oft viel effizienter über andere Medien (Telefonat, Skype, Projektwebseite, Projektblog, e-Mail etc.) erreicht werden.
        5. Sitzungen, die länger als 1 Stunde dauern, sollten wenn möglich vermieden werden.
        6. Die Sitzungsform „Workshop“ sollte insbesondere am Beginn des Projekts und zu wesentlichen Zeitpunkten während der Durchführung eingesetzt werden. Workshops müssen unbedingt ausreichend vorbereitet und geplant werden.
        7. Versuchen Sie, möglichst viele Themen zu visualisieren. Mindmapping (+Beamer) eignet sich beispielsweise zum Sammeln von Ideen und Vorschlägen in den frühen Projektphasen, MS PowerPoint zum Präsentieren von Zwischenergebnissen und Konzepten (wenn Möglich nicht mehr als 10 Folien pro Sitzung).
        8. Bevor Sie eine Sitzung einberufen: Fragen Sie sich jedes Mal, ob die Sitzung wirklich notwendig ist und wer anwesend sein muss. Weniger ist mehr!
        9. Legen Sie die Sitzungsregeln am Beginn eines Projekts mit allen Projektbeteiligten fest.
        10. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Sitzung (z.B. in Form eines Ergebnisprotokolls). Diese Dokumentation sollten nach Möglichkeit 1-2 Seiten nicht überschreiten. Die Dokumentation beinhaltet auch, wer was bis wann zu liefern hat.

        Ich gebe zu, auch ich verstoße in meinen Projekten oft gegen die oben genannten Regeln eines effizienten und effektiven Sitzungsmanagements. Nichts desto trotz oder gerade deswegen sollte man sich diese Punkte immer wieder bewusst machen und versuchen, sie tagtäglich zu leben.

        Ihr Stefan Hagen

        PS: Vorab wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende! Im Gegensatz zum letzten Wochenende gibt’s bei uns nun tagsächlich 30-40 cm (und mehr) Neuschnee in den Schigebieten.