Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujettis à la TVA doivent recevoir des factures au format électronique normé. Les grandes entreprises et ETI ont également l’obligation d’émettre ces factures dès cette date, tandis que les PME, TPE et micro-entreprises suivront en septembre 2027. Cette réforme, qui concerne plus de sept millions d’entreprises, ne modifie pas seulement les outils de facturation : elle rebat aussi les cartes sur la manière de conserver ses documents comptables.
Un format électronique qui ne ressemble pas à un simple PDF
Première chose à clarifier : une facture électronique au sens de la réforme n’est pas un PDF envoyé par e-mail. Les formats acceptés sont des fichiers structurés et lisibles automatiquement par les logiciels, comme le Factur-X, l’UBL ou le CII. La facture « papier scannée » ou le document Word converti en PDF ne sont plus conformes.
Quatre nouvelles mentions deviennent obligatoires dès le 1er septembre 2026 : le numéro Siren du client, la catégorie de l’opération (vente, prestation ou les deux), l’option de paiement de la TVA sur les débits si elle s’applique, et l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation. Quant aux plateformes de transmission, le Portail Public de Facturation de l’État ne joue plus le rôle d’émetteur ou de récepteur : les entreprises doivent désormais passer par une Plateforme Agréée (PA) référencée sur impots.gouv.fr.
Combien de temps garder ses factures électroniques ?
La dématérialisation ne supprime pas l’obligation de conservation. Deux délais coexistent, et c’est toujours le plus long qui s’impose. Sur le plan comptable, les factures, bons de commande et autres pièces justificatives doivent être archivés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L.123-22 du Code de commerce), et non à partir de la date d’émission de la facture, ce que beaucoup d’entrepreneurs confondent. Sur le plan fiscal, le délai de six ans prévu par le Livre des procédures fiscales est progressivement porté à dix ans pour tous les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027, ce qui concerne en pratique la quasi-totalité des factures émises aujourd’hui.
La question de la dematérialisation des factures et des durées légales associées est souvent source de confusion pour les dirigeants de TPE et PME, surtout à l’heure où les modalités techniques d’archivage évoluent. Pour que les factures numériques aient une valeur probante en cas de contrôle, elles doivent être conservées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité à tout moment. Un défaut de présentation de la comptabilité informatisée sous forme dématérialisée lors d’un contrôle expose l’entreprise à une amende prévue à l’article 1729 D du CGI.
Ce que la réforme simplifie concrètement
Au-delà des contraintes, le passage à la facturation électronique offre un avantage concret souvent sous-estimé : toutes les factures fournisseurs seront centralisées sur une seule plateforme, au lieu d’arriver éparpillées entre boîtes mail, courriers postaux et portails fournisseurs distincts. Cela facilite le suivi des paiements, améliore la traçabilité et réduit les erreurs de saisie. La standardisation des formats limite également les allers-retours liés aux factures incomplètes ou non conformes.
Pour les micro-entrepreneurs, souvent en franchise de TVA, il est utile de préciser qu’ils restent assujettis à la TVA au sens de la réglementation et sont donc soumis à la réforme, en réception dès septembre 2026 et en émission dès septembre 2027. L’administration a annoncé une approche de bienveillance au démarrage pour les entreprises qui rencontreraient des difficultés techniques, mais cette tolérance n’est pas un délai supplémentaire permanent.
