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7 Tipps für ein Effektives Zeitmanagement

Der bewusste Umgang mit Zeit wird immer wichtiger. Denn sonst laufen wir Gefahr, uns zu verzetteln, ineffizient zu werden oder gar auszubrennen.

Effektives Zeitmanagement ist auf folgenden vier Ebenen essenziell (in dieser Reihenfolge):

  • ICH: Selbstmanagement
  • WIR: Team- und Projektmanagement
  • UNTERNEHMEN: Abteilungs- und Unternehmensmanagement
  • MARKT: Partner- und Kundenmanagement

Auf Slideshare habe ich diese übersichtliche Tabelle mit wertvollen Anregungen gefunden, die ich gerne mich Ihnen teilen möchte:

 

Getting Things Done

Ich wende seit vielen Jahren die GTD Methode von David Allen an. Meine / unsere wichtigsten Organisations-Tools sind:

  • iPad pro mit Apple Pen: Notizen (Good Notes), eBooks, PDF’s
  • Macbook pro: Internet, Mail, Kalender, Mindmapping, Notizen und Texte (iA Writer)
  • Atlassian Jira: Selbst- und Aufgabenmanagement, Agiles Team- und Projektmanagement
  • Atlassian Confluence: Social Collaboration, Wissensmanagement, Projektmanagement, Ideenmanagement
  • Atlassian Jira Service Desk: Service- und Supportmanagement
  • Atlassian Stride: Kommunikationsmanagement

Wir haben es mittlerweile geschafft, zur zero-internal-e-mail-company zu werden. Wir nutzen Mails nur noch zur externen Kommunikation.

Klar, a fool with a tool is still a fool. Aber vorausgesetzt, dass man die Prinzipien eines modernen Selbst- und Teammanagement in sein Denken und Handeln integriert hat, können moderne IT-Tools die Produktivität um einen entscheidenden Faktor steigern.

A fool with a tool is still a fool. F*** it!

Sorry für den angedeuteten Kraftausdruck im Titel. Aber bei der Vorbereitung dieses Blogartikels ist in mir plötzlich eine gewisse Energie aufgestiegen, der ich Luft machen wollte.

Wir alle kennen den Spruch „A fool with a tool is still a fool„. Sehr gerne wird er auch im Zusammenhang mit Projekten oder der Professionalisierung von Projektmanagement verwendet. Dieser Glaubenssatz führt uns zunehmend in eine Sackgasse! Diese Erkenntnis ist in mir in den letzten 14 Jahren gereift, in denen wir etliche Organisationen bei der Professionalisierung und Weiterentwicklung ihres unternehmensweiten Projektmanagements begleitet haben.
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Schöne neue Arbeitswelt? Projektmanagement und Zusammenarbeit 2.0?

Software Tools haben im Projektmanagement eine steigende Bedeutung. Warum? Die Menge an Informationen, die in Projekten (aber auch anderswo) verarbeitet werden muss, ist stetig im steigen begriffen. Entsprechend braucht es leistungsfähige und einfach zu bedienende Werkzeuge, um den Überblick nicht zu verlieren und Projekte möglichst einfach und klar zu steuern.

Auf dem PM Blog haben wir Aspekte zum Thema PM Software immer wieder diskutiert (nämlich z.B. hier, hier oder hier). Nun hat auch t3n seine Leser/innen nach den beliebtesten und am häufigsten eingesetzten Projektmanagement Tools gefragt.

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Projektmanagement 2.0 – Chancen und Gefahren

Im Zusammenhang mit den begleitenden Recherchen zum letzten PMTV-Interview habe ich eine gute Präsentation zu „Projektmanagement 2.0“ gefunden. Sie stammt von Nina Braschler von der Namics AG, einer alten jungen Bekannten aus der benachbarten Schweiz.

Wie Nina richtigerweise konstatiert, verbirt sich hinter dem Buzz-Word „Projektmanagement 2.0“ vor allem ein verändertes Kommunikationsverhalten in Projekten. Dieses wird – im Optimalfall – unterstützt durch neue Technologien.

Auch die drei Thesen, die Nina zu dem Thema hat und die sie mit Chancen und Gefahren hinterlegt hat, sind für mich sehr schlüssig und treffend:

  1. Web 2.0 im PM schafft Transparenz
  2. Web 2.0 im PM eliminiert e-Mails
  3. Web 2.0 im PM schafft Identität

Auch die Mythen, die darauf folgen, treffen den Nagel auf den Kopf:

  • Es braucht keine Meetings mehr.
  • Es braucht keinen Projektleiter mehr.
  • Es gibt keine Konflikte mehr.
  • Es braucht keine Kontrolle mehr.
  • Es braucht kein Projektmarketing mehr.

Nina, danke für diesen tollen Beitrag zu dem Thema.

PMTV008: Projektmanagement und Social Media

Frank Blome ist Gründer und Geschäftsführer der ProjectWizards GmbH. Sein Unternehmen hat in den letzten Jahren höchst erfolgreich die Mac-Software „Merlin“ entwickelt – quasi das MS Project für den Mac.

Durch die jahrelange PM-Erfahrung und vor allem auch durch die internationale Ausrichtung der ProjectWizards GmbH war Frank schon länger ein Wunschkandidat, um wieder einmal ein Interview im Rahmen unseres Formats „Projektmanagement TV“ durchzuführen. Nach Martin Seibert und Jens Hoffmann war Frank der dritte Interviewpartner, den ich zum Thema „Projektmanagement und Social Media“ (häufig auch als „Projektmanagement 2.0“ bezeichnet) befragt habe.

Dies waren die Themen:

  • Anwendungsbereiche von Social Media / Social Software im Projektmanagement
  • Ausblick – Wie könnte sich das Thema entwickeln?
  • Handlungsempfehlung für die Praxis

Franks wichtigste Aussagen waren:

  1. Es geht um Kommunikation: Der Einsatz sozialer Webtechnologien muss im Zusammenhang mit dem Trend hin zu agilen Vorgehensweisen betrachtet werden. Denn das Agile Projektmanagement gründet auf dem agilen Manifest, welches wiederum den Austausch zwischen Menschen (= Kommunikation) höher gewichtet als Prozesse und Tools. Genau hier, nämlich in der Unterstützung der Kommunikation, können neue Technologien einen wertvollen Beitrag in Projekten leisten.
  2. Einsatz verschiedener Tools: Bei ProjectWizards werden verschiedene Tools eingesetzt, um die Zusammenarbeit der internationalen Teams zu unterstützen und zu koordinieren. Im Wesentlichen sind dies iChat (Instant Messaging, Video Conferencing, Statusmeldungen), Blogs, ein Confluence Wiki (Kollaboration, Dokumentation, Kommunikation) sowie Jira (Aufgabenmanagement- und Bug-Tracking).
  3. Anfangen und Erfahrungen sammeln: Franks zentrale Handlungsempfehlung für die Praxis ist, mit dem Thema einfach mal anzufangen. Die Auseinandersetzung mit den großen Social Media Netzwerken (Facebook, Twitter), Blogs etc. hilft, um in das Thema rein zu kommen. Dann sollte der unternehmensinterne Einsatz an kleinen „Pilotfällen“ ausprobiert werden.

Zugegebenermaßen tun sich kleine Unternehmen und Strukturen mit dieser „Trial and Error Strategie“ leichter als große Unternehmen. Mit steigender Unternehmensgröße wird ein geplantes Vorgehen in diesem Thema sicherlich wichtiger. Aber auch hier gilt: Soviel Planung wie nötig, soviel „learning by doing“ wie möglich.