Risikoprozess in Projekten

In komplexen Projekten kann viel schief gehen. Schlimmer noch: Frei nach Murphys Gesetz geht häufig (fast) alles schief, was schief gehen kann. Umso wichtiger ist es, Projektrisiken AKTIV zu identifizieren, zu bewerten und systematisch zu bearbeiten.

Der aktuelle Newsletter des „Risk Doctor“ Dr. David Hillson hat mich dazu inspiriert, mal einen einfachen Risikoprozess zu skizzieren. Hier das Ergebnis:

Gutes Risikomanagement ist – gleich wie gutes Projektmanagement – kommunikationsgetrieben und pragmatisch. Damit ist gemeint, dass die einzelnen Schritte getragen sein sollten von einer intensiven Kommunikation und Diskussion im Team.

Übrigens: Auch intuitive Risikobewertungen durch die Beteiligten sollten zulässig und sogar erwünscht sein! Hierzu eine kurze Geschichte:

Neulich hatte ich die Gelegenheit, das Projektmanagement bei den Bregenzer Festspielen im Rahmen einer Führung vorgestellt zu bekommen. Wie man sich vorstellen kann, sind derartige Großveranstaltungen in der Planung und Organisation höchst anspruchsvoll – und auch riskant. Der technische Projektleiter beschrieb den Umgang mit Risiken (sinngemäß) folgendermaßen: „Ich möchte, dass sich das schlechte Bauchgefühl auf das gesamte Team verteilt. Alle Beteiligten sind mitverantwortlich, Risiken zu erkennen, zu spüren, aktiv zu kommunizieren und zu bekämpfen.“

Diese Beschreibung hat mir ausgezeichnet gefallen – denn genau darum geht es. Es ist eine Illusion, dass ein/e Projektleiter/in alle Risiken wahrnehmen kann. Vielmehr liegt das Wissen und die Erfahrung im Umgang mit diversen Projektrisiken bei den einzelnen Teammitgliedern. Ziel muss es also sein, die Verantwortung für das Risikomanagement ein Stück weit auf alle Beteiligten zu verlagern. Nur so können komplexe Projekte gelingen.

Zurück zum Risikoprozess. Der Umgang mit Risiken verfolgt eine gewisse Logik, die in der obigen Darstellung hoffentlich ersichtlich wird. Gleichzeitig ist das Risikomanagement ein kontinuierlicher Prozess, welcher sich über das gesamte Projekt erstreckt. In diesem Sinne –  happy risk management 😉

Meta-Sprache für das Risikomanagement

Der professionelle und pro-aktive Umgang mit Risiken (= Unsicherheiten) in Projekten ist ein absolut erfolgskritischer Faktor. Denn schlussendlich geht’s im Projektmanagement immer wieder um die Minimierung/Eliminierung von Gefahren und das Ausnutzen von Chancen. Denn ein Risiko kann immer Gefahr und/oder Chance für den Projekterfolg bedeuten (wie ich hier schon mal etwas ausführlicher beschrieben hatte).

Dr. David Hillson, PMP, ist ein anerkannter internationaler Experte im Bereich (Project) Risk Management. Mit der – wie ich finde recht witzigen – Marke „Risk Doctor“ ist er bereits seit vielen Jahren als Berater, Trainer und Coach erfolgreich unterwegs. Unter anderem publiziert er auch einen regelmäßigen Newsletter – das Risk Doctor Briefing. Für Deutschsprachige besonders wichtig und wertvoll: der Newsletter wird auch ins Deutsche übersetzt (von Thomas Wuttke, PMP).

Im aktuellen Risk Doctor Briefing schreibt Dr. Hillson über die Bedeutung einer möglichst unmissverständlichen und eindeutigen Beschreibung von Risiken. Dem kann ich nur vollinhaltlich zustimmen! Dem Grundsatz der eindeutigen Klärung von Begriffen und Fakten möchte ich noch folgendes hinzufügen: Klarheit in der Sprache führt zu Klarheit im Denken führt zu Klarheit im Handeln. Darum geht’s immer wieder – nicht nur in Projekten sondern in ganz vielen Lebensbereichen.

Genau deshalb plädiert Dr. Hillson für die Einführung einer „Risiko-Metasprache“. Damit meint er, dass Risiken in Projekten immer auf dieselbe Weise beschrieben werden sollten. Seine Metasprache enthält drei Elemente bzw. Stufen:

  1. Ursachen sind definitive Fakten, die jetzt existieren oder zukünftig auftreten können. Ursachen sind nicht grundsätzlich unsicher, aber sie können Unsicherheiten, nämlich Risiken auslösen.
  2. Risiken wiederum sind Beschreibungen von (technischen, kommerziellen etc.) Unsicherheiten oder auch fehlerhaftem Verhalten.
  3. Auswirkungen schlussendlich beschreiben die konkreten (negativen oder auch positiven) Konsequenzen, die mit dem Eintritt des Risikos verbunden sein können. Auswirkungen betreffen idR Projektbereiche wie Zeit, Kosten, Qualität, Leistung, Sicherheit, Umwelt etc.

Hillson nennt folgendes Beispiel:

Wir sind besorgt, weil unsere Firma für ein innovatives Projekt keine entsprechende Erfahrung besitzt. Risiko-Metasprache hilft, diesen Sachverhalt weiterzuentwickeln: