Welche PM Tools wenden Sie an und warum?

Geschrieben von S. Hagen am 13. Mai, 2012

Immer wieder haben wir auf dem PM-Blog verschiedene Software-Tools diskutiert, evaluiert und besprochen. Nun würde ich das Thema gerne mal von der anderen Seite angehen – nämlich von der Seite der Leser/innen!

Welche PM Tools wenden Sie an und warum? Super wäre, wenn wir gemeinsam eine möglichst bunte Mischung an relevanten Software-Tools generieren könnten. Besonders interessant wäre natürlich auch, warum Sie die einzelnen Tools einsetzen?

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Testbericht: Wunderkit

Geschrieben von S. Hagen am 13. Mai, 2012

Mein Grazer Blogger-Kollege Thomas Mathoi hat gestern auf Google Plus einen Testbericht zu Wunderlist / Wunderkit verlinkt. Marcus Raitner hat den Beitrag prompt kritisch kommentiert. Da ich Wunderkit bereits seit einigen Wochen im Produktiveinsatz habe, möchte ich unsere Erfahrungswerte mit dem Tool hier kurz darlegen.

6Wunderkinder

Die Tools Wunderlist (“easy-to-use task manager“) und Wunderkit (collaborative task management, simple project management) sind jeweils für Windows, Mac, iPhone, iPad, Android und als Web-Applikation verfügbar. Auf den ersten Blick denkt man sofort an ein weiteres Start-Up aus Silicon Valley, doch erfreulicherweise kommen die “6Wunderkinder” aus Berlin. Die ganze Story (inkl. Testbericht) können Sie HIER nachlesen.

Soviel vorab: Die Technologie und vor allem die professionelle grafische Umsetzung kann es mit den Besten der Branche aufnehmen. Absolut top!

Wunderkit: Pros & Cons

Die Grundfunktionalitäten sind denkbar einfach:

• Teammitglieder anlegen / einladen
• Projekte / Workspaces anlegen
• Aufgaben anlegen
• Aufgaben taggen
• Verantwortlichkeiten zuordnen
• Prioritäten verteilen
• Deadlines vergeben
• Kurzinformationen im Team verteilen (im Twitter-Style)
• Notizen schreiben

Wunderkit bietet alles, was man für pragmatisches, modernes Projekt- und Teammanagement braucht. Fast alles: Die Dokumentenfunktion geht mir persönlich ab, aber da kann man sich mit Google Drive (ehemalig Google Docs) oder Dropbox leicht behelfen.

Positiv hervorzuheben sind folgende Aspekte:

• Wunderkit ist sofort einsetzbar. Dies ist gerade für verteilte Teams ein großer Vorteil.
• Wunderkit ist (noch) kostenlos.
• Wunderkit ist einfach anwendbar und leicht verständlich.
• Wunderkit ist für Mac, iPhone, iPad und als Web-Applikation verfügbar. (derzeit allerdings noch nicht als Windows-Client bzw. Android App)
• Wunderkit konzentriert sich auf die “DNA” erfolgreicher Projekte: Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten, Kommunikation. That’s it!

Hier die negativen Punkte bzw. die Einschränkungen:

• Wunderkit eignet sich vor allem für kleine und mittlere Projektvorhaben.
• Wunderkit bietet keine Multiprojekt-Funktionalitäten.
• Wunderkit kennt keine Dokumenten-Funktionalitäten.

Fazit: Ich mag Wunderkit, da es sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert, technologisch “up to date” ist und optisch sehr ansprechend ist. Zugegebenermaßen habe ich es bislang aber nur für kleinere Projektvorhaben eingesetzt. Den Einsatz als unternehmensweites PM-Tool kann ich mir derzeit noch nicht vorstellen.

Ich freue mich, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte hier teilen.

