Professionelle Lasten- und Pflichtenhefte erstellen

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Die Qualität und Messbarkeit der Zieldefinition ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Projekten. In technischen Projekten (insbesondere auch IT-Projekte) werden häufig Lasten- und Pflichtenhefte erstellt, um die Anforderungen des/der Kunden (intern oder extern) in technische Spezifikationen zu übersetzen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Begriffe Lasten- und Pflichtenheft in der Praxis häufig unscharf, missverständlich und auch falsch verwendet werden. Deshalb erst einmal eine DIN-konforme Definition (Quelle: PM-Glossar des Projektmagazins):

  • Das Lastenheft beschreibt ergebnisorientiert die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ (DIN 69905). Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Angebotsanfragen). Insbesondere bei Bauprojekten wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.
  • Im Pflichtenheft sind nach DIN 69905 die vom „Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben“ niedergelegt.
    Diese beschreiben die „Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts„. Weitergehende Vorgaben werden von der DIN nicht gemacht.
  • Während das Lastenheft als Kernbestandteil die Spezifikation des Produkts und den Produktstrukturplan enthält, beschreibt das Pflichtenheft, WIE der Auftragnehmer die Leistung zu erbringen gedenkt. Ein ausführliches Pflichtenheft kann auch die vollständige Projektplanung umfassen, einschließlich Termin- und Ressourcenplänen.

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Häufige Stolpersteine und Fehler in der Praxis sind:

  • Der Vertrieb dokumentiert die Kundenanforderungen im Lastenheft eher „grob“ – man möchte den Kunden ja nicht übermäßig „quälen“.
  • Das interne Projektteam, das mit der Realisierung beauftragt wird, muss diese schlampige Aufnahme von Spezifikationen und Anforderungen dann oft ausbaden.
  • Zudem erfolgt oft kein sauberer Übergang von Verantwortlichkeiten (Vertrieb – Projektteam). Dadurch gehen wertvolle Informationen verloren – „Ehrenrunden“ und hohe Änderungskosten sind oft die logische Konsequenz.

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Ich möchte Ihnen folgende – aus meiner Sicht praktikable – Quellen zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften ans Herz legen:

  • Das Wasserfallmodell (inkl. Lasten- und Pflichtenheft) kurz und knapp erklärt (von Stefan Baur).
  • www.Pflichtenheft.de: Umfangreiches Lexikon zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften (inkl. Vorlagen).
  • PDF-Anleitung zur Erstellung von Pflichtenheften.

MindMapping

mindmap-sm.jpgQuelle: www.creativeeducationfoundation.org

Heutzutage geht es immer stärker darum, Komplexität zu reduzieren, dadurch mehr Klarheit zu schaffen und Zusammenarbeit systematisch zu koordinieren. Dies sind nur einige der Herausforderungen, die durch die MindMapping Technik hervorragend unterstützt werden können.

Es wurde bereits viel über MindMapping geschrieben. Wenn Sie sich dazu einlesen möchten, empfehle ich folgende zwei „Specials“ auf zeitzuleben.de und 4Managers.de.

Am besten nehmen Sie Papier und einen Stift (oder bessern noch mehrere bunte Stifte), und schreiben/malen Sie Ihre Gedanken, Ideen, Fragen, Assoziationen etc. zu einem Thema auf.

Oder Sie laden sich die kostenlose FreeMind Software herunter und probieren drauf los. Hier einige Screenshots:

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Die zwei wichtigsten Tasten, die Sie hier benötigen sind die „Return-Taste“ zum Einfügen eines Astes auf gleicher Ebene und die „Einfügen-Taste“ zum Einfügen eines untergeordneten Astes.

Hier meine persönliche Hitliste, wann und wie ich die MindMapping Technik anwende:

  • (Grob)Planung von Projekten
  • Moderation von Projektteams (mit Beamer und Software)
  • gemeinsames Ausarbeiten kreativer Lösungsansätze, Ideen…
  • Sammeln von Informationen zur Beschreibung von komplexen Situationen, Problemen…
  • Gedanken, Ideen zu Papier/auf den Bildschirm bringen und weiter strukturieren
  • Zusammenfassungen von Büchern, als Lernhilfe

Die MindMapping Technik ist eine zeitsparende, qualitätsverbessernde und universell einsetzbare Arbeitsmethode.

Kostenlose PM Plattform

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Das Beratungsunternehmen Robbins Gioia LLC betreibt die kostenlose PM Plattform „PM Boulevard„. Ich empfehle Projektmanager/innen und PM-Interessierten, sich dort kostenlos zu registrieren. Dann erhalten Sie Zugriff auf unzählige Artikel, White Papers und PM Templates, und auf Wunsch werden Sie wöchentlich über die neuen Beiträge informiert.

Absolut empfehlenswert.

Kostenloser Praxisleitfaden

Dem öffentlichen Sektor wird häufig vorgeworfen, schwerfällig, ineffizient und wenig innovativ zu agieren. Dies mag teilweise richtig sein. Allerdings sollten auch die Reformbemühungen und -projekte gewürdigt werden, die bereits seit einigen Jahren zu spürbaren Qualitätsverbesserungen, Kosteneinsparungen und höherer Bürgerorientierung geführt haben.

Beispielhaft möchte ich den Praxisleitfaden für Projektmanagement nennen, der im Rahmen des Programms „Moderner Staat – Moderne Verwaltung“ ausgearbeitet wurde. Dieser Leitfaden hat den Charakter eines Projektmanagement Handbuchs und besticht vor allem durch Einfachheit und Klarheit. Und zudem kann das Dokument kostenlos als PDF herunter geladen werden.

Gründungsprojekte professionell angehen

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Immer wieder treffe ich auf Menschen, die sich selbständig machen möchten (oder die zumindest mit dem Gedanken spielen). Ehrlich gesagt bin ich immer sehr zurückhaltend mit aufmunternden, motivierenden Worten. Denn diese Entscheidung will wohl überlegt sein.

Öffentliche Stellen wie Ministerien oder auch Wirtschaftsverbände sehen es offensichtlich als eine ihrer Kernaufgaben an, Gründungsaktivitäten zu fördern und zu unterstützen. Gut so.

Durch einen Beitrag von Christian Henner-Fehr bin ich auf die entsprechenden Seiten des Deutschen Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie gestoßen. Von den Inhalten und insbesondere auch von deren Qualität war ich beeindruckt:

Ein eigenes Unternehmen kann eine zentrale Quelle für Lebensglück sein – vorausgesetzt, man ist erfolgreich. Deshalb kann der Planung und Vorbereitung eines Gründungsprojektes gar nicht genug Bedeutung beigemessen werden. Auf den oben zitierten Seiten werden Sie etliche wertvolle Informationen und Hilfsmittel finden, die Ihren Weg in die Selbständigkeit erleichtern können. Viel Erfolg schon mal!

Collaboration Tools – günstig oder sogar kostenlos

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Basecamp, activeCollab und Goplan sind web-basierte Collaboration Tools – sprich Internet-Plattformen, die die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützen soll. Derek Punsalan (5thirtyone.com) hat diese Tools kürzlich evaluiert. Sehr interessant! Den detaillierten Vergleichtest finden Sie HIER. Gewonnen hat übrigens activeCollab.

P.S.: Aufmerksam geworden bin ich auf die Tools durch einen aktuellen Beitrag auf Pixelgraphix – danke hierfür.

Podcasts zum Schlau-Hören…

ib_ipod_hero_051012.jpgPodcasts und Audiobooks sind eine geniale Sache. Nach dem Motto „Hör Dich schlau“ kann man jetzt die Zeit beim Autofahren oder auch beim Joggen sinnvoll nutzen. Ich gebe zu, bislang war ich eher kritisch, was die Berieselung via MP3-Player angeht. Seitdem ich es aber selbst ausprobiert habe, habe ich meine Meinung geändert.

Es gibt mittlerweile sowohl interessante Audio-CD’s und Books zu verschiedenen Themen als auch etliche Podcasts, die man in der Regel kostenlos im Internet herunter laden kann. Folgende Quellen für derartige Beiträge habe ich gefunden:

  • Abenteuer L(l)eben! – Über 100 kostenlose Podcasts zu Themen wie Leben, Kreativität, Leadership, NLP…
  • Podcast-Verzeichnis, auf das man via iTunes zugreifen kann
  • Podcast.de – sehr umfangreich
  • Podcast.net – englischsprachige Podcasts – ideal, um auch die Englischkenntnisse aufzufrischen

Man darf sich sicher NICHT erwarten, dass man beim Podcast-Hören neue Inhalte in der Tiefe lernen und begreifen kann. Doch als ergänzenden und anregenden Lern- und Kreativitätsimpuls für den Alltags sind Podcasts allemal geeignet.

Ihr Stefan Hagen

Projektmanagement Glossar

projektmagazin.gifDas PM Glossar des Projektmagazins gehört zum Besten, was ProjektmanagerInnen und PM-Interessierten kostenlos im Internet angeboten wird. Dr. Georg Angermeier erklärt und erläutert etliche Begriffe, Konzepte und Methoden aus dem Projektmanagement. Die Begriffsdefinitionen des Glossars sind hervorragend recherchiert und basieren auf nationalen und internationalen Standards wie beispielsweise den DIN-Normen, dem PMBOK-Standard des Project Management Institute oder der ICB von IPMA.

Ein absolutes „Bookmark-Muss“ für alle Projektmanagerinnen und Projektmanager.

Ihr Stefan Hagen