IPPM Organisation: Integrierte Prozess- und Projektmanagement Organisation

Prozessmanagement (=Business Process Management – BPM) und Projektmanagement (=Projektportfolio-, Programm- und Projektmanagement) sind zwei Arbeits- und Organisationsformen, deren Bedeutung in den letzten Jahren stark zugenommen hat. Anwendungsbereiche:

  • Mittels Prozessmanagement werden alle wiederholbaren Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen gestaltet, optimiert, kooriniert und operativ geführt.
  • (Programm- und) Projektmanagement ist die ideale Arbeitsform zur Bewältigung komplexer, neuartiger und temporärer Aufgabenstellungen.

Bereits vor über 8 Jahren haben Prof. Dr. Jürgen Polke und ich begonnen ein Organisationsmodell zu entwickeln, welches die Stärken einer Linienorganisation mit den modernen Ansätzen des Prozess- und Projektmanagements synergetisch miteinander verbindet (Linie – Prozess – Projekt). Ergebnis dieser gemeinsamen Arbeit ist die „IPPM Organisation“ – ein systemisch-integratives Organisations- und Managementmodell.

Die IPPM Organisation stellt bereits seit Jahren die maßgebliche konzeptionelle und theoretische Fundierung vieler unserer Beratungsprojekte dar. Hier eine kurze Executive Summary:


IPMA Competence Baseline Version 3.0 zum kostenlosen Download

Die IPMA (International Project Management Association) ist mit ca. 40.000 Mitgliedern in 40 Ländern der weltweit zweitgrößte Verband im Projektmanagement. Gerade bin ich auf einen Link gestoßen, wo die neueste Version der „IPMA Competence Baseline“ kostenlos herunter geladen werden kann:

pdf2.gifIPMA Competence Baseline (ICB) 3.0

Die ICB stellt einen ganzheitlichen PM Standard dar, der aus meiner Sicht insbesondere auch als Grundlage zur Definition unternehmensinterner PM Spielregeln herangezogen werden kann. Viel Spaß beim Durcharbeiten – denn die neue ICB umfasst immerhin 212 Seiten 😉

IT-Governance und Projekt-Portfolio-Management (PPM)

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IT-Governance ist die Organisation, Steuerung und Kontrolle der IT eines Unternehmens durch die Unternehmensführung zur konsequenten Ausrichtung der IT-Prozesse an der Unternehmensstrategie.“ (Quelle Wikipedia) Schön und gut, aber was bedeutet das für die Praxis?

In jedem Fall zählt IT-Governance (auch IT-Infrastruktur und IT-Service-Management) laut aktueller CapGemini-Studie pdf2.gif zu den 3 wichtigsten Trends in der IT. Denn IT ist immer weniger „nur“ eine unterstützende Funktion und immer mehr ein strategischer, wettbewerbsrelevanter Faktor für viele Unternehmen. Entsprechend müssen auch IT-Investitionen, Projekte und Programme gut überlegt und vor allem mit der Unternehmesstrategie akkordiert sein (IT-Alignment).

Faktoren und Funktionen von IT-Governance (Quelle):

  • Portfolio Management: Steuerung der IT-Investitionen
  • Project Management: Einleitung, Planung und Verfolgung von Projekten.
  • Resource Management: Analyse der Ressourcenkapazität und Abschätzung der der Auswirkungen von Projektänderungen auf die Ressourcen
  • Demand Management: Unterstützung der IT bei der Erfassung aller Bedarfsquellen und der Kanalisierung von Anforderungen durch entsprechende Genehmigungen.
  • Financial Management: umfassende Beurteilung von Finanzindikatoren und Verwaltung von Lebenszykluskosten.
  • Application Portfolio Management: Ausweitung des PPM-Prozesses auf die Business-Anwendungen.

Projektmanagement rückt in diesem Zusammenhang immer mehr ins Zentrum der Überlegungen. Denn viele Unternehmen haben erkannt, dass ein systematisches, unternehmensweites Projekt-, Programm- und Projekt-Portfolio-Management (Enterprise Project Management, Projektorientiertes Unternehmen) die Lücke zwischen Strategie und operativem Geschäft schließen kann.

HIER finden Sie einen guten Artikel zu genau diesem Thema. („IT-Governance und Portfolio-Management„)

Mein Fazit:

  • Unternehmensweites Projektmanagement wird immer mehr zum unverzichtbaren Bestandteil moderner Managementsysteme und zukünftsfähiger Hochleistungsorganisationen.
  • Die Relevanz von Projektmanagement ist in vielen Unternehmen in den Bereichen IT-Management und Innovationsmanagement / Produktentwicklung besonders hoch. Deshalb sollten Sie in diesen Bereichen auch mit der PM-Professionalisierung starten – hier ist das Potenzial am größten.
  • Internationale Standards (PMBOK, ITIL, CMMI, Stage-Gate…) sind wichtige und wertvolle Grundlagen, um das Projektmanagement zu optimieren. Trotzdem sollten Sie versuchen, diese Standards entsprechend auf Ihre Rahmenbedingungen und Bedürfnisse herunter zu brechen und vor allem einfach zu beginnen!

Simplify your Project Management!

Management by…

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Projektmanagement ist nicht nur eine Methode, ein Organisationsansatz oder eine Haltung im Unternehmen. Projektmanagement ist auch immer stärker ein ganzheitlicher Führungsansatz!