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Podcast-Tipps zum Wochenende

Geschrieben von S. Hagen am 5. Mai, 2012

Ich höre täglich mind. 45 Min. Podcast-Sendungen – nämlich beim Autofahren. Dadurch sind für mich die Autofahrten in den letzten Jahren zu wertvoller Inspirations- und Weiterbildungszeit geworden. Wenn Sie es auch mal ausprobieren möchten, habe ich hier ein paar Podcast-Tipps für Sie:

Projektmanagement:

• Project Management Podcast - der “PM-Podcast-Klassiker” von Cornelius Fichtner. Dieser Podcast ist vor allem für jene Projektmanager/innen interessant, die im internationalen Umfeld Projekte leiten. Denn Cornelius orientiert sich einerseits stark an den Standards von PMI®, und andererseits macht man sich durch das Zuhören in den “PM Terms” fit.
• Business Transformation Tools – etwas gewöhnungsbedürftig, aber inhaltlich anregend. Der Podcast v0n Mike und Jay beleuchtet PM als eines der Kernthemen, geht aber auch darüber hinaus. Zugegebenermaßen ist der Podcast recht “amerikanisch” und marketingtechnisch auch etwas “platt” konzipiert, aber die Inhalte und Konzepte sind teilweise hervorragend.

Management und Führung:

• managerSeminare Podcast: Sehr gute und aktuelle Themen, professionell produziert und inhaltlich wertvoll. Ich picke mir immer die Themen raus, die mich interessieren. Der Fundus ist groß, da der Podcast bereits seit Ende 2006 besteht.
• Manager Tools: Für diesen Podcast habe ich bereits öfter Werbung gemacht – insbesondere für die Episoden zum Thema Projektmanagement. Mir gefällt die erfrischende und praktische Art der Macher sehr gut – konnte mir hier schon viele gute Gedanken und Anregungen mitnehmen.

Technologie:

• //SEIBERT/MEDIA Podcast: Meine Freunde von Seibert Media produzieren mit großer Regelmäßigkeit und Professionalität ihren Podcast zu Technologie-, Kollaborations- und Projektmanagementthemen. Gerade auch die aktuellen Informationen zum Confluence Wiki und zum Jira Taskmanagement sind für mich sehr wichtig.
• Geek Week ist für mich einer der besten Podcasts zu Technologie-Themen. Alles, was man über Technologien, Internet & Co wissen muss, wird hier äußerst kompetent präsentiert und diskutiert.

Anregendes, Informatives und Inspirierendes:

• FOCUS von Radio Vorarlberg: Der Macher von Focus, Dr. Johannes Schmidle, beschreibt die Sendung wie folgt: “Focus versteht sich als Sendung mit „Themen fürs Leben“: Dabei bieten renommierte Referenten vertiefende Betrachtungen, Impulse und Anregungen an, um das Leben und die Zeit, in der wir leben, besser zu verstehen. „Focus“ soll lebensbegleitende und lebensberatende Akzente setzen. Die Sendung versteht sich als vielschichtiges öffentlich-rechtliches Angebot: der Mensch soll in einer Welt voller Widersprüche und Gegensätze Orientierungshilfe erhalten.” Für mich persönlich zählt dieser Podcast zu den wichtigsten und wertvollsten Impulsquellen überhaupt. Ein Geheimtipp!
• ECO von SF (Schweizer Fernsehen): Die ECO Sendung beleuchtet zwar häufig Schweiz-spezifische Themen, ist für mich aber überaus informativ und interessant.
• Frontal21 von ZDF: Aktuell, kritisch, informativ. Mehr gibt es zu Frontal21 nicht zu sagen.
• Blick über den Tellerrand: Der Podcast von Alex Wunschel ist für mich einer der “Klassiker” schlechthin. Witzig, professionell produziert und unterhaltsam. Themen sind vor allem Internet, Web 2.0, Social Media und Marketing. TOP!

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5 Visualisierungs-Tipps zum Wochenende

Geschrieben von S. Hagen am 20. April, 2012

Team- und Projektarbeit kann nur gelingen, wenn die Kommunikation zwischen Menschen erfolgreich gestaltet wird. In diesem Zusammenhang ist es auffallend, wie wenig in vielen Unternehmen visualisiert wird. Besprechungen finden häufig ohne irgendwelche Methoden zur Visualisierung statt. Ich behaupte:

• Mangelhafte Visualisierung in Teams und Projekten führt zu
• Missverständnissen, Unklarheiten, ineffizienten Meetings etc. führt zu
• Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und schlechten Teamergebnissen.

Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.

1) Mindmapping

Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.

Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen “speedy” auf die Leinwand bringen.

2) Visual Facilitation / “Gekritzel”

Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) “visual facilitation” nenne.

Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:

• Schreibgerät und Block
• iPad, Pen + Paper-App (siehe Foto 1 oben)
• iPad, Pen + Penultimate-App (siehe Foto 2 oben)

Das “Kritzeln” mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:

• einfaches Löschen, wechseln von Schreibgeräten, Farben etc.
• Skizzen können einfach als PDF oder in Bildformaten verschickt werden
• alle Skizzen sind übersichtlich in einem Gerät gespeichert

Nachteile:

• Die Methode kann nur in kleinen Runden (mit max. 3-4 Personen) angewendet werden.
• Es kann ein gewisses Ungleichgewicht zwischen dem/der “Kritzelnden” und den anderen Sitzungsteilnehmer/innen entstehen.

3) Flipchart / Visualisierungs-Board

Der “Visualisierungs-Klassiker” ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als “Visualisierungs-Board” (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame “Kreativ- und Nachdenk-Sessions”.

4) Aufgaben-Board

Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.

Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.

5) Arbeitsergebnisse visualisieren

Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).

Fazit

Visualisieren, visualisieren, visualisieren!

PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:

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Die DNS des Projektmanagements: Wer macht was bis wann?

Geschrieben von S. Hagen am 17. April, 2012

Ich versuche, die täglichen 1-2 Stunden im Auto möglichst sinnvoll zu nützen. Deshalb habe ich bereits vor Jahren damit begonnen, beim Autofahren Podcasts zu hören. Mittlerweile bin ich auf viele “Podcast-Perlen” gestoßen. Der “Manager Tools Podcast” (iTunes Link) von Mark Horstman and Mike Auzenne (Foto) ist eine dieser Perlen.

Mit erfrischender Klarheit und Praxisorientierung geben Horstman/Auzenne ihre Ansichten und Erfahrungen aus der Managementpraxis zum Besten. Zugegebenermaßen wird diese Form nicht Jedem/Jeder gefallen – meinen Geschmack treffen die beiden voll und ganz. Aber Achtung: Die deutschsprachige Version der Manager Tools ist meines Erachtens katastrophal schlecht übersetzt. Deshalb: Finger weg davon!

Nun aber zum Thema.

Die DNS des Projektmanagements

In der hervorragenden 4-teiligen Episode von Horstman/Auzenne zum Thema “Project Management” (1 | 2 | 3 | 4) wird die “DNA des Projektmanagements” – wie ich es bezeichnen möchte – beschrieben (“Who does what by when?“):

• Wer macht
• was
• bis wann?

Ok, diese Erkenntnis ist nun überaus trivial und altbekannt, aber genau deshalb finde ich die Formel so genial. Horstman/Auzenne beschreiben vor allem in der ersten der 4 Episoden sehr treffend, dass es in Projekten im Kern nur um eines geht: Die richtigen Aufgaben müssen von den richtigen Menschen in der vorgegebenen Zeit (richtig) gelöst werden.

Denn all die Pläne, Konzepte, Meetings etc. sind vollkommen nutzlos, wenn die Aufgaben, die uns dem Ziel näher bringen, nicht zeitgerecht und inhaltlich richtig bewältigt werden. Darauf sollten sich Projektmanager/innen konzentrieren, und (fast) nur darauf!

Ich würde mir wünschen, dass alle Projektmanager/innen da draußen diesen Podcast zumindest einmal angehört haben. Ich habe ihn mir bereits 3 oder 4 mal gegönnt. Und für mich ist er immer wieder erfrischend.

Was ist Ihre Meinung dazu?

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Zukunft der Arbeit: Projektmanagement als Speerspitze

Geschrieben von S. Hagen am 8. April, 2012

Seit einigen Jahren hört und liest man immer wieder davon, wie die “Zukunft der Arbeit” aussehen wird oder könnte. Meine Überzeugung ist, dass wir uns – getrieben durch die neuen Informations- und Kommunikationstechnologien – inmitten eines grundlegenden Wandlungsprozesses befinden. Studien, Analysen und Hypothesen gibt es in diesem Zusammenhang zuhauf. Beispielhaft möchte ich auf folgende Artikel oder Videos verweisen:

• Prof. Dr. Peter Kruse: Risiken und Chancen in der Wissensgesellschaft (Vide0)
• Prof. Dr. Dirk Baecker: Thesen zur nächsten Gesellschaft (Video; Abhandlung von Heiko Kleve)
• Heidi Aichinger (derStandard): Wie anders wird Arbeit in Zukunft sein? (Artikel)
• Simone Janson (imgriff.com): Arbeitsformen der Zukunft: Gelebte Demokratie oder billige Sklavenarbeit? (Blog)
• Jörg Dirbach: 6-teilige Serie zur Zukunft der Arbeit (Blog)

In der letztgenannten Blogserie von Jörg Dirbach sind zwei interessante Grafiken enthalten:

Meta-sektorieller Strukturwandel

(von Harold Jarche)

Die Menschen spüren am eigenen Leib, dass wir uns rasant von links nach rechts bewegen. Die einfachen, auf Routine ausgelegten Tätigkeiten verschwinden immer mehr, werden von Maschinen übernommen oder in Billiglohnländer ausgelagert. Handwerkliche Arbeit und vor allem auch (vernetzte) Wissensarbeit nehmen rasant an Bedeutung zu.

Meine Hypothese: Projektmanagement (respektive vernetztes, projekt- und teamorientiertes Arbeiten) bildet die Speerspitze dieser Entwicklung. Denn neuartige, innovative und komplexe Aufgaben können vermehrt nur mehr in fachübergreifenden Teams bewältigt werden. Gleichzeitig steigen Risiko- und Unsicherheitsgrad in Projekten kontinuierlich an. Projektorientierte Arbeits- und Organisationsformen werden in der vernetzten Gesellschaft weiter an Bedeutung zunehmen.

100 Begriffe zur Arbeitswelt der Zukunft

(Quelle: ChangeX)

Es ist nicht überraschend, dass in der Liste auch etliche Begriffe vorkommen, die in der PM-Szene regelmäßig verwendet werden:

• Agilität
• Coopetition
• Coworking
• Design Thinking
• Dialog
• Dienstleistung
• Empathie
• Enterprise 2.0
• Exzellenz
• Fehlerkultur
• Flow
• Führung
• Integrität
• Intuition
• Kollaboration
• Kommunikation
• Kompetenz
• Komplexität
• Leidenschaft
• Lernen
• Mitarbeiterbeteiligung
• Netzwerk
• Nichtwissen
• Partizipation
• Persönlichkeitsentwicklung
• Professionalität
• Projektmanagement
• Qualifizierung
• Qualität
• Respekt
• Risikobereitschaft
• Scheitern
• Selbständigkeit
• Selbstorganisation
• Sinn
• Social Entrepreneurship
• Social Media
• Spitzenleistung
• Teilhabe
• Verantwortung
• Vertrauen
• Vielfalt
• Wertschätzung
• Zuverlässigkeit

Fazit

Wir müssen Projektmanagement in einem größeren Kontext betrachten, um die wirklich wichtigen Entwicklungspotenziale zu erkennen. Spontan fallen mir hierzu ein:

1. Weiterentwicklung der PM-Ansätze: Die Herausforderungen an das PM werden weiter zunehmen. Die klassischen PM Ansätze und Methoden sind wichtig, um Projekte sauber zu planen und zu initiieren. Gleichzeitig müssen wir den agilen Prinzipien und Vorgehensweisen wesentlich mehr Bedeutung beimessen. Denn die deduktive Planbarkeit von Projekten ist in vielen Bereichen unmöglich geworden.
2. Integration in die Unternehmensorganisation (Strategie, Struktur, Kultur): Projektmanagement ist nicht nur eine Arbeitsform (ein Werkzeug), sondern auch eine (häufig ergänzende) Organisationsform. Die strategische, strukturelle und kulturelle Einbettung von PM ist in den meisten Unternehmen noch nicht ausreichend erfolgt. In diesem Zusammenhang steht vor allem ein Paradigmenwechsel im Verständnis von Organisation, Führung und Management an.
3. PM Professionalisierung: Last but not least müssen wir im Projektmanagement auch endlich professioneller vorgehen, um die Misserfolge im Projektgeschäft zu reduzieren. Dabei werden PM Zerfifizierungsprogramme und Trainings aber bei weitem nicht ausreichen. Vielmehr müssen wir Professionalität und Exzellenz in der Wissensarbeit neu definieren! Ansätze wie jener von Gunter Dueck (Professionelle Intelligenz) sind in diesem Zusammenhang essenziell. “Mittelmäßigkeit ist out, Exzellenz ist in” propagiert Dueck völlig zu Recht.

Genug geredet. Lassen Sie uns handeln.

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Projektpräsentationen gehirngerecht gestalten

Geschrieben von S. Hagen am 4. April, 2012

Der aktuelle Leitartikel des Projektmagazins greift ein wichtiges PM-Thema auf: “Einprägsam und überzeugend präsentieren im Projekt“. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass “gehirngerechte Präsentationen” - wie es die leider viel zu früh verstorbene Vera F. Birkenbihl sagen würde - in der Vorbereitung mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aber diese Zeit ist gut investiert, da Meetings und Besprechungen dadurch erst effektiv werden.

Gerriet Danz, der Autor des besagten Projektmagazin-Artikels, gibt u.a. folgende Tipps:

• mehr Emotionen, weniger Zahlen und Fakten
• Geschichten und Metaphern in die Vorträge und Präsentationen einbauen (Storytelling)
• Gegenstände zeigen und verwenden
• Demonstrationen einbauen
• weniger ist mehr

Ich möchte noch einen persönlichen Punkt ergänzen: Ich halte Power-Point nach wie vor für ein wichtiges Mittel zur Visualisierung. Allerdings sollten mind. 75% der Folien aus aussagekräftigen Grafiken oder – besser noch – Bildern und Kernaussagen bestehen. Mir persönlich hilft dies, die gewünschte “Story” besser rüber zu bringen.

Aber von Zeit zu Zeit kann es leider auch passieren, dass der viel zitierte “Funke” zum Publikum einfach nicht rüber springen mag – egal, wie (vermeintlich) gut die Vorbereitung war. Auch hierfür gibt es wahrscheinlich viele mögliche Gründe. Eine Erkenntnis bleibt aber: Das Verhalten sozialer Systeme kann man häufig nicht rational verstehen, und schon gar nicht steuern oder beeinflussen.

Gut so.

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openPM ist online!

Geschrieben von S. Hagen am 2. April, 2012

Ein historischer Tag!

Ohne Übertreibung: Der heutige Tag könnt in die PM Geschichte eingehen. Warum? openPM ist online gegangen!

All diejenigen, die von dieser Initiative noch nie etwas gehört haben, können auf Marcus Raitners Blog die Entstehungsgeschichte von openPM nachlesen. Marcus hat openPM initiiert und mit einem Team an erfahrenden Projektleiter/innen und PM Expert/innen ins Leben gerufen.

Ich freue mich außerordentlich, dass openPM heute “das Licht der Welt” erblickt hat und hoffe, dass alle PM Praktiker/innen und Expert/innen da draußen auf openPM ihr Wissen teilen! Im gleichen Zuge möchte ich Marcus und dem openPM Kernteam herzlich für Ihr leidenschaftliches Engagement danken. Es braucht Leute wie Euch, damit im Projektmanagement (und in vielen anderen Themenbereichen) etwas weiter geht.

Mission

Die Mission von openPM kann nicht oft genug wiederholt werden:

“openPM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Nachtrag 20:55 Uhr: Witziges Info-Video zu openPM

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