Studie: SwissQ Agile Trends & Benchmarks

Die wachsende Bedeutung agiler Prinzipien, Vorgehensweisen und Methoden kommt auch dadurch zum Ausdruck, dass fast wöchentlich neue Studien und Untersuchungsergebnisse zu dem Thema publiziert werden. Dieses Mal bin ich auf eine Studie von SwissQ (Studie als PDF-Download) gestoßen, in der „Agile Trends & Benchmarks“ für 2012 untersucht wurden.

Ergebnisse

Einige Erkenntnisse von SwissQ sind:

Über 50% der Unternehmen sind mit der Einführung agiler Praktiken nicht zufrieden.
IT Tools: Ca. 2/3 der befragten Unternehmen setzen MS Office Produkte ein, 31% Jira und 28% HPQC.
73% der Befragten schätzen sich selbst als „erfahren“ in der Anwendung agiler Methoden ein.
Während die bekannten agilen Ansätze wie Scrum bereits von 70% der Unternehmen genutzt werden, gibt es bei TDD, ATDD, Kanban oder die Definition of Done Aufholbedarf.
Argumente für den Einsatz agiler Methoden sind u.a. Besserer Umgang mit sich ändernden Prioritäten, höhere Produktivität, Time-to-Market.
In über 50% der Unternehmen kommen agile Methoden zum Einsatz – hier wiederum ist Scrum der mit Abstand am meisten angewendete agile Ansatz (84%).
Das Top-Management hat nach wie vor große Vorbehalte gegenüber den agilen Praktiken.
Die größte Hürde ist der Veränderungsbedarf in der Organisation, der sich durch den Einsatz agiler Ansätze ergibt.
Scheiterungsgründe agiler Projekte sind fehlende Erfahrung (52%) und die Unvereinbarkeit agiler Werte mit der Unternehmenskultur (42%).

Project Collaboration Tools – Wie findet man die richtige Lösung?

Am Wochenende ist mir folgender Tweet von Jascha Rohr förmlich ins Auge gestochen:

Es ist kein Geheimnis, dass so genannte „Collaboration Tools“ oder „Project Collaboration Tools“ in den letzten Jahren stark an Bedeutung zugenommen haben. In meiner Wahrnehmung waren Firmen wie 37Signals (mit Basecamp) oder auch Huddle die Speerspitzen dieser Bewegung. Mittlerweile sind aber etliche neue Marktanbieter dazu gekommen.

Jascha Rohr testet offensichtlich gerade Teambox – eine sehr übersichtliche Lösung mit vielen guten Features.

B. Jammin hat dann folgende Tools vorgeschlagen:

Alle genannten Lösungen habe ich vorher nicht gekannt – sie sehen aber auf den ersten Blick teilweise sehr gut aus.

Das richtige Tool finden

Bereits 2007 habe ich auf diesem Blog einen Artikel mit dem Titel „Die richtige Projektmanagement Software finden“ geschrieben – weitere folgten (siehe Liste der ähnlichen Beiträge unten). Das Grundproblem bei der Softwareauswahl ist und bleibt immer dasselbe:

Es existiert in der Regel eine unüberschaubar große Zahl an möglichen Lösungen.
Die Lösungen können üblicherweise in Kategorien eingeteilt werden. Dies erleichtert den Auswahlprozess erheblich, denn so können gewisse Kategorien an Lösungen ausgeschieden werden. DIE Studie für den Bereich der PM Software und Tools, die eine Kategorisierung des Marktes vornimmt, ~~ist~~ war „Project Management Software Systems“ von BARC (Autoren: Mey Mark Meyer, Frederik Ahlemann; Leseprobe PDF). Die Studie nimmt folgende Kategorisierung vor:
- Single-Project Management Systems
- Multi-Project Management Systems
- Enterprise Project Management Systems
- Performance-oriented Project Management Systems
- Knowledge-oriented Project Management Systems
Die Kategorien der oben genannten Studie negieren aber leider größtenteils die Kategorie der „Online Collaboration Tools“ (eben Lösungen wie Basecamp, Huddle, Genius inside, Teambox, Liquidplanner, Trello oder Zoho Projects). Diesen Lösungen gehört aber meines Erachtens die Zukunft.
Klar ist, dass man „das richtige Tool“ nur finden kann, wenn man die unternehmensspezifischen Anforderungen kennt. Einen guten Überblick über die typischen Anforderungskategorien von PM Tools gibt die Firma Parameta mit selectPPM.
Auf der Grundlage einer guten Vorbereitung macht eine schrittweise Reduktion der in Frage kommenden Tools Sinn:

Ein derartiges Auswahlverfahren kann allerdings richtig aufwändig werden, und im „worst case“ ist man danach auch nicht wirklich schlauer. Der Königsweg ist nach wie vor, wenn Sie ein vergleichbares Unternehmen kennen, welches eine Lösung erfolgreich im Einsatz hat und diese Lösung (und den entsprechenden Implementierungspartner) weiter empfiehlt.

Nachtrag: Aktuell findet auf openPM eine Umfrage zu diesem Thema statt. Wäre super, wenn der eine oder andere daran teilnehmen könnte.

Welche PM Tools wenden Sie an und warum?

Immer wieder haben wir auf dem PM-Blog verschiedene Software-Tools diskutiert, evaluiert und besprochen. Nun würde ich das Thema gerne mal von der anderen Seite angehen – nämlich von der Seite der Leser/innen!

Welche PM Tools wenden Sie an und warum? Super wäre, wenn wir gemeinsam eine möglichst bunte Mischung an relevanten Software-Tools generieren könnten. Besonders interessant wäre natürlich auch, warum Sie die einzelnen Tools einsetzen?

Tool Tipps zum Wochenende

„A fool with a tool is still a fool“ – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

Sitzungsmoderation und -dokumentation
Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
Präsentationen
Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas „organischer“ als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für „weiche Themen“.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese „weichen Faktoren“ eher funktionieren, wenn das „harte Projektmanagement“ drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

Rückblick (4): Projektmanagement in Organisationen professionalisieren

Rückblick

Eines meiner beruflichen Schwerpunkte besteht darin, Unternehmen bei der Professionalisierung ihres Projektmanagements zu begleiten. Aus diesem Grund habe ich dieses Thema auch auf dem Blog immer wieder mal aufgegriffen (1 | 2 | 3 | 4).

Das vergangene Jahr war in diesem Zusammenhang sehr lehrreich für mich. Denn ein Kunde wollte mit mir einen „raschen und effizienten Prozess“ zur Verbesserung des unternehmensweiten Projektmanagements mit mir durchziehen. Entgegen meiner Überzeugung habe ich mich darauf eingelassen. Nur soviel: Das war das erste und gleichzeitig das letzte Mal. 🙂

Die letzten Jahre haben mich gelehrt:

Die Professionalisierung des Projektmanagements ist ein Organisationsentwicklungsprozess, der in mittelständischen oder größeren Unternehmen mindestens 2-3 Jahre dauert.
Ziel muss es sein, eine professionelle Projektkultur zu etablieren. (Projektkultur = gute Ergebnisse + gutes Teamklima)
Führung ist der stärkste kulturbildende Faktor in Unternehmen. Führung muss die professionelle Projektkultur vorleben.
Die PM Strategie muss mit dem gesamthaften Organisations- und Führungskonzept in Einklang gebracht werden. Eine „Prozess- und Projektorientierte Organisationsform“ (PPO) stellt in diesem Zusammenhang den erfolgsversprechendsten Rahmen dar.
Es gibt keine Patentrezepte (vgl. „Wider die zunehmende Verdosung des Projektmanagements“ von Hinz/Poczynek; PDF).
PM Systeme (“Ein Projektmanagementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Projekte in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.”) müssen schlank, pragmatisch und maßgeschneidert sein.

Kurzer Überblick zu dem Thema:

Ausblick

Im kommenden Jahr werde ich in meinem Unternehmen im Zusammenhang mit dem Beratungsangebot „PM professionalisieren / Prozess- und Projektorientierte Organisation“ folgende Schwerpunkte setzen:

Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung systemischer Organisationsberatung
Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung eines integrierten Organisations- und Managementansatzes (PPO)
Fokus auf Führungskräfte- und Personalentwicklung (Training, Coaching)
modulare PM Systeme, die mit wenig Aufwand an die Kundenbedürfnisse angepasst werden können
Standardprodukt mit Confluence (Firmenwiki) und Jira (Aufgabenmanagement)

Zwischenstand: PM Software + Collaboration Tools

Vergangene Woche habe ich wieder mal eine Blitzumfrage gestartet. Ziel und Inhalt der Befragung war, welche PM und Collaboration Tools in Ihren Unternehmen eingesetzt werden. Klar ist, dass derartige Umfragen immer nur ein grobes Bild ergeben können. Trotzdem erhält man einen Eindruck, welche Tools in Projekten eingesetzt werden.

Es verwundert natürlich nicht, dass die Microsoft-Produkte (Office, Project, SharePoint) ganz vorne mit dabei sind. Etwas überraschend ist für mich immer wieder, dass MindMapping Tools so weit verbreitet sind. Diese Überraschung ist aber sehr positiv.

Dass spezifische PM und Mulit-PM-Lösungen (wie CanDo, in-Step, SAP PM oder netProject) in der Umfrage weiter hinten liegen ist insofern erklärbar, als dass diese Tools in der Regel erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße bzw. Ausmaß der Projektorientierung (Anzahl, Komplexität, strategische Bedeutung von Projekten…) eingesetzt werden. Kleinere oder wenig projektorientierte Unternehmen können sich meist mit einfacheren Tools behelfen.

Nachtrag vom 5.11.: Überraschenderweise hat netProject von ibo stark aufgeholt.

Update vom 10.11. (Das Tool „Social PM“ hat in der Rubrik „Other“ bereits 12 Stimmen [=2,5%] erhalten):

Fazit: Ich bin davon überzeugt, dass es in den nächsten Jahren einen ziemlichen Umbruch in der PM-Software-Branche geben wird. Noch stärker in Richtung Web, einfacher, schneller und benutzerfreundlicher. Der Druck auf etablierte Anbieter wird weiter steigen, da es immer mehr kostengünstige Alternativen gibt. Die Bedeutung professioneller Beratung und Begleitung bei der Implementierung und Ausrollung der Tools wird aber weiter steigen.

PS: Übrigens wurden diese weiteren Tools unter „Other“ genannt:

PM Software: Zwischenergebnis (2)

Aktualisierung vom 20.2.2010:

Sensationell, sage und schreibe 473 Stimmen wurden in den letzten 8 Tagen abgegeben – absoluter Rekord für den PM-Blog. VIELEN DANK an alle, die sich an der Umfrage beteiligt haben!

Aufgrund der Masse an Tools habe ich mich entschlossen, nur noch die Tools mit mind. 3 Rückmeldungen in die Statistik aufzunehmen. Hoffe, das ist für Euch OK so. Hier das aktuelle Zwischenergebnis:

Das Blatt hat sich gewendet. Nach knapp 300 Rückmeldungen sind die MindMapping Tools (z.B. Mindmanager, Freemind, Xmind, Mindmeister…) mit 72 Stimmen vorne. Unmittelbar danach kommt die Microsoft-Phalanx mit den Office Produkten, MS Project und MS Share Point.

Meine persönliche Vermutung ist, dass bei den Office-Produkten insbesondere Excel stark genutzt wird.

Für mich überraschend ist auch, dass Google Docs schon eine recht hohe Verbreitung hat (18 Stimmen). Auch die A-Plan Fans haben sich zu Wort gemeldet (15 Stimmen). Der PM-Blog-Werbepartner ZCOPE ist schon bei 6 Unternehmen im Einsatz.