Es freut mich, dass die Autoren auf 4managers.de (übrigens eine ganz hervorragende Plattform) dies erkannt haben und „Management by Projects“ in die Reihe der „Management-by-Führungsansätze“ aufgenommen haben.

HIER finden Sie den entsprechenden Artikel zu dem Thema. Ergänzend empfehle ich auch noch, den Artikel zu den Führungsmodellen zu lesen.

Fazit: Wenn Projektmanagement in einem Unternehmen nicht als Führungsansatz – sprich in den KÖPFEN und HERZEN des Top-Managements – verankert ist (Stichworte: Projektmanagement-KULTUR, Management by Projects, Enterprise Project Management, Project Management Office …), sinkt die langfristige Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektmanagements gegen NULL!!!

Simplify your Project Management

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Albert Einstein hat einmal gesagt: „Man soll die Dinge so einfach wie möglich machen, aber nicht noch einfacher.“ Diese Weisheit lässt sich auf viele Bereiche anwenden, unter anderem auch auf die Gestaltung von unternehmensweiten Projektmanagement Systemen.

Was aber ist ein „Projektmanagement System“?

  • DIN 69905: „Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln“
  • Etwas einfacher formuliert: Sämtliche Rahmenbedingungen, die erfolgreiches Projektmanagement in einem Unternehmen sicher stellen sollen.

Sie sollten Ihr unternehmensinternes Projektmanagement System so einfach wie möglich gestalten (aber bitte auch nicht einfacher). Und was heißt das für die Praxis?

Ein professionelles UND pragmatisches Projektmanagement System beinhaltet folgende 4 Dimensionen:

  1. Organisation
  2. Methodik & Prozesse
  3. Qualifizierung
  4. Software

pdf2.gifIn dieser MINDMAP finden Sie einige Details zu den genannten Dimensionen eines Projektmanagement Systems.

pdf2.gifArtikel: Enterprise Project Management (PDF)

Achtung: Die nachhaltige Implementierung und Optimierung von Projektmanagement ist ein mehrjähriger KULTURVERÄNDERUNGSPROZESS!

Simplify your Project Management!

Projektkommunikation: Ein zentraler Erfolgsfaktor

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Diverse Studien belegen, was jedem/jeder erfahrenen Projektmanager/in klar sein sollte:

Die Projektkommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor (wenn nicht DER zentrale Erfolgsfaktor).

Wenn Informationen im Projekt nur schleppend oder gar nicht fließen, passieren Fehler, die Beteiligten arbeiten unkoordiniert in verschiedene Richtungen, dies wiederum führt fast zwangsläufig zu Konflikten und zu Demotivation. Deshalb hier meine Kommunikations-Tipps für den Projektalltag:

  1. Persönliche Gespräche: Sind durch nichts zu ersetzen. Besonders wichtig und wertvoll: Auch mal abseits des Alltags gemeinsam auf ein Feierabend-Bierchen gehen.
  2. Telefon: Angesichts der modernen, elektronischen Medien sind wir verleitet, das Telefon als Kommunikationsmedium zu vernachlässigen. Trotzdem ist der regelmäßige telefonische Kontakt mit den Projektmitgliedern sehr wichtig, um beispielsweise den Status der Aufgabenerledigung abzufragen, möglichen Problemen auf den Grund zu gehen oder einfach mal ein direktes Feedback zur letzten Sitzung einzuholen. Wenn Sie (zumindest) regelmäßigen telefonischen Kontakt mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern halten, bleiben Sie als Projektleiter/in „am Ball“.
  3. Projektsitzungen: Müssen unbedingt gut vor- und nachbereitet werden! Keine Sitzung ohne klare Ziele und Agenda. Zudem müssen Sitzungen entsprechend moderiert und die Ergebnisse prägnant protokolliert werden.
  4. Power-Teams: Intensive Team- und Arbeitssitzungen zu Zweit oder zu Dritt, in denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird. Optimale Dauer: 30 Minuten – 2 Stunden.
  5. Projekt-Blog: Hervorragende Möglichkeit, um Informationen nach dem Pull-Prinzip zu verteilen (anstatt Push wie beispielsweise e-Mail). Dies erfordert allerdings grundlegende Kenntnisse, wie ein Blog eingerichtet und gepflegt wird. Vorteile: Die einzelnen Teammitglieder finden immer den aktuellen Status im Blog – außerdem sind die wichtigsten Ereignisse, Dokumente und Informationen wie in einem Tagebuch gesichert.
  6. e-Mail / Aktennotizen / Briefverkehr: Eignet sich insbesondere für jenen Teil der Informationen, die schriftlich dokumentiert sein sollten (Anweisungen, Freigaben, Kundenkommunikation etc.).
  7. Internet-Konferenzen: Auch eine sehr interessante und wirkungsvolle Möglichkeit der Kommunikation – gerade bei räumlich getrennten Projektteams. Voraussetzung: Die Teammitglieder müssen technisch versiert sein.

Ich persönlich bin ein „Fan“ der direkten, persönlichen Kommunikation. Nur bleiben Sie als Projektmanager/in wirklich auf dem Laufenden. Zudem signalisieren Sie allen Projektbeteiligten, dass Sie die Zügel in der Hand halten und dass Ihnen der Projekterfolg am Herzen liegt. Weiterer Vorteil: Bestimmte Probleme oder Konflikte treten erst in persönlichen Gesprächen zutage.

Weitere Blogeinträge, in denen das Thema (direkt oder indirekt) Projektkommunikation behandelt wird: