Projektmanagement kompakt

Über das Projektmagazin

Das Projektmagazin ist das führende Online-Fachportal im deutschsprachigen Raum. In den letzten Jahren wurden von Autorinnen und Autoren aus unterschiedlichen Branchen und PM Bereichen über 1000 Fachartikel geschrieben. Des weiteren können Abonnenten auf über 100 Vorlagen und Checklisten zurück greifen. Auch auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole: Ich finde, die knapp 70 EUR / Jahr sind ein sehr guter Deal – Preis-Leistung beim Projektmagazin passt für PM-Insider und Interessierte absolut.

Projektmanagement kompakt

Vor wenigen Tagen hat das Projektmagazin ein neues Angebot veröffentlicht – „Projektmanagement kompakt„. Hier können sich Abonnent/innen und Nicht-Abonnent/innen kurz und bündig über die wesentlichen Inhalte des Projektmanagements informieren – übersichtlich gegliedert und leicht verständlich.

Der Überblick ist tatsächlich sehr „kompakt“, aber gerade für PM Einsteiger/innen ist das Angebot deshalb wertvoll und interessant.

Rückblick (4): Projektmanagement in Organisationen professionalisieren

Rückblick

Eines meiner beruflichen Schwerpunkte besteht darin, Unternehmen bei der Professionalisierung ihres Projektmanagements zu begleiten. Aus diesem Grund habe ich dieses Thema auch auf dem Blog immer wieder mal aufgegriffen (1 | 2 | 3 | 4).

Das vergangene Jahr war in diesem Zusammenhang sehr lehrreich für mich. Denn ein Kunde wollte mit mir einen „raschen und effizienten Prozess“ zur Verbesserung des unternehmensweiten Projektmanagements mit mir durchziehen. Entgegen meiner Überzeugung habe ich mich darauf eingelassen. Nur soviel: Das war das erste und gleichzeitig das letzte Mal. 🙂

Die letzten Jahre haben mich gelehrt:

Die Professionalisierung des Projektmanagements ist ein Organisationsentwicklungsprozess, der in mittelständischen oder größeren Unternehmen mindestens 2-3 Jahre dauert.
Ziel muss es sein, eine professionelle Projektkultur zu etablieren. (Projektkultur = gute Ergebnisse + gutes Teamklima)
Führung ist der stärkste kulturbildende Faktor in Unternehmen. Führung muss die professionelle Projektkultur vorleben.
Die PM Strategie muss mit dem gesamthaften Organisations- und Führungskonzept in Einklang gebracht werden. Eine „Prozess- und Projektorientierte Organisationsform“ (PPO) stellt in diesem Zusammenhang den erfolgsversprechendsten Rahmen dar.
Es gibt keine Patentrezepte (vgl. „Wider die zunehmende Verdosung des Projektmanagements“ von Hinz/Poczynek; PDF).
PM Systeme (“Ein Projektmanagementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Projekte in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.”) müssen schlank, pragmatisch und maßgeschneidert sein.

Kurzer Überblick zu dem Thema:

Ausblick

Im kommenden Jahr werde ich in meinem Unternehmen im Zusammenhang mit dem Beratungsangebot „PM professionalisieren / Prozess- und Projektorientierte Organisation“ folgende Schwerpunkte setzen:

Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung systemischer Organisationsberatung
Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung eines integrierten Organisations- und Managementansatzes (PPO)
Fokus auf Führungskräfte- und Personalentwicklung (Training, Coaching)
modulare PM Systeme, die mit wenig Aufwand an die Kundenbedürfnisse angepasst werden können
Standardprodukt mit Confluence (Firmenwiki) und Jira (Aufgabenmanagement)

7 W-Fragen des Projektmanagements

Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

Wo stehen wir?
Warum machen wir das Projekt?
Was soll konkret erreicht werden?
Wer ist involviert?
Wie strukturieren wir das Projekt?
Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der „7 W-Fragen des Projektmanagements“ können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

IOOI Methode: Nie wieder unklare Projektziele!

Eine saubere und möglichst exakte Zieleplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor in Projekten – da sind sich die Experten aber auch die Praktiker weitgehend einig.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand „IOOI“ getauft 🙂

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese „weichen Ziele“ kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

DIN Normen im Projektmanagement

Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

Denkklarheit, dies wiederum führt zu
Sprachklarheit und schlussendlich zu
Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in ~~den meisten~~ allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

Und so funktioniert’s:

1. User anlegen
2. Blog anlegen
3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
4. Teammitglieder einladen
5. Und los geht’s!

Vorteile:

– Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
– Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
– Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
– Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
– Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
– Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

Nachteile:

– Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
– Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
– Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

Alles über Brainstorming…

Es gibt gute Gründe gegen Brainstorming – aber es gibt auch Gründe, die für diese Methode sprechen:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Simplify your Projects!