Seit 2006. Über 1000 Beiträge. Immer noch viele Fragen.
Nachdem ich gestern auf Cmap aufmerksam gemacht habe, möchte ich gleich das nächste, kostenlose Tool „ins Rennen werfen“: Visual Understanding Environment – kurz VUE.
PM Kollege Damian Deßler hat mich via Twitter auf VUE aufmerksam gemacht. Danke dafür! „Visual Understanding Environment (VUE) im Projektmanagement“ weiterlesen
Team- und Projektarbeit kann nur gelingen, wenn die Kommunikation zwischen Menschen erfolgreich gestaltet wird. In diesem Zusammenhang ist es auffallend, wie wenig in vielen Unternehmen visualisiert wird. Besprechungen finden häufig ohne irgendwelche Methoden zur Visualisierung statt. Ich behaupte:
Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.
Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.
Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen „speedy“ auf die Leinwand bringen.
Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) „visual facilitation“ nenne.
Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:
Das „Kritzeln“ mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:
Nachteile:
Der „Visualisierungs-Klassiker“ ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als „Visualisierungs-Board“ (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame „Kreativ- und Nachdenk-Sessions“.
Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.
Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.
Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).
Visualisieren, visualisieren, visualisieren!
PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:
Der aktuelle Leitartikel des Projektmagazins greift ein wichtiges PM-Thema auf: „Einprägsam und überzeugend präsentieren im Projekt„. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass „gehirngerechte Präsentationen“ – wie es die leider viel zu früh verstorbene Vera F. Birkenbihl sagen würde – in der Vorbereitung mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aber diese Zeit ist gut investiert, da Meetings und Besprechungen dadurch erst effektiv werden.
Gerriet Danz, der Autor des besagten Projektmagazin-Artikels, gibt u.a. folgende Tipps:
Ich möchte noch einen persönlichen Punkt ergänzen: Ich halte Power-Point nach wie vor für ein wichtiges Mittel zur Visualisierung. Allerdings sollten mind. 75% der Folien aus aussagekräftigen Grafiken oder – besser noch – Bildern und Kernaussagen bestehen. Mir persönlich hilft dies, die gewünschte „Story“ besser rüber zu bringen.
Aber von Zeit zu Zeit kann es leider auch passieren, dass der viel zitierte „Funke“ zum Publikum einfach nicht rüber springen mag – egal, wie (vermeintlich) gut die Vorbereitung war. Auch hierfür gibt es wahrscheinlich viele mögliche Gründe. Eine Erkenntnis bleibt aber: Das Verhalten sozialer Systeme kann man häufig nicht rational verstehen, und schon gar nicht steuern oder beeinflussen.
Gut so.