Projektmanagement Blog

In der Hitliste der Scheiterungsgründe für Projekte stehen „unklare Projektziele“ ganz oben. Deshalb hier einige Gedanken und Anregungen zum Thema Projektzielsetzung.

Das gute alte „magische Dreieck der Projektziele“
Die Zieldefinition in Projekten besteht grundsätzlich aus den Zielbereichen Qualität (inhaltliche Ziele, Sach-/Leistungsziele), Kosten (personelle, sachliche, finanzielle und sonstige Ressourcen) und Zeit (Meilensteine, Terminziele). Diese 3 Zielbereiche müssen aufeinander abgestimmt sein und während des Projekts immer wieder hinterfragt werden. Mögliche Leitfragen:

– Wie kann man die Projektergebnisse am Ende messen, sehen, angreifen, spüren…?
– Können die inhaltlichen Projektziele mit dem Budget und den Ressourcen erreicht werden? Ist das realistisch?
– Ist der Zeitrahmen für die Erreichung der Projektziele realistisch? Wurde die zeitliche Verfügbarkeit der Projektmitglieder realistisch eingeschätzt? Gibt es Puffer?

Induktive (bottom up) Zieldefinition

– Sammlung sämtlicher Zielvorstellungen im Team und mit dem Auftraggeber
– Bündelung zu messbaren Teilzielen
– Formulierung eines Gesamtziels in 2-3 Sätzen

Deduktive (top down) Zieldefinition

– Wie lautet das Gesamtziel, das am Ende des Projekts realisiert sein soll?
– Zerlegung des Gesamtziels in Teilziele / Teilprodukte / Teilergebnisse
– Wie können die Teilziele gemessen werden? (mind. 2-3 Messgrößen pro Projektziel)

Eine Zieldefinition sollte zumindest folgende Aspekte enthalten:

1) leicht kommunizierbares Gesamtziel (1-2 Sätze) –> Welches Gesamtziel soll bis wann erreicht werden?
2) verständiche Teilziele (ideal: 3-5), die man sich merken kann –> Aus welchen Teilzielen besteht das Gesamtziel?
3) messbare Ergebnisse der Teilziele (mind. 2-3) –> Wie können wir den Projekterfolg messen?
4) Nutzen und angestrebte Wirkung des Projekts (beschrieben auf ca. 1/2 Seite) –> Warum tun wir das überhaupt? Was ist der Hintergrund bzw. die mittel- bis langfristige Vision?
5) Zielgruppen –> Für wen tun wir das überhaupt?

Bewährte Arbeitsmethodik / möglicher Ablauf

– Auftraggeber + Projektmanager: Entwurf Projektzielsetzung
– Projektmanager + Projektteam: kritische Hinterfragung und Konkretisierung (z.B. mittels Mindmapping!)
– Auftraggeber: Entscheidung

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen, zukünftig klare, messbare, verständliche, erstrebenswerte und motivierende Projektzielsetzungen zu formulieren.

Ihr Stefan Hagen

Einer der renommiertesten Management-Gurus im deutschsprachigen Raum, Prof. Dr. Fredmund Malik, verdeutlicht die Wichtigkeit einer persönlichen Arbeitsmethodik in seinem Buch „Führen, leisten, leben“.

Maliks Erkenntnisse sind auch auf das Projektmanagement übertragbar (vgl. Malik 2001, ab S. 325):

– Das Thema Arbeitsmethodik ist vielleicht langweilig, aber von größter Wichtigkeit für Führungskräfte.
– Stress und Hektik lassen sich oft auf Mängel in der Arbeitsweise zurück führen.
– Methodisch-systematisches Arbeiten stellt KEINEN Widerspruch zu Kreativität dar – im Gegenteil!
– Die Arbeitsmethodik sollte individuell und persönlich sein.
– Arbeitsmethodik ist abhängig von den Rahmenbedingungen und den spezifischen Umständen. Man braucht die richtige Methode zur richtigen Zeit.
– Die gewählte Methodik sollte regelmäßig kritisch hinterfragt werden.

Ich kann mich der Haltung von Prof. Malik (der übrigens auch ein Lustenauer ist, so wie ich 😉 ) vollinhaltlich anschließen.

Ihr Stefan Hagen

Albert Einstein hat einmal gesagt: „Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“

Ein Projekt beginnt immer mit einer spezifischen Situation, die durch Probleme, Ideen und Zielvorstellungen gekennzeichnet ist.

Eine sehr effektive und auch effiziente Methode zur Situationserfassung und -strukturierung ist die Mindmapping-Technik. Das Design könnte wie folgt aussehen:

– Titel: Ideen- und Analyseworkshop
– Dauer: 2-4 Stunden
– TeilnehmerInnen: AuftraggeberIn, ProjektmanagerIn, Projektteam, Experten, Führungskräfte
– optimale Anzahl der TeilnehmerInnen: 3-12
– Technische Ausstattung: Laptop, Beamer, Mindmapping-Software (Mindjet, Freemind [kostenlos!])
– mögliche Fragestellungen: Wie sieht die relevante Situation aus? Welche Informationen stehen zur Verfügung? Durch welche Probleme ist die Situation gekennzeichnet? Wie äußern sich diese Probleme (Ursache/Wirkung)? Welche Ziele könnte das Projekt verfolgen? Was möchte der Auftraggeber? Wie kann das mögliche Projektergebnis gemessen werden? Laufen derzeit andere Projekte, die einen Teilaspekt dieses Themas bearbeiten?
– Voraussetzung: der/die ModeratorIn sollte im Umgang mit der Mindmapping-Software einigermaßen geübt sein; zudem sind natürlich die Regeln einer effizienten Moderation und Sitzungsgestaltung zu beachten!

Die Mindmapping-Technik hat folgende Vorteile:

– perfekte, „gehirngerechte“ Visualisierung
– schnelle Reduktion von Komplexität
– Brainstorming und gleichzeitiges Strukturieren ist möglich
– die Ergebnisse können sofort im Anschluss an das Meeting an die TeilnehmerInnen verschickt werden (z.B. als PDF)

Ich persönlich bin ein absoluter Fan der Mindmapping-Technik. Die Freeware „Freemind“ eignet sich, um die ersten Erfahrungen zu sammeln. Für Profi-Nutzer empfiehlt sich aber in jedem Fall die Anschaffung eines professionellen Tools (z.B. von Mindjet). Diese Investition von ca.

Projektmanagement ist im Kern ein Werkzeugkoffer, der aus Methoden, Instrumenten und Arbeitstechniken besteht. Die Wahl der richtigen Werkzeuge zur richtigen Zeit kann den Erfolg eines Projekts wesentlich beeinflussen. In diesem Punkt unterscheiden sich Handwerker und Projektmanager nur marginal.

Projektmanagement muss wieder einfacher werden. Auch sehr einfache Werkzeuge können in Projekten enormen Nutzen stiften. Deshalb mein Plädoyier an die Projektmanagerinnen und Projektmanager da draußen:

Simplify your projects!

In den kommenden Tagen und Wochen werde ich hier verschiedene Tipps und Tricks präsentieren, mit denen Sie Ihre Projekte einfacher, wirkungsvoller und schlussendlich erfolgreicher managen können.

Ihr Stefan Hagen