Projektmeetings durch Moderation effizient gestalten!

gute_moderation_mittelstandEin wesentlicher Grund, warum viele Menschen der Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement so skeptisch gegenüber stehen, sind die endlosen und ineffizient abgehaltenen Projektmeetings.

Ulrike Wikner von KSE hat zu diesem Thema beim Perspektive Mittelstand einen interessanten und sehr praxisorientierten Artikel verfasst: „Projektmanagement: Gute Moderation als Basis für den Projekterfolg„.

Sie identifiziert u.a. folgende Gründe, warum Meetings in der Praxis häufig so ineffizient sind:

  • Einladungen sind ungenau oder nichtssagend.
  • Die Tagesordnung ist schlecht strukturiert oder überfrachtet.
  • Es kommt kein echter Dialog zwischen den Teilnehmern zustande.
  • Teilnehmer, die sich während der Besprechung passiv verhielten, identifizieren sich nicht mit den Besprechungsergebnissen.
  • Entscheidungen werden behindert oder noch schlimmer: Es werden gar keine Entscheidungen getroffen.
  • Entscheidungen werden nicht oder mit erheblichem Zeitverzug dokumentiert, keiner weiß mehr so genau, worum es eigentlich ging.

Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema „Sitzungsmanagement“. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

  • Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
  • Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
  • Immer mehr ineffiziente Meetings.
  • Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

  1. JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – JEDE!
  2. Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
  3. Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
  4. Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
  5. Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
  6. BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!