Omega Mapping

omegamapping_1.jpgBildquellen: kolesnik.ru

Durch einen Beitrag auf innovationwings.ch bin ich auf eine interessante Arbeits-, Kreativitäts- und Problemlösungsmethode aufmerksam geworden – „Omega Mapping„. Die Methode wurde von Vitaly Kolesnik entwickelt. Omega Maps werden in 4 Schritten erstellt. Hier ein Beispiel, durch das die folgende Anleitung hoffentlich etwas klarer wird:

omegamap.jpg

Uns so funktioniert’s:

1) Der Baum der Möglichkeiten

Sie schreiben „Alpha“ auf die linke Seite des Blattes und „Omega“ auf die rechte Seite. Die beiden Buchstaben werden durch eine kurze horizontale Linie (rechts neben dem Alpha und links neben dem Omega) ergänzt. Über der Linie neben dem Alpha schreiben Sie den Projektnamen.

Dann wird der Baum der Möglichkeiten entwickelt – nach demselben Prinzip, wie Sie Mindmaps entwickeln:

  • Informationen, die Sie haben oder die Ihnen noch fehlen
  • Annahmen und Alternativen, von denen Sie ausgehen
  • mögliche Wege der Projektrealisierung / mögliche Lösungswege

2) Definieren Sie den Fokus

Auf einem getrennten Ast beschreiben Sie das Problem oder die Projektaufgaben, die Sie lösen möchten. Versuchen Sie, diese Problemdefinition möglichst kompakt zusammen zu fassen.

Ein Tipp: Erstellen Sie ein gesondertes „Problemdefinitions-Mindmap“ ganz am Beginn. Hier können Sie sämtliche Indikatoren, offenen Fragen, Ideen, Annahmen etc. dokumentieren, die das Problem oder die Aufgabe beschreiben. Die zentralen Erkenntnisse dieses Mindmapping-Prozesses können Sie dann in das Omega Map übertragen.

3) Der Weg zum Omega Punkt

Nachdem Sie das Problem identifiziert haben, beginnen Sie, Ideen und Ansätze zur Lösung des Problems / der Aufgabe zu finden. Hierfür wenden Sie jene Kreativitäts- und Arbeitsmethode an, die Ihnen und Ihrem Team am besten entspricht. Hierfür benutzen Sie nach Bedarf ein weiteres Blatt (oder auch mehrere). Halten Sie alle Ideen fest und dokumentieren Sie dann jene, mit denen Sie das Problem eventuell lösen können.

Selektieren Sie die „Bestlösung“ nach folgenden Kriterien:

  • Welcher Lösungsansatz spricht die Teilnehmer/innen am meisten an?
  • Welcher Lösungsansatz ist am erfolgsversprechendsten?
  • Welcher Lösungsansatz hat das größte Entwicklungspotenzial?
  • Welcher Lösungsansatz passt am besten zum Projektumfang und zu den definierten Standards?

Nachdem Sie einen Lösungsansatz ausgewählt haben, benennen Sie den Lösungsansatz mit einem Wort und schreiben Sie die Lösung über die Linie links neben dem „Omega“.

4) Erstellen Sie die Rückwärts-Map

Erstellen Sie nun neue Verbindungen zwischen dem Omega Punkt hin zum Baum der Möglichkeiten, indem Sie nur jene Äste verbinden, die am besten zur gefundenen Lösung passen. Wenn Änderungen bei den Benennungen der Äste und Unteräste notwendig sind, werden diese natürlich durchgeführt.

Das Resultat: Sie erhalten ein Rückwärts-Map mit den besten und erfolgsversprechendsten Lösungen, um das (Projekt)Ziel zu erreichen.

Mein persönliches Fazit: Die Methode liest sich sehr spannend. Man muss sie aber wohl erst ausprobieren, um den Nutzen für die Praxis abschätzen zu können. Ich werde bei der nächsten Gelegenheit versuchen, die Methode zu testen und werde dann natürlich in diesem Blog ausführlich davon berichten.

Der 30-Minuten-Projektplan

Simplify your Projects“ lautet das Motto des PROJEKTMANAGEMENT BLOGS. Passend hierzu möchte ich Ihnen heute eine MindMap-Vorlage zur Grobplanung eines Projekts präsentieren:

pdf2.gif30 Minuten Projektplanung

Die Planungsschritte orientieren sich an den 6 W-Fragen. In ca. 30 Minuten sollte es damit möglich sein, ein neues Projekt inhaltlich grob zu umreißen und abzugrenzen („quick and dirty„). Auf dieser Basis kann eine erste Grundsatzentscheidung (Stop-or-Go) des Projektauftraggebers, des Kunden, der Geschäftsleitung etc. getroffen werden.

In der Regel ersetzt eine derartige Grobplanung nicht die Detailplanung.

Nachtrag vom 17. Juni 2007:

pdf2.gifHIER finden Sie die Version 2.0 des 30-Minuten-Projektplans.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

pmbok.gif

Das Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute (PMI) ist – weltweit betrachtet – sicherlich das bedeutendste PM Standardwerk. Das PMBOK geht zwar in vielen Themen nicht sehr ins Detail, als Rahmenwerk für die Definition eines (unternehmenweiten) Standards eignet sich das PMBOK aber allemal.

Ich persönlich sehe insbesondere folgende Vorteile:

  • PMI ist mit über 250.000 Mitglieder die mit Abstand größte PM Organisation weltweit – Tendenz stark steigend. Deshalb kann man auch davon ausgehen, dass sich das PMBOK mittel- bis langfristig als bedeutendster Standard etablieren wird.
  • Die Terminologie und die Kernmodelle des PMBOK sind absolut „Best Practice“. Zudem investiert PMI laufend in die Weiterentwicklung und Verbesserung des Standards.
  • In den letzten Jahren wurden ergänzende Standards (z.B. zum Project Portfolio Management, Program Management, OPM3) ausgearbeitet. Dadurch deckt PMI mittlerweile die ganze Palette an PM relevanten Standards ab.
  • Die Zertifizierungen von PMI (CAPM, PMP, PgMP) sind weltweit anerkannt.
  • Insbesondere für international agierende Unternehmen mit Projektsprache Englisch ist das PMBOK die beste Wahl.

Natürlich wird das PMBOK in der Praxis nicht 1:1 angewendet. Die Inhalte und Modelle werden natürlich entsprechend an die jeweiligen Rahmenbedingungen angepasst. Auch andere Standards wie PRINCE2, die ICB oder die DIN-Normen im Projektmanagement können ergänzend als Grundlage zur Ausarbeitung unternehmensspezifischer Standards verwendet werden.

Hier eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte des PMBOK als Mindmap (pmbok_summary.pdf).

Projekte erfolgreich managen (die Zweite)

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Nicolas Kübler hat gebeten, die Punkte meines Beitrags „Projekte erfolgreich managen…“ näher auszuführen. Dieser Bitte komme ich hiermit nach.

Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie sich überlegen, welche Methodik Sie anwenden möchten. Unter Methodik verstehe ich die Werkzeuge und Instrumente, um Komplexität zu reduzieren, Ziele und Inhalte zu planen, Transparenz zu schaffen, Informations- und Kommunikationsflüsse zu steuern etc.

Wichtig ist hierbei, dass sich die Methodik nach dem jeweiligen Projekt ausrichten und nicht umgekehrt. Ein Tischler verwendet ja auch nicht für jedes Möbelstück dieselben Werkzeuge. Sie sind als Projektleiter/in dafür verantwortlich, dass Sie sich überlegen, welche Methodik im jeweiligen Projekt Sinn machen könnte und wie Sie das Projekt gemeinsam mit Ihrem Team angehen.

Meine kostenlose Plattform PM-Handbuch.com könnte Ihnen zur Beantwortung der Methoden-Frage einige Anregungen geben. Allerdings beschränkt sich die Seite auf die wichtigsten und zentralsten Instrumente zur Initiierung, Planung, Abwicklung und zum Abschluss eines Projekts (= PM-Prozess). Wenn Sie sehr große und komplexe Projekte managen müssen, sollten Sie eventuell eine differenziertere Methodik anwenden (wie z.B. PMBOK oder PRINCE2).

Wichtig ist insbesondere, dass Sie den richtigen Einstieg in ein Projekt finden. Wie heißt es doch so schön? „Der Erfolg eines Projekts entscheidet sich bereits am Beginn.“ Sie sollten also versuchen, möglichst viele Unsicherheitsfaktoren von Beginn an auszuschalten. Währen der Initiierung eines Projekts sind möglichst alle W-Fragen (Warum? Was? Wie? Wer? Wann? Wie viel?) zu beantworten. Dies erfordert oft ein entsprechendes „Standing“ des/der Projektleiter/in. Denn vom Auftraggeber / Kunden bekommen Sie oft nur sehr unkonkrete Informationen und Anforderungen. Wenn Sie zulassen, dass ein Projekt auf einer derart wackeligen Fundament gestartet wird, dann dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie schon bald mit Konfusion, Missverständnissen und Frustration konfrontiert sind.

Fazit: Ein professioneller Projektstart mündet in einem Projektauftrag mit klaren Zielen, Rollen, Meilensteinen, Budgets etc. Wenn Sie dieses Grundprinzip des Projektmanagements missachten, schwinden die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt dramatisch. Ergänzend hierzu ist auch noch zu sagen, dass die „Grobplanung“ bis hin zum Projektauftrag natürlich sehr viel mehr Überlegungen, MindMaps, Konzepte etc. enthalten kann, als die Punkte, die im Projektauftrag erfasst sind. Der Projektauftrag ist lediglich die schriftliche Zusammenfassung der Grobplanung.

To be continued…

Projekte erfolgreich managen

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… durch professionelle Kommunikation, Konzentration auf das Wesentliche und Vereinfachung.

Sie sollen in näherer Zukunft die Leitung eines Projekts übernehmen? Und Sie wissen noch nicht genau, wie Sie es angehen sollen? Dann habe ich heute hoffentlich das Richtige für Sie.

10 Regeln für erfolgreiche Projekte:

  1. Gehen Sie auf PM-Handbuch.com und machen Sie sich mit einer einfachen PM-Methodik vertraut. Hier sind alle wichtigen, PM-relevanten Schritte von der Initiierung bis zum Abschluss beschrieben.
  2. Laden Sie die Formulare auf PM-Handbuch.com herunter. Insbesondere ein sauberer Projektauftrag sollte am Beginn eines jeden Projekts stehen.
  3. Um die ersten Ideen, Zielvorstellungen und Rahmenbedingungen des Projekts zu erfassen (= Situations- und Kontextanalyse), empfehle ich die Erstellung einer oder mehrerer Mindmaps. Binden Sie den Auftraggeber/Kunden und die Teammitglieder in diesen Schritt unbedingt ein. (Kostenlose Mindmapping-Software zum Herunterladen)
  4. Widmen Sie sich dann (oder auch parallel zum Schritt 3) der Definition möglichst klarer, messbarer Zielsetzungen für Ihr Projekt. Eine Differenzierung in angestrebten Nutzen (= langfristige Wirkungsziele), das Projektgesamtziel, Teilziele und messbare Ergebnisse ist in den meisten Fällen ausreichend.
  5. Besprechen und klären Sie dann auch alle weiteren Punkte des Projektauftrags – insbesondere auch die Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt. Wenn das Gesamtbild für Sie harmonisch erscheint (die geforderte Qualität kann mit dem Budget und in der Zeit erreicht werden), sollten Sie das Projekt starten. Die 6 W-Fragen müssen geklärt sein!
  6. Sie müssen gemeinsam mit dem Team möglichst klare Arbeitspakete definieren, die dann an die einzelnen Teammitglieder oder Sub-Teams verteilt werden. Es muss zu jeder Zeit klar sein, wer, was bis wann zu erledigen hat!
  7. Während der Abwicklung des Projekts ist eine möglichst intensive Kommunikation der Erfolgsfaktor Nr. 1! Mangelhafte oder lückenhafte Informationspolitik führt zwangsläufig zur Demotivation des Teams und zum Scheitern des Projekts. Sie sollten eine Kommunikations- und Informationsplattform schaffen, auf der alle Beteiligten immer den aktuellen Stand des Projekts sowie die aktuellen Informationen finden. Drehen Sie die Informationskultur von Push nach Pull um! Sollten Sie in Ihrem Unternehmen keine entsprechende technische Plattform zur Verfügung haben, empfehle ich die Einrichtung einer kostenlosen Web-Group bei Google oder Yahoo. Vorteile: Sie können Dokumente, Nachrichten, Bilder etc. über diese Group verteilen. Nachteil: Sie müssen ein Profil beim jeweiligen Anbieter anmelden (ist aber völlig kostenlos). Alternativ dazu eignet sich natürlich auch ein Projekt-Blog als Kommunikationsplattform!
  8. Kommunizieren Sie notwendige Projektänderungen unmittelbar an alle Beteiligten. Geht die Änderung vom Kunden/Auftraggeber aus, zeigen Sie die Auswirkungen auf den Zeit- und Kostenrahmen transparent auf. Dokumentieren Sie sämtliche Änderungen und holen Sie sich das schriftliche OK des Kunden/Auftraggebers!
  9. Sie müssen als Projektleiter/in immer über den Stand Ihres Projekts auf dem Laufenden sein. Kommunizieren Sie auch so oft wie möglich persönlich mit Ihrem Team und erkundigen Sie sich nach dem Status. Beachten Sie hierbei aber die Regeln einer effizienten Sitzungs- und Gesprächskultur.
  10. Motivieren Sie Ihr Projektteam bis zum (bitteren) Ende des Projekts, indem Sie Demotivation vermeiden! Schaffen Sie professionelle Rahmenbedingungen für Ihr Team, indem Sie Spannungsfelder und Zielkonflikte (z.B. Linie vs. Projekt) über den Projektauftraggeber (= Machtpromotor) auflösen. Loben Sie bei guten Leistungen, setzen Sie klare Grenzen, wenn vereinbarte Leistungen nicht zeit- und qualitätsgerecht erbracht werden. Mit einem Satz: Nehmen Sie Ihre Führungsverantwortung aktiv wahr!

Simplify your Projects!

Mindmapping

swot_syp.jpgProjekte sind komplex. Aber was bedeutet eigentlich Komplexität? Und noch wichtiger: Wie bekommen wir Komplexität in den Griff?

Eine Situation ist immer dann komplex, wenn nicht von vorn herein klar ist, wie die Lösung aussehen könnte und welche Wege zu der Lösung führen könnten. Metaphorisch ausgedrückt ist Komplexität wie eine Nebelwand, die man durchschreiten muss, um die wesentlichen Punkte (Risiken, Ziele, Lösungswege…) klar zu sehen.

Der Job einer Projektmanagerin / eines Projektmanagers besteht auch darin, Komplexität und dadurch verbundene Unsicherheiten gemeinsam mit dem Team zu reduzieren. Risikomanagement ist unter anderem eine wirksame Methode hierzu.

Für mich persönlich ist die Mindmapping-Technik eine der wichtigsten im Projektmanagement – insbesondere zur Komplexitätsreduktion (= klarer sehen). Mindmaps machen es möglich,

  • Ideen, Informationen und Fakten im Team schnell und transparent zu sammeln,
  • diese in weiterer Folge zu strukturieren und mit Symbolen zu versehen (linke / rechte Gehirnhälfte),
  • dadurch Teamsitzungen höchst effizient und auch kreativitätsfördernd zu moderieren und auch
  • Sachverhalte im Projekt (Ziele, Risiken, Aufgaben, Meilensteine etc.) transparent und komprimiert (auf einer DIN A4 Seite) zu dokumentieren.

Mindmaps können sowohl manuell (Block, Flipchart…) als auch computergestützt erstellt werden. Ich bin ein „Fan“ letzterer Methode, da nur mit einem entsprechenden IT-Tool die obigen Vorteile zur Gänze ausgeschöpft werden können. Zu empfehlen ist der Marktführer „MindManager“ von Mindjet. Aber auch kostenlose Open Source Tools wie Freemind verfügen oft über ausreichende Funktionalität.

Ihr Stefan Hagen