Projektmanagement Blog

Projektorganisation (2)

Das Thema Projektorganisation hat zwei Dimensionen. Einerseits geht es um die Organisation eines einzelnen Projekts (Auftraggeber, ProjektmanagerIn, Projektteam etc.). Andererseits geht es aber auch um die übergeordnete Organisation aller Projekte in einem Unternehmen – sprich das generelle PM-Organisationsmodell. Ich möchte heute kurz auf letzteren Punkt eingehen.

Grundsätzlich definiert die Theorie einige Grundformen von PM-Organisationsmodellen:

PM in der Linie (auch Einfluss-/Stabsprojektorganisation): Die Priorität liegt auf der Linienarbeit und Linienstruktur. Der/die ProjektmanagerIn hat praktisch keine Entscheidungskompetenz.
Matrix-Projektorganisation (schwach/ausgewogen/stark): Die Entscheidungskompetenz wird zwischen den Linienführungskräften und dem/der ProjektmanagerIn aufgeteilt.
Reine Projektorganisation: Der/die ProjektmanagerIn fungiert als „horizontale Führungskraft“. Die für die reibungslose Durchführung des Projekts notwendige Entscheidungskompetenz ist zur Gänze beim/bei der ProjektmanagerIn.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen PM-Organisationsmodelle.

Leider gibt es bei der Wahl und Gestaltung der übergeordneten Projektorganisation kein Patentrezept. Einflussfaktoren sind aber insbesondere die strategische Bedeutung des Projektmanagements, kulturelle Aspekte (Unternehmenskultur, Führungskultur, PM-Kultur…) und der Qualifikationsgrad der ProjektmanagerInnen.

In der Praxis kommt es sehr oft vor, dass ProjektmanagerInnen zwar für den Projekterfolg verantwortlich gemacht werden, dass sie aber nicht über die notwendigen Entscheidungskompetenzen verfügen. Hier gilt: Verantwortung = Kompetenz = Qualifikation!

Geben Sie dem Thema „PM-Organisationsform“ höchste Priorität, denn hier entscheidet sich wesentlich, ob Projektmanagement in Ihrem Unternehmen funktionieren kann oder nicht.

Ihr Stefan Hagen

Projektmanagement Methodik

Was ist eine Projektmanagement Methodik?

Eine PM Methodik enthält Spielregeln, Standards, Prozesse, Methoden und Techniken, um sämtliche Projekte in einer Organisation möglichst effektiv und effizient abzuwickeln.

Braucht jedes Unternehmen eine Projektmanagement Methodik?

Es ist unbestritten, dass dokumentierte, wiederholbare und kontrollierte Prozesse im Projektmanagement die „Performance“ signifikant verbessern kann. Genau dies soll die PM Methodik bewirken.

Sobald ein Unternehmen also regelmäßig Projekte durchführt, ist eine PM Methodik dringend zu empfehlen.

Worauf sollte man bei der Entwicklung einer Projektmanagement Methodik achten?

In einem Unternehmen gibt es in der Regel verschiedenste Projekte. Unterscheidungsmerkmale sind beispielsweise Umfang, Inhalt, strategische Bedeutung oder Komplexitätsgrad. Eine PM Methodik muss diesem Umstand selbstverständlich Rechnung tragen.

Oft tappen Unternehmen dann aber in die Falle, dass sie die PM Methodik für alle Eventualitäten und Möglichkeiten differenziert festlegen möchten. Die Ergebnisse sind dann meist sehr komplizierte, bürokratische und von den MitarbeiterInnen kaum umsetzbare Lösungen.

Eine PM Methodik sollte einen pragmatischen Ansatz verfolgen und im Kern die Mindeststandards, Best Practices und die zentralen Rollen & Verantwortlichkeiten enthalten. Zudem sollte eine PM Methodik skalierbar und anpassbar sein. Dies bedeutet, dass sich die Methodik am jeweiligen Projekt orientiert, nicht umgekehrt!

Ihr Stefan Hagen

Projektorganisation (1)

Die Organisation eines Projekts entscheidet wesentlich über Erfolg oder Misserfolg. Ich möchte diese Thematik mit einer Segelregatta vergleichen, um einige Grundregeln effektiver Projektorganisation abzuleiten:

– Der Kapitän hat Erfahrung im Segeln und kann sein Handwerk.
– Die Crew vertraut dem Kapitän.
– Der Kapitän kann gut motivieren und hat ein Ohr für alle Probleme der Crew.
– In Notfallsituationen gibt der Kapitän klare und unmissverständliche Anweisungen. Lange Diskussionen sind in einer derartigen Situation nicht erwünscht.
– Je anspruchsvoller die Regatta, umso erfahrener und qualifizierter muss der Kapitän sein.
– Der Kapitän plant gemeinsam mit seiner Crew die Route, bevor der Hafen verlassen wird. Trotzdem muss der Kurs zwischendurch natürlich immer wieder korrigiert werden.
– Die Rollen der Crew sind eindeutig verteilt. Jeder macht das, was er am besten kann.
– Selbstverständlich springt jedes Crewmitglied für das andere ein, wenn Not am Mann ist.
– Im Rahmen eines Unwetters wird der Umgang miteinander auch mal energischer. Diese Situationen werden aber nachher gemeinsam besprochen und eventuelle Konflikte geklärt.

Vielleicht denken Sie an einige dieser Analogien, wenn Sie das nächste Mal ein Projektteam zusammen stellen?

Ihr Stefan Hagen

Aufwands- und Kostenschätzung

Ein wichtiger Planungsschritt während der Initiierung und Planung von Projekten ist die Aufwands- und Kostenschätzung (Bereich Kostenziele im magischen Dreieck). Eric Verzuh, ein amerikanischer PM-Experte und Buchautor, geht sehr pragmatisch und praxisnah auf das Thema ein.

Verzuh (2005) definiert folgende „goldenen Regeln“ der Aufwands- und Kostenschätzung (estimating):

– die richtigen Leute in die Schätzung involvieren (Erfahrung, direkt beteiligt)
– wenn möglich Erfahrungswerte und Datenmaterial aus vorherigen Projekten oder anderen Quellen heranziehen (falls diese verfügbar sind)
– Die Schätzung darf nicht verhandelt werden – lediglich das magische Dreieck! (Qualität – Kosten – Zeit)

Detaillierungsgrade einer Schätzung:
a) Grobschätzung ohne konkrete Erfahrungswerte (top-down)
b) Grobschätzung mit Erfahrungswerten (top-down)
c) detaillierte Schätzung (bottom-up)
Schätzungen in mehreren Zyklen konkretisieren und verfeinern („estimating cycles“) –> top-down Grobschätzung, bottom-up Detailschätzung, top-down Überprüfung …

„Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“ – diese Weisheit trifft in puncto Aufwands- und Kostenschätzung besonders zu. Klar ist, dass eine Schätzung nie zu 100 % korrekt sein kann. Entscheidend ist aber, die Kosten und den notwendigen Arbeitsaufwend näherungsweise schon im Vorfeld zu ermitteln.

Am Schluss noch ein persönlicher Tipp: Projektteams planen in der Regel viel zu optimistisch. Achten Sie als ProjektleiterIn darauf, dass auch Puffer in die Schätzung eingebaut werden.

Ihr Stefan Hagen

PM-Werkzeuge und Links

Auf dieser Seite eines dänischen Kollegen finden Sie eine Liste kostenloser PM-Software-Werkzeuge. Für einige der Tools sind allerdings Programmierkenntnisse notwendig.

Auch diese Linksammlung enthält eine geballte Ladung an größtenteils nützlichen Querverweisen.

Ihr Stefan Hagen

Karrierechance Projektmanagement

„Projektmanagement stellt in zunehmendem Maße eine wichtige Karrierechance für viele Menschen dar.“ Diese These möchte ich kurz erläutern:

1) Wenn man die Stellenanzeigen der großen Wirtschaftszeitungen aufschlägt, werden immer häufiger ProjektmanagerInnen bzw. ProjektleiterInnen gesucht – insbesondere von großen Unternehmen. Es handelt sich hierbei größtenteils um anspruchsvolle Führungsaufgaben, meist verbunden mit internationalen Einsätzen.

2) Immer mehr Manager und Personalentwickler entdecken Projekte als hervorragende Möglichkeit, um Führungskompetenzen bei den eingesetzten ProjektmanagerInnen einerseits zu entwickeln und andererseits abzutesten. Wer sich einige Jahre als ProjektmanagerIn bewährt, dem stehen alle Türen für eine Führungsposition offen.

3) Der Trend zur Prozessorientierung hält unvermindert an. Dadurch benötigen Unternehmen immer häufiger qualifizierte „QuerschnittsmanagerInnen“, die über die Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg agieren. Daraus ergeben sich die Berufsbilder ProzessmanagerIn und ProjektmanagerIn.

4) Viele Statistiken belegen, dass Projekte weltweit immer noch ein „Milliardengrab“ sind. Die Scheiterungsquote ist weitaus höher als die Erfolgsquote. Dadurch können es sich viele Unternehmen nicht mehr leisten, unqualifizierte ProjektmanagerInnen einzusetzen.

5) Die Anzahl Menschen, die eine internationale Projektmanagement-Zertifizierung durchlaufen, ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Ein weiteres klares Indiz dafür, dass Projektmanagement eine zunehmende Schlüsselqualifikation darstellt.

Die Liste der Argumente ließe sich noch weiter fortführen.

Ihr Stefan Hagen

Umfeldanalyse

Der Fokus einer Projektplanung sollte sich nicht nur auf den eigentlichen Projektinhalt gerichtet sein. Oftmals ist es mindestens genau so wichtig, „über den Tellerrand hinaus zu schauen“ und das relevante Umfeld zu analysieren.

Eine einfache Methode, um die Abhängigkeiten und die relevante Umwelt eines Projekts zu durchleuchten, stellt die so genannte Umfeldanalyse (auch Kontextanalyse) dar. Hierbei wird ein Projekt nach 3 Dimensionen hinterfragt:

– zeitlich: Was ist vor dem Projekt passiert? Was wird / soll nach dem Projekt passieren?
– sachlich: Welche sachlichen Umfeldfaktoren (z.B. strategische Ziele, andere Projekte, rechtliche Vorgaben, Markttrends…) beeinflussen das Projekt bzw. werden vom Projekt beeinflusst?
– sozial: Welche Personen / Personengruppen / Anspruchsgruppen sind für das Projekt relevant? (auch Stakeholder-Analyse genannt)
Zur Erfassung und Analyse des Projektumfeldes empfehle ich (wiederum) die Mindmapping-Technik. Mit dieser Technik kann man im Team innerhalb kürzester Zeit Dutzende relevante Umfeldfaktoren erfassen und in weiterer Folge analysieren.

Folgende Fragestellungen sind beispielsweise im Zuge einer Umfeldanalyse zu beantworten:

– Worauf müssen wir achten?
– Welche Informationsquellen können wir anzapfen?
– Welchen übergeordneten Zielen und Visionen soll unser Projekt „zuarbeiten“?
– Welche Personen oder Personengruppen können den Erfolg des Projekts beeinflussen (positiv / negativ)?
– …

Ihr Stefan Hagen

Projektzielsetzung (2)

Eine sehr pragmatische Methode zur Zieldefinition stellt die so genannte Coverdale-Zielscheibe dar (vgl. Sperling u.a. 2003, S. 48ff).

Die Zielscheibe besteht aus folgenden Fragestellungen:

– Welches Ergebnis soll erreicht werden? (= Endergebnis)
– Für wen tun wir das? (= Kunden/Beteiligte)
– Wozu soll das Ergebnis dienen? (= Sinn/Zweck)
– Woran wird das Ergebnis gemessen? (= Kriterien)

Anwendung der Zielscheibe im Rahmen einer Projektsitzung / eines Workshops:

– Drucken Sie die Zielscheibe für alle Beteiligten auf ein Blatt Papier.
– Oder Übertragen Sie die Zielscheibe auf ein großes Pinwand-Papier (für alle gut lesbar).
– Sammeln Sie dann Ideen und Anregungen zu den verschiedenen Bereichen der Zielscheibe.
– Dieser gemeinsame Prozess kann übrigens auch gut mit der Mindmapping-Technik moderiert und untersützt werden (Mindmapping-Software + Laptop + Beamer + geübter Moderator).

Ihr Stefan Hagen