Das Motto des PM-Blogs lautet „Simplify your projects„. Denn gutes, erfolgreiches Projektmanagement muss nicht darf nicht kompliziert sein, sondern vielmehr pragmatisch, einfach und dynamisch.
Kürzlich bin ich auf einen Blog-Eintrag von D. Keith Robinson, Creative Director eines Design-Unternehmens in Seattle, gestoßen. Der Titel lautet: Project Management made easy. Damit hat er natürlich meine Aufmerksamkeit geweckt. Ich habe seine Punkte für Sie mal sinngemäß übersetzt und zusammen gefasst:
1) Projektmanagement ist nicht so schwierig und kompliziert, wie viele denken.
Im Kern ist Projektmanagement einfach. Denn was passiert in Projekten eigentlich? Wir haben eine – meist komplexe – Aufgabe, die wir in kleinere Teile (Ziele, Aufgaben etc.) herunter brechen. Als Projektmanager/in können und dürfen Sie nicht alles selbst machen, sondern Sie müssen Aufgaben delegieren. Und vor allem müssen Sie sicher stellen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden – in der geplanten Zeit, der geplanten Qualität und den zur Verfügung stehenden Ressourcen.
Und wie erreichen wir das? Ein sauberer Plan, gute Teammitglieder, klare Anforderungen, proaktive Kommunikation, ein klarer zeitlicher Rahmen, Fixtermine, ein Budget etc. Wenn Sie sich genug (genug muss nicht viel bedeuten) Zeit nehmen, Projekte zu analysieren und zu planen, werden Sie häufig feststellen, dass der „Job“ durchaus machbar ist. Reden Sie Projekte nicht schwieriger, als sie ohnehin schon sind. Gehen Sie die Dinge an, Punkt für Punkt, Arbeitspaket für Arbeitspaket.
2) Kick Off
Die Initierung und der Start von Projekten sind absolut erfolgskritisch. Stellen Sie sicher, dass das Team die Aufgabenstellung und die (Kunden)Anforderungen gänzlich verstanden haben. Versuchen Sie, möglichst alle Informationen zum Projekt zusammen zu tragen. Auch jene, die Ihnen spontan als unwichtig erscheinen.
– Wie lauten die Projektziele?
– Welche Stakeholder (Anspruchsgruppen) hat das Projekt?
– Gibt es einen unwiderrufbaren Endtermin (Deadline)?
– Wer hat welche Rolle?
– Sind Erwartungen klar definiert und allen Beteiligten klar?
– etc.
Diese Liste kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Die Grundidee besteht aber darin, am Projektbeginn so viel Information wie möglich zu sammeln, zu verteilen und zu analysieren. Stellen Sie sicher, dass jedem/jeder Beteiligten von Beginn an klar ist, was erwartet wird.
3) Transparente Dokumentation
Stellen Sie zu jeder Zeit des Projekts sicher, dass die ursprünglichen Ziele, Anforderungen, der Projektumfang etc. klar dokumentiert sind. Umsetzungsformen: Projektauftrag, Lastenheft, Pflichtenheft, technische Spezifikationen, Projektverträge etc. –> Jeweils von beiden Seiten Auftraggeber und Projektleiter/in schriftlich freigegeben.
4) Terminplan, Arbeitspakete und Meilensteine
Am Beginn eines Projekts werden Sie wahrscheinlich einen mehr oder weniger exakten Terminplan aufstellen. Konzentrieren Sie sich als Projektleiter/in auf die wesentlichsten Meilensteine, und lassen Sie die Expert/innen – sprich ihre Teammitglieder – die Details ausarbeiten. Warum?
– Jeder arbeitet anders. Lassen Sie Ihre Teammitglieder so arbeiten, wie sie es gewohnt sind. Greifen Sie erst ein, wenn diese Arbeitsweise offensichtlich nicht zum Erfolg führt.
– Ein derartiges Vorgehen (Prinzip: Selbstorganisation und Selbstverantwortung) schafft Vertrauen und erleichtert die Kommunikation.
Stellen Sie insbesondere auch sicher, dass kritische Projekttermine, die „bottlenecks“ sind oder werden könnten, allen Beteiligten (glas)klar sind. Machen Sie Ihren Kunden klar, dass wenn sie wichtige Meilensteinergebnisse nicht rechtzeitig (schriftlich) freigeben, der Terminplan nicht gehalten werden kann. Und machen Sie klar, dass „Deadlines“ keine „Guidelines“ (sondern eben Deadlines) sind. Leben Sie Ihrem Kunden vor, was es heißt, Deadlines IMMER einzuhalten. Und wenn Deadlines nicht gehalten werden können, informieren Sie rechtzeitig und analysieren Sie die Gründe dafür.
5) Kommunikation
Gute, unmissverständliche und kontinuierliche Kommunikation ist vielleicht die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Geben Sie wöchentliche, komprimierte Statusberichte ab. Stellen Sie sicher, dass jede/r zu jederzeit weiß, was er oder sie zu tun hat. Seien Sie aber auch offen für kritische Fragen und Bedenken, die Ihre Teammitglieder äußern! Nehmen Sie sich einfach die Zeit, regelmäßig mit Ihrem Team zu kommunizieren – das ist die halbe Miete.
Es ist oft verwunderlich, was eine kurze, wöchentliche Status-e-Mail bewirken kann, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Seien Sie offen und ehrlich, was Probleme, verpasste Deadlines, nicht zu erfüllende Erwartungen etc. angeht. Versuchen Sie nicht, Dinge zu verheimlichen – nicht einmal, wenn’s peinlich wird. Kunden und Auftraggeber haben in der Regel Verständnis, wenn Sie offen und ehrlich zu ihnen sind. Umgekehrt verschärfen sie die Probleme, wenn Sie sie vertuschen.
6) Ein gutes Prozess- und Änderungsmanagement
Jedes Projekt verändert sich während der Durchführung. Sie können einen noch so guten Prozess oder Ablaufplan entwickelt haben, meistens werden Sie den einen oder anderen wichtigen Punkt vergessen. Selbstverständlich können sich auch Ziele, Anforderungen und Projektinhalte ändern. Damit müssen Sie professionell umgehen können. Ein derartiges professionelles Änderungsmanagement ist aber selbstverständlich nur möglich, wenn Sie die Grundlagen des Projekts ausreichend dokumentiert haben (siehe Punkt 3).
Wenn ein Kunde etwas möchte, das außerhalb des verabschiedeten Projektauftrags liegt, prüfen Sie genau, welche Auswirkungen diese Änderung auf das gesamte Projekt haben könnten. Lassen Sie sich wesentliche Projektänderungen IMMER vom Kunden gegenzeichnen. Insbesondere, wenn die Änderungen eine Auswirkung auf das Budget, die Termine oder die Qualität haben.
Achten Sie auf einen soliden aber trotzdem flexiblen Änderungsprozess!
7) Lassen Sie Software-Tools für sich arbeiten
A fool with a tool is still a fool. Aber: Es gibt mittlerweile unzählige, mehr oder weniger gute Tools, die Ihnen den Alltag als Projektmanager/in erleichtern können. D. Keith Robinsons Favoriten sind Basecamp, Harvest, e-Mail und Chat. Meine persönlichen Favoriten sind MindManager, die ganz normalen MS Office Programme (aber innovativ und sinnvoll eingesetzt), e-Mail, Projekt-Blogs, Skype aber auch MS Project.
Keiths PM-Erfolgsfaktoren nochmal im Gesamtüberblick:
– Don
