Seit 2008. Über 1000 Beiträge. Immer noch viele Fragen.
Auf dieser Seite eines dänischen Kollegen finden Sie eine Liste kostenloser PM-Software-Werkzeuge. Für einige der Tools sind allerdings Programmierkenntnisse notwendig.
Auch diese Linksammlung enthält eine geballte Ladung an größtenteils nützlichen Querverweisen.
Ihr Stefan Hagen
„Projektmanagement stellt in zunehmendem Maße eine wichtige Karrierechance für viele Menschen dar.“ Diese These möchte ich kurz erläutern:
1) Wenn man die Stellenanzeigen der großen Wirtschaftszeitungen aufschlägt, werden immer häufiger ProjektmanagerInnen bzw. ProjektleiterInnen gesucht – insbesondere von großen Unternehmen. Es handelt sich hierbei größtenteils um anspruchsvolle Führungsaufgaben, meist verbunden mit internationalen Einsätzen.
2) Immer mehr Manager und Personalentwickler entdecken Projekte als hervorragende Möglichkeit, um Führungskompetenzen bei den eingesetzten ProjektmanagerInnen einerseits zu entwickeln und andererseits abzutesten. Wer sich einige Jahre als ProjektmanagerIn bewährt, dem stehen alle Türen für eine Führungsposition offen.
3) Der Trend zur Prozessorientierung hält unvermindert an. Dadurch benötigen Unternehmen immer häufiger qualifizierte „QuerschnittsmanagerInnen“, die über die Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg agieren. Daraus ergeben sich die Berufsbilder ProzessmanagerIn und ProjektmanagerIn.
4) Viele Statistiken belegen, dass Projekte weltweit immer noch ein „Milliardengrab“ sind. Die Scheiterungsquote ist weitaus höher als die Erfolgsquote. Dadurch können es sich viele Unternehmen nicht mehr leisten, unqualifizierte ProjektmanagerInnen einzusetzen.
5) Die Anzahl Menschen, die eine internationale Projektmanagement-Zertifizierung durchlaufen, ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Ein weiteres klares Indiz dafür, dass Projektmanagement eine zunehmende Schlüsselqualifikation darstellt.
Die Liste der Argumente ließe sich noch weiter fortführen.
Ihr Stefan Hagen
Der Fokus einer Projektplanung sollte sich nicht nur auf den eigentlichen Projektinhalt gerichtet sein. Oftmals ist es mindestens genau so wichtig, „über den Tellerrand hinaus zu schauen“ und das relevante Umfeld zu analysieren.
Eine einfache Methode, um die Abhängigkeiten und die relevante Umwelt eines Projekts zu durchleuchten, stellt die so genannte Umfeldanalyse (auch Kontextanalyse) dar. Hierbei wird ein Projekt nach 3 Dimensionen hinterfragt:
– zeitlich: Was ist vor dem Projekt passiert? Was wird / soll nach dem Projekt passieren?
– sachlich: Welche sachlichen Umfeldfaktoren (z.B. strategische Ziele, andere Projekte, rechtliche Vorgaben, Markttrends…) beeinflussen das Projekt bzw. werden vom Projekt beeinflusst?
– sozial: Welche Personen / Personengruppen / Anspruchsgruppen sind für das Projekt relevant? (auch Stakeholder-Analyse genannt)
Zur Erfassung und Analyse des Projektumfeldes empfehle ich (wiederum) die Mindmapping-Technik. Mit dieser Technik kann man im Team innerhalb kürzester Zeit Dutzende relevante Umfeldfaktoren erfassen und in weiterer Folge analysieren.
Folgende Fragestellungen sind beispielsweise im Zuge einer Umfeldanalyse zu beantworten:
– Worauf müssen wir achten?
– Welche Informationsquellen können wir anzapfen?
– Welchen übergeordneten Zielen und Visionen soll unser Projekt „zuarbeiten“?
– Welche Personen oder Personengruppen können den Erfolg des Projekts beeinflussen (positiv / negativ)?
– …
Ihr Stefan Hagen
Eine sehr pragmatische Methode zur Zieldefinition stellt die so genannte Coverdale-Zielscheibe dar (vgl. Sperling u.a. 2003, S. 48ff).
Die Zielscheibe besteht aus folgenden Fragestellungen:
– Welches Ergebnis soll erreicht werden? (= Endergebnis)
– Für wen tun wir das? (= Kunden/Beteiligte)
– Wozu soll das Ergebnis dienen? (= Sinn/Zweck)
– Woran wird das Ergebnis gemessen? (= Kriterien)
Anwendung der Zielscheibe im Rahmen einer Projektsitzung / eines Workshops:
– Drucken Sie die Zielscheibe für alle Beteiligten auf ein Blatt Papier.
– Oder Übertragen Sie die Zielscheibe auf ein großes Pinwand-Papier (für alle gut lesbar).
– Sammeln Sie dann Ideen und Anregungen zu den verschiedenen Bereichen der Zielscheibe.
– Dieser gemeinsame Prozess kann übrigens auch gut mit der Mindmapping-Technik moderiert und untersützt werden (Mindmapping-Software + Laptop + Beamer + geübter Moderator).
Ihr Stefan Hagen
In der österreichischen Zeitung „DerStandard“ war am vergangenen Samstag auf S. 14 die Headline zu lesen: „Mannschaften, die lachen, spielen besser“.
Diese Aussage stammt vom Österreichischen Fußballnationaltrainer Josef „Peppi“ Hickersberger, der mit seiner Mannschaft derzeit nicht gerade erfolgsverwöhnt ist.
Dieses Prinzip ist auch für Projektteams höchst relevant. Denn:
– Beim Lachen wird Energie frei.
– Gemeinsames Lachen verbindet.
– Verbindung schafft Vertrauen.
– Vertrauen ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Teamarbeit.
– Schwierige Projekte können nur in kooperativer Teamarbeit gelöst werden.
Ihr Stefan Hagen
In der Hitliste der Scheiterungsgründe für Projekte stehen „unklare Projektziele“ ganz oben. Deshalb hier einige Gedanken und Anregungen zum Thema Projektzielsetzung.
Das gute alte „magische Dreieck der Projektziele“
Die Zieldefinition in Projekten besteht grundsätzlich aus den Zielbereichen Qualität (inhaltliche Ziele, Sach-/Leistungsziele), Kosten (personelle, sachliche, finanzielle und sonstige Ressourcen) und Zeit (Meilensteine, Terminziele). Diese 3 Zielbereiche müssen aufeinander abgestimmt sein und während des Projekts immer wieder hinterfragt werden. Mögliche Leitfragen:
– Wie kann man die Projektergebnisse am Ende messen, sehen, angreifen, spüren…?
– Können die inhaltlichen Projektziele mit dem Budget und den Ressourcen erreicht werden? Ist das realistisch?
– Ist der Zeitrahmen für die Erreichung der Projektziele realistisch? Wurde die zeitliche Verfügbarkeit der Projektmitglieder realistisch eingeschätzt? Gibt es Puffer?
Induktive (bottom up) Zieldefinition
– Sammlung sämtlicher Zielvorstellungen im Team und mit dem Auftraggeber
– Bündelung zu messbaren Teilzielen
– Formulierung eines Gesamtziels in 2-3 Sätzen
Deduktive (top down) Zieldefinition
– Wie lautet das Gesamtziel, das am Ende des Projekts realisiert sein soll?
– Zerlegung des Gesamtziels in Teilziele / Teilprodukte / Teilergebnisse
– Wie können die Teilziele gemessen werden? (mind. 2-3 Messgrößen pro Projektziel)
Eine Zieldefinition sollte zumindest folgende Aspekte enthalten:
1) leicht kommunizierbares Gesamtziel (1-2 Sätze) –> Welches Gesamtziel soll bis wann erreicht werden?
2) verständiche Teilziele (ideal: 3-5), die man sich merken kann –> Aus welchen Teilzielen besteht das Gesamtziel?
3) messbare Ergebnisse der Teilziele (mind. 2-3) –> Wie können wir den Projekterfolg messen?
4) Nutzen und angestrebte Wirkung des Projekts (beschrieben auf ca. 1/2 Seite) –> Warum tun wir das überhaupt? Was ist der Hintergrund bzw. die mittel- bis langfristige Vision?
5) Zielgruppen –> Für wen tun wir das überhaupt?
Bewährte Arbeitsmethodik / möglicher Ablauf
– Auftraggeber + Projektmanager: Entwurf Projektzielsetzung
– Projektmanager + Projektteam: kritische Hinterfragung und Konkretisierung (z.B. mittels Mindmapping!)
– Auftraggeber: Entscheidung
Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen, zukünftig klare, messbare, verständliche, erstrebenswerte und motivierende Projektzielsetzungen zu formulieren.
Ihr Stefan Hagen
Einer der renommiertesten Management-Gurus im deutschsprachigen Raum, Prof. Dr. Fredmund Malik, verdeutlicht die Wichtigkeit einer persönlichen Arbeitsmethodik in seinem Buch „Führen, leisten, leben“.
Maliks Erkenntnisse sind auch auf das Projektmanagement übertragbar (vgl. Malik 2001, ab S. 325):
– Das Thema Arbeitsmethodik ist vielleicht langweilig, aber von größter Wichtigkeit für Führungskräfte.
– Stress und Hektik lassen sich oft auf Mängel in der Arbeitsweise zurück führen.
– Methodisch-systematisches Arbeiten stellt KEINEN Widerspruch zu Kreativität dar – im Gegenteil!
– Die Arbeitsmethodik sollte individuell und persönlich sein.
– Arbeitsmethodik ist abhängig von den Rahmenbedingungen und den spezifischen Umständen. Man braucht die richtige Methode zur richtigen Zeit.
– Die gewählte Methodik sollte regelmäßig kritisch hinterfragt werden.
Ich kann mich der Haltung von Prof. Malik (der übrigens auch ein Lustenauer ist, so wie ich 😉 ) vollinhaltlich anschließen.
Ihr Stefan Hagen
Albert Einstein hat einmal gesagt: „Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“
Ein Projekt beginnt immer mit einer spezifischen Situation, die durch Probleme, Ideen und Zielvorstellungen gekennzeichnet ist.
Eine sehr effektive und auch effiziente Methode zur Situationserfassung und -strukturierung ist die Mindmapping-Technik. Das Design könnte wie folgt aussehen:
– Titel: Ideen- und Analyseworkshop
– Dauer: 2-4 Stunden
– TeilnehmerInnen: AuftraggeberIn, ProjektmanagerIn, Projektteam, Experten, Führungskräfte
– optimale Anzahl der TeilnehmerInnen: 3-12
– Technische Ausstattung: Laptop, Beamer, Mindmapping-Software (Mindjet, Freemind [kostenlos!])
– mögliche Fragestellungen: Wie sieht die relevante Situation aus? Welche Informationen stehen zur Verfügung? Durch welche Probleme ist die Situation gekennzeichnet? Wie äußern sich diese Probleme (Ursache/Wirkung)? Welche Ziele könnte das Projekt verfolgen? Was möchte der Auftraggeber? Wie kann das mögliche Projektergebnis gemessen werden? Laufen derzeit andere Projekte, die einen Teilaspekt dieses Themas bearbeiten?
– Voraussetzung: der/die ModeratorIn sollte im Umgang mit der Mindmapping-Software einigermaßen geübt sein; zudem sind natürlich die Regeln einer effizienten Moderation und Sitzungsgestaltung zu beachten!
Die Mindmapping-Technik hat folgende Vorteile:
– perfekte, „gehirngerechte“ Visualisierung
– schnelle Reduktion von Komplexität
– Brainstorming und gleichzeitiges Strukturieren ist möglich
– die Ergebnisse können sofort im Anschluss an das Meeting an die TeilnehmerInnen verschickt werden (z.B. als PDF)
Ich persönlich bin ein absoluter Fan der Mindmapping-Technik. Die Freeware „Freemind“ eignet sich, um die ersten Erfahrungen zu sammeln. Für Profi-Nutzer empfiehlt sich aber in jedem Fall die Anschaffung eines professionellen Tools (z.B. von Mindjet). Diese Investition von ca.