Einfache Balkenpläne mit MS Excel erstellen (und mit Google Docs veröffentlichen)

Balkenpläne sind zur Aufgaben- und Terminplanung nach wie vor ein wertvolles Instrument. Allerdings sind mit Balkenplänen Chancen und Gefahren verbunden.

Chancen:

  • komplexe Zusammenhänge zwischen Aufgaben werden sichtbar (und dadurch plan- und steuerbar)
  • gutes Kommunikationsinstrument (gemeinsames Bild des Projekts)
  • Softwaretools wie MS Project, Merlin etc. bieten umfangreiche Funktionalität (Ressourcen, Kosten, Zeiterfassung…), um ein Projekt umfassend zu planen und zu steuern
  • klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten

Gefahren:

  • hoher Planungsaufwand, vor allem bei Änderungen und Anpassungen (Kosten-Nutzen?)
  • hoher Aufwand durch laienhafte Bedienung von Softwaretools –> Frust
  • nur bedingt geeignet bei agiler PM Methodik
  • zu starke Konzentration auf den Plan, Menschen im Projekt werden „vergessen“

Ich muss zugeben, dass es bei mir nur wenige Projekte gibt, bei denen ich einen Balkenplan von A bis Z durchziehe. Sehr wohl aber gibt es Projektphasen, in denen eine detaillierte Aufgaben- und Terminplanung sehr wichtig ist.

Häufig reicht es meines Erachtens aus, einen sehr pragmatischen Balkenplan in MS Excel zu erstellen. Wichtige Elemente sind:

  • Aufgaben / Arbeitspakete
  • Verantwortlichkeiten
  • Meilensteine / Deadlines
  • Aufwand / Kosten
  • Bearbeitungszeiten (Beginn / Ende)

Beispiel: Balkenplan in MS Excel (xls)

Ein weiterer Tipp: Wenn Sie einen Balkenplan in MS Excel erstellen, können Sie ihn beispielsweise über Google Docs im Internet für alle Teammitglieder bereit stellen und sogar dort online befüllen, ändern etc.. Ein echter Mehrwert! Hier ein Beispiel.

balkenplan_google_docs