7 Tipps für ein Effektives Zeitmanagement

Der bewusste Umgang mit Zeit wird immer wichtiger. Denn sonst laufen wir Gefahr, uns zu verzetteln, ineffizient zu werden oder gar auszubrennen.

Effektives Zeitmanagement ist auf folgenden vier Ebenen essenziell (in dieser Reihenfolge):

ICH: Selbstmanagement
WIR: Team- und Projektmanagement
UNTERNEHMEN: Abteilungs- und Unternehmensmanagement
MARKT: Partner- und Kundenmanagement

Auf Slideshare habe ich diese übersichtliche Tabelle mit wertvollen Anregungen gefunden, die ich gerne mich Ihnen teilen möchte:

10 Wesentliche Gebote FüR Ein Effektives Zeitmanagement from Erik Wegener

Getting Things Done

Ich wende seit vielen Jahren die GTD Methode von David Allen an. Meine / unsere wichtigsten Organisations-Tools sind:

iPad pro mit Apple Pen: Notizen (Good Notes), eBooks, PDF’s
Macbook pro: Internet, Mail, Kalender, Mindmapping, Notizen und Texte (iA Writer)
Atlassian Jira: Selbst- und Aufgabenmanagement, Agiles Team- und Projektmanagement
Atlassian Confluence: Social Collaboration, Wissensmanagement, Projektmanagement, Ideenmanagement
Atlassian Jira Service Desk: Service- und Supportmanagement
Atlassian Stride: Kommunikationsmanagement

Wir haben es mittlerweile geschafft, zur zero-internal-e-mail-company zu werden. Wir nutzen Mails nur noch zur externen Kommunikation.

Klar, a fool with a tool is still a fool. Aber vorausgesetzt, dass man die Prinzipien eines modernen Selbst- und Teammanagement in sein Denken und Handeln integriert hat, können moderne IT-Tools die Produktivität um einen entscheidenden Faktor steigern.

A fool with a tool is still a fool. F*** it!

Sorry für den angedeuteten Kraftausdruck im Titel. Aber bei der Vorbereitung dieses Blogartikels ist in mir plötzlich eine gewisse Energie aufgestiegen, der ich Luft machen wollte.

Wir alle kennen den Spruch „A fool with a tool is still a fool„. Sehr gerne wird er auch im Zusammenhang mit Projekten oder der Professionalisierung von Projektmanagement verwendet. Dieser Glaubenssatz führt uns zunehmend in eine Sackgasse! Diese Erkenntnis ist in mir in den letzten 14 Jahren gereift, in denen wir etliche Organisationen bei der Professionalisierung und Weiterentwicklung ihres unternehmensweiten Projektmanagements begleitet haben.
„A fool with a tool is still a fool. F*** it!“ weiterlesen

Durch Enterprise 2.0 zur Lernenden Organisation

Enterprise 2.0 ist ein Konzept, das die Anwendung neuer Technologien (Wikis, Blogs, Soziale Netzwerke, Mobile Lösungen…) in Unternehmen beschreibt. Wir beschäftigen uns in der Unternehmensberatung bereit seit einigen Jahren intensiv mit dem Ansatz. Denn das wirklich spannende an den neuen Informations- und Kommunikationstechnologien ist nicht der technologische Aspekt, sondern vielmehr der sozial-kulturelle Aspekt. Unsere Überzeugung ist: Durch Enterprise 2.0 können persönliche und organisationale Entwicklungsprozesse wesentlich unterstützt werden – hin zur lernenden, anpassungsfähigen Organisation. „Durch Enterprise 2.0 zur Lernenden Organisation“ weiterlesen

Enterprise 2.0 – natürlich geht es (auch) um die Werte.

Zuerst möchte ich mich für die tollen und konstruktiven Kommentare (z.B. von G. Borck, C. Dethloff, M. Raitner, B. M. Schreurer, G. S. Bachbauer, S. Peschel) bedanken, die meine letzten beiden Blogposts zum Thema „Enterprise 2.0 / Projektmanagement 2.0“ (1 | 2) ausgelöst haben. Urlaubsbedingt habe ich leider etwas länger gebraucht, um die Inputs eingehend zu sichten, daraus zu lernen und meinen Standpunkt weiter zu erläutern. Diesen Blogpost möchte ich nun nutzen, um auf einige Aspekte näher einzugehen.

Die obige Präsentation soll dazu dienen, einige ausgewählte Aspekte grafisch aufzuarbeiten.

Begriffliche Klarheit

In der Präsentation habe ich versucht, einige Begriffe und Grundgedanken etwas klarer heraus zu schälen. Denn ich denke, dass in solchen Diskussionen häufig viel Energie verpufft bzw. verloren geht, indem die zentralen Begriffe nicht ausreichend abgegrenzt und definiert werden.

Hierbei habe ich natürlich nicht das Anrecht darauf, dass „meine“ Definitionen die richtigen sind. Ich möchte damit lediglich offen legen, an welchem Begriffsverständnis meine Argumentation ableitet.

Ursache und Wirkung

Offensichtlich ist das Missverständnis entstanden, dass es meine Meinung wäre, dass die fortschreitende Digitalisierung für die Entstehung gewisser „neuer“ Werte verantwortlich wäre. Dies habe ich natürlich so weder geschrieben und noch viel weniger gemeint.

Sehr wohl vertrete ich aber die Ansicht, dass…

neue Technologien gewisse „gute“ Werte (z.B. Respekt, Offenheit, Transparenz, Menschenwürde…) wieder stärker ins Bewusstsein rücken können,
dass dies auch ein wesentliches Ziel sein sollte,
dass gleichzeitig eine „Führungskultur 2.0“ (und die damit verbundenen Werte) eine gewisse Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Entwicklung hin zum „Enterprise 2.0“ ist,
dass Werte eine zentral wichtige Dimension in der gesamten Thematik darstellen und
dass Werte Ursache und Wirkung zugleich für den Transformationsprozess hin zum Enterprise 2.0 sind.

Auf der Folie # 9 habe ich das Modell eingefügt, an dem ich mich hier orientiere.

Enterprise 2.0 gestalten!

Ich setze mich leidenschaftlich dafür ein, dass wir uns noch viel stärker bewusst machen, dass WIR (und vor allem die Menschen mit Führungsverantwortung in Organisationen) den Wandel wesentlich selbst gestalten können und müssen. Mir geht es – ehrlich gesagt – auf den Keks, dass wir viel zu häufig von notwendigen Veränderungen sprechen, diese aber nur selten selbst in die Hand nehmen. Ich behaupte: Führungskräfte können und müssen wieder mehr Mut entwickeln und ihre Verantwortung wahrnehmen, um den Wandel aktiv zu führen und zu gestalten. Und genau in diesem Zusammenhang sehe ich in neuen Technologien und Social Software eine riesige Chance – gerade auch im Kontext „Projektmanagement“.

Ich freue mich auf weitere spannende Diskussionen!

Projektmanagement 2.0 – Chancen und Gefahren

Im Zusammenhang mit den begleitenden Recherchen zum letzten PMTV-Interview habe ich eine gute Präsentation zu „Projektmanagement 2.0“ gefunden. Sie stammt von Nina Braschler von der Namics AG, einer ~~alten~~ jungen Bekannten aus der benachbarten Schweiz.

Wie Nina richtigerweise konstatiert, verbirt sich hinter dem Buzz-Word „Projektmanagement 2.0“ vor allem ein verändertes Kommunikationsverhalten in Projekten. Dieses wird – im Optimalfall – unterstützt durch neue Technologien.

Auch die drei Thesen, die Nina zu dem Thema hat und die sie mit Chancen und Gefahren hinterlegt hat, sind für mich sehr schlüssig und treffend:

Web 2.0 im PM schafft Transparenz
Web 2.0 im PM eliminiert e-Mails
Web 2.0 im PM schafft Identität

Auch die Mythen, die darauf folgen, treffen den Nagel auf den Kopf:

Es braucht keine Meetings mehr.
Es braucht keinen Projektleiter mehr.
Es gibt keine Konflikte mehr.
Es braucht keine Kontrolle mehr.
Es braucht kein Projektmarketing mehr.

Nina, danke für diesen tollen Beitrag zu dem Thema.

PMTV008: Projektmanagement und Social Media

Frank Blome ist Gründer und Geschäftsführer der ProjectWizards GmbH. Sein Unternehmen hat in den letzten Jahren höchst erfolgreich die Mac-Software „Merlin“ entwickelt – quasi das MS Project für den Mac.

Durch die jahrelange PM-Erfahrung und vor allem auch durch die internationale Ausrichtung der ProjectWizards GmbH war Frank schon länger ein Wunschkandidat, um wieder einmal ein Interview im Rahmen unseres Formats „Projektmanagement TV“ durchzuführen. Nach Martin Seibert und Jens Hoffmann war Frank der dritte Interviewpartner, den ich zum Thema „Projektmanagement und Social Media“ (häufig auch als „Projektmanagement 2.0“ bezeichnet) befragt habe.

Dies waren die Themen:

Anwendungsbereiche von Social Media / Social Software im Projektmanagement
Ausblick – Wie könnte sich das Thema entwickeln?
Handlungsempfehlung für die Praxis

Franks wichtigste Aussagen waren:

Es geht um Kommunikation: Der Einsatz sozialer Webtechnologien muss im Zusammenhang mit dem Trend hin zu agilen Vorgehensweisen betrachtet werden. Denn das Agile Projektmanagement gründet auf dem agilen Manifest, welches wiederum den Austausch zwischen Menschen (= Kommunikation) höher gewichtet als Prozesse und Tools. Genau hier, nämlich in der Unterstützung der Kommunikation, können neue Technologien einen wertvollen Beitrag in Projekten leisten.
Einsatz verschiedener Tools: Bei ProjectWizards werden verschiedene Tools eingesetzt, um die Zusammenarbeit der internationalen Teams zu unterstützen und zu koordinieren. Im Wesentlichen sind dies iChat (Instant Messaging, Video Conferencing, Statusmeldungen), Blogs, ein Confluence Wiki (Kollaboration, Dokumentation, Kommunikation) sowie Jira (Aufgabenmanagement- und Bug-Tracking).
Anfangen und Erfahrungen sammeln: Franks zentrale Handlungsempfehlung für die Praxis ist, mit dem Thema einfach mal anzufangen. Die Auseinandersetzung mit den großen Social Media Netzwerken (Facebook, Twitter), Blogs etc. hilft, um in das Thema rein zu kommen. Dann sollte der unternehmensinterne Einsatz an kleinen „Pilotfällen“ ausprobiert werden.

Zugegebenermaßen tun sich kleine Unternehmen und Strukturen mit dieser „Trial and Error Strategie“ leichter als große Unternehmen. Mit steigender Unternehmensgröße wird ein geplantes Vorgehen in diesem Thema sicherlich wichtiger. Aber auch hier gilt: Soviel Planung wie nötig, soviel „learning by doing“ wie möglich